Регламентируем управленческий учет на предприятии

Успешность организации управленческого учета на предприятиях определяется, прежде всего, существующей внутренней нормативной базой, устанавливающей порядок учета. К основным документам, регламентирующим систему управленческого учета на практике, можно отнести: корпоративный стандарт управленческого учета; положение об управленческом учете, инструкции по ведению управленческого учета, план счетов управленческого учета; систему кодов, используемых для кодирования статей бюджета, статей затрат, центров ответственности, направлений деятельности и т. д.; порядок документооборота при ведении управленческого учета.

Государственное закрепление управленческого учета в законодательстве РФ отсутствует. Ведение управленческого учета осуществляется по решению менеджмента предприятия и регулируется корпоративными нормативными актами[1]. Поэтому разработка внутренних правил учета на предприятиях видится весьма актуальной.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1.         Определить цели и задачи системы управленческого учета.

2.         Описать на примере положения об управленческом учете процедуру разработки рабочего документа предприятия, регламентирующего функционирование системы управленческого учета.

3.         Разработать на основе предложенных рекомендаций положение об управленческом учете.

Под управленческим учетом понимается информационная подсистема системы управления, включающая в себя количественные и качественные, финансовые и нефинансовые данные, обеспечивающая руководителей разных уровней управления предприятием информацией, необходимой для эффективного управления[2].

Система учета предприятия состоит из следующих видов учета: экономического (бухгалтерский, налоговый, статистический, финансовый и оперативный) и специального (маркетинговый, производственный, кадровый и др.). Система учета на предприятии (как подсистема информационного обеспечения управления) рассматривается нами в виде многоуровневой структуры (рис. 1).

Рис. 1. Графическая модель управленческого учета в системе управления предприятием

На первом, низовом, уровне находятся бухгалтерский, оперативный и финансовый учеты. На втором уровне — налоговый и статистический учеты. На третьем — управленческий учет. Первичная документация поступает в бухгалтерский, оперативный и финансовый учеты. На уровне налогового, а также статистического учетов сводная информация обрабатывается по определенным законодательством правилам и передается внешним пользователям. Информация с первого и второго уровней, определенная внутренними регламентами, передается на следующий уровень — управленческого учета. На этом уровне информация анализируется и в определенной форме передается внутренним пользователям. Информация на этапе управленческого учета должна обладать свойством релевантности. Образно говоря, по нашему мнению, управленческий учет представляет собой некую условную призму, проходя через которую информация преломляется и предстает в необходимой и заранее определенной субъектом управленческого учета форме.

Таким образом, управленческий учет занимает собственное место в информационной подсистеме управления предприятием, и он существует в определенных взаимосвязях с институциолизировавшимися видами учета (бухгалтерским, налоговым, оперативным, финансовым и статистическим).

Процедура разработки рабочего документа

Создание пакета рабочих документов, регулирующего порядок ведения управленческого учета, относится к творческой работе, предъявляющей высокие требования к разработчикам системы в части как знания теории и методологии учета, так и понимания предприятия и задач, которые намерен решать менеджмент при помощи системы управленческого учета[3].

В качестве внутреннего нормативного документа на предприятии применяют положение об управленческом учете. Структура его следующая:

1.    Титульный лист, где указываются название документа, место и дата его разработки.

2.    Область применения, где описываются:

2.1.            Основные задачи. Положение устанавливает основной порядок по обеспечению руководителей предприятия на любом уровне управления релевантной информацией.

2.2.            Объект регламентации. Положение регламентирует систему управленческого учета на предприятии.

2.3.        Методическое обеспечение. В этом пункте дается определение (например, приведенное выше определение управленческого учета) и базовые характеристики управленческого учета:

• источник управленческого учета;
• организация управленческого учета;
• стоимость управленческого учета;
• объемы работ управленческого учета;
• сроки выполнения управленческого учета;
• временная направленность управленческого учета;
• качество управленческого учета;
• оператор управленческого учета;
• пользователи управленческого учета;
• экономичность управленческого учета;
• методы, используемые в управленческом учете;
• принципы, применяемые в управленческом учете[4].

2.4.        Действие положения. Действие положения распространяется на деятельность всех подразделений, принимающих участие в функционировании системы управленческого учета и документообороте.

2.5.        Требования к написанию положения. В положении учтены требования к написанию положений на действующем предприятии. При наличии на предприятии стандарта, регламентирующего написание подобных документов, указываются его номер и название.

3.    Нормативные ссылки, где описываются:

3.1.      Ссылки на внешние нормативные стандарты. В настоящем положении использованы ссылки на внешние нормативные документы: ГОСТы, ОСТы, ПБУ и т. п.

3.2.      Ссылки на внутренние нормативные стандарты. В настоящем положении использованы ссылки на внутренние нормативные документы: СТП, положения, инструкции, инструктивные указания, методики и т. п.

4.    Термины и определения. Чаще всего термины и определения, которые используются при написании положения, приводятся в алфавитном порядке.

5.    Принятые сокращения. МВЗ — место возникновения затрат, СУУ — система управленческого учета, ЦФО — центр финансовой ответственности и др.

6.    Общие положения, в которых описываются:

6.1.      Степень влияния управленческого учета на производство продукции, выполнение работ, оказание услуг. Управленческий учет является инструментом управления и косвенно участвует в производстве продукции, выполнении работ, оказании услуг.

6.2.      Технология управленческого учета. При отсутствии на предприятии отдельных нормативных документов о финансовой структуре предприятия, порядке документооборота, организации движения учетных документов, плана счетов дается их описание, иначе указываются ссылки на них.

6.3.      Участники управленческого учета. Определяются функции управленческого учета и ответственные за реализацию этих функций, то есть описываются действия каждого участника, отвечающего за организацию, функционирование и результативность управленческого учета.

В качестве примера можно выделить следующие функции управленческого учета: учет, контроль финансово-хозяйственной деятельности, финансово-экономический анализ, планирование[5].

6.4.            Модель управленческого учета. Представляется графическая интерпретация управленческого учета, где определяются взаимосвязи и взаимозависимости с другими системами предприятия.

6.5.            Ресурсы. Ресурсы, необходимые для осуществления управленческого учета условно можно разделить на две группы: собственно ресурсное обеспечение и интеллектуальный потенциал.

В число основных составляющих, определяющих ресурсное обеспечение, входит материальное, хозяйственное, информационное, технологическое, техническое, программно-математическое, временное и кадровое обеспечение.

В число основных составляющих, характеризующих интеллектуальный потенциал системы управленческого учета, входят методология управленческого учета; знания, патенты и т. д.; организационный и потребительский потенциалы.

6.6.            Мониторинг управленческого учета

7.                  Содержательная часть, где описываются:

7.1.             Распорядительные документы.

7.2.             Взаимодействие управленческого учета со службами предприятия: поступление информации.

Система управленческого учета представляется как часть системы управления. Система управленческого учета является частью системы учета предприятия, а также частью информационной системы предприятия. Информационная система предприятия, в свою очередь, — часть системы управления. Следовательно, управленческий учет участвует в функциональном распределении деятельности между управленческими службами. При описании системы управленческого учета учитываются процессы управления производством, их последовательность, очередность, целенаправленность, связи. Описание входной информации целесообразно представить в виде табл. 1.

Таблица 1. Перечень подразделений, поставляющих информацию

7.3.             Взаимодействие управленческого учета со службами предприятия: предоставление информации. Система управленческого учета представляется как совокупность элементов, объединенных функционально и оперативно для создания информации, предназначенной для принятия решений. Элементами системы управленческого учета являются порядок операций, технические инструменты, методы использования информации, люди, структура системы[6]. Описание выходной информации целесообразно представить в виде табл. 2.

Таблица 2. Перечень подразделений, получающих информацию

7.4.             Спецификация ресурсов. Совокупность необходимых ресурсов следует представить в виде табл. 3.

Таблица 3. Ресурсы, необходимые для ведения управленческого учета

8.    Сведения об авторах. Указываются должность авторов и телефон.

9.    Лист согласования. Положение об управленческом учете согласовывается с руководителями структурных подразделений — участников разрабатываемого положения и утверждается генеральным директором предприятия.

10.      Лист ознакомления с положением (табл. 4).

Таблица 4. Лист ознакомления с положением об управленческом учете

Таким образом, с учетом вышесказанного и исходя из практического опыта мы приходим к выводу, что разработка положения об управленческом учете позволяет систематизировать действующие на предприятиях отчетность и планирование. При разработке системы нормативной документации об управленческом учете следует, насколько возможно, подробно описать предмет учетных операций, нестандартные ситуации, привести примеры. Чем детальнее описывается учетный процесс, тем меньше возникает проблемных ситуаций в процессе функционирования системы управленческого учета. Однако при разработке регламентов следует нормировать только те учетные процедуры, которые не соответствуют действующим на предприятии стандартам.

Необходимо помнить, что по мере развития предприятия любые рабочие документы со временем устаревают, поэтому для успешного функционирования предприятия требуется своевременно вносить изменения в существующие регламенты или разрабатывать новые правила и нормы.

Положение об управленческом учете

В соответствии с предложенной процедурой разработки рабочего документа по управленческому учету разработаем положение об управленческом учете на примере конкретного предприятия.

Размещается на фирменном бланке предприятия

1. Область применения

1.1.             Настоящее положение устанавливает основной порядок по обеспечению руководителей предприятия на любом уровне управления релевантной информацией.

1.2.    Положение регламентирует систему управленческого учета на предприятии.

1.3.    Методическое обеспечение.

В качестве пользователей управленческого учета на предприятии выступают:

• высшее руководство;
• руководство структурных подразделений всех уровней;
• специалисты.

Экономичность управленческого учета определяется как отношение расходов на управленческий учет к получаемому от управленческого учета выигрышу.

При ведении управленческого учета на предприятии используются методы:

• финансового учета (документация, инвентаризация, оценка, калькуляция, двойная запись и т. д.);
• экономического анализа (сравнение, группировка, балансовая увязка, индексы и т. д.);
• экономико-математические (линейного, динамического, программирования, сетевые графики и т. д.);
• статистические (абсолютные, относительные и средние величины, ряды динамики и т. д.) и др.

1.4.    Действие положения распространяется на деятельность всех подразделений, принимающих участие в ведении управленческого учета и документообороте.

1.5.    В положении учтены требования к написанию положений на действующем предприятии № 20/2006 «Стандарт по написанию внутренних регламентов на предприятии ООО «Персона».

2.    Нормативные ссылки

При написании положения использовались следующие нормативные документы:

• Налоговый кодекс РФ, части первая и вторая (приняты Государственной Думой РФ 16 июля 1998 г. и 19 июля 2000 г.);
• ГОСТР ИСО 9000–2001 «Система менеджмента качества. Основные положения и словарь» и др.

3.       Термины и определения

3.1.       В положении используются следующие определения: бюджет, контрольные точки, мониторинг, поставщик, потребитель, результативность, принятые сокращения[7].

4.    Общие положения

Движение учетных документов на предприятии организовано следующим образом. Консолидированная информация переносится из бухгалтерской базы данных в управленческую по тем операциям, юридическое содержание которых соответствует их реальной экономической сути. Если же такого соответствия нет, то каждая проводка, переносимая в управленческие регистры, рассматривается отдельно. При этом если в УУ отражены консолидированные данные, то полноценные управленческие отчеты получаются при использовании и управленческой, и бухгалтерской базы данных (например, аналитический отчет по конкретному поставщику формируется исключительно по данным бухгалтерского учета).

На предприятии выделяются следующие функции управленческого учета (УУ):

• Учет. Одной из ключевых функций УУ является обеспечение оперативного, полного и достоверного учета ресурсов предприятия (материальных, финансовых и человеческих) с целью осуществления контроля и повышения эффективности их использования.
• Контроль финансово-хозяйственной деятельности. Задачи данного контроля — обеспечение целостности финансовой информации, касающейся деятельности предприятия и его активов; мониторинг и измерение ключевых показателей деятельности; инициализация корректирующих действий, необходимых для достижения запланированных результатов деятельности.
• Финансово-экономический анализ, задачами которого являются оценка абсолютных показателей, финансово-экономического состояния предприятия, рентабельность оборота, структура затрат и т. д.
• Планирование, под которым понимается процесс распределения ресурсов во времени.

Указанные функции УУ реализуются оператором УУ вместе с сотрудниками предприятия по функциональным направлениям.

4.4. Схема взаимодействия оператора УУ с подразделениями предприятия представлена на рис. 2.

Рис. 2. Схема взаимодействия оператора управленческого учета с подразделениями предприятия

4.5.Ресурсы, необходимые для осуществления УУ, представлены в табл. 5.

Таблица 5. Характеристика ресурсов

4.6. Мониторинг УУ осуществляется по Методике диагностирования УУ на предприятии № 112. Исполнителем мониторинга УУ является оператор УУ. Контроль за выполнением УУ осуществляет генеральный директор. Результативность УУ оценивается в каждой контрольной точке по показателям (табл. 6, 7).

Таблица 6. Показатели ресурсного обеспечения управленческого учета

Таблица 7. Показатели интеллектуального потенциала управленческого учета

5. Содержательная часть

5.1. Порядок предоставления исходной документации, а также сроки и ответственные за ее предоставление определяется ежегодным приказом по предприятию «Ведение УУ».

Порядок действий (процесс) УУ в блок-схеме представлен на рис. 3. Постановка задачи и принятие решений выполняются пользователями УУ и выходят за рамки процесса УУ.

Рис.3. Процесс управленческого учета

5.2.   Описание поступающей информации в УУ от подразделений представлено в табл. 8.

Таблица 8. Перечень поставщиков управленческого учета

5.3.   Описание выходной информации УУ в подразделения предприятия представлено в табл. 9.

Таблица 9. Перечень потребителей управленческого учета

5.4.   Спецификация ресурсов представлена в табл. 10.

Таблица 10. Спецификация ресурсов

5.5. Разработчик

Оператор УУ                        _____________ / Ф. И. О., телефон: __________

6. Лист согласования

Согласовано:

Директор по экономике и финансам                                             _____________ / Ф. И. О.

Начальник отдела персонала                                                        _____________ / Ф. И. О.

Начальник бухгалтерского отдела                                                _____________ / Ф. И. О.

Начальник финансово-экономического отдела                          _____________ / Ф. И. О.

Начальник отдела информационных технологий                        _____________ / Ф. И. О.

Начальник хозяйственного обеспечения                                     _____________ / Ф. И. О.

Начальник материально-технического обеспечения                 _____________ / Ф. И. О.

Начальник отдела маркетинга                                                      _____________ / Ф. И. О.

7. Лист ознакомления с положением (табл. 11)

Таблица 11. Лист ознакомления с положением об управленческом учете