Контроль платежей при работе над клиентскими заказами и проектами

Как должен выглядеть договор, являющийся базой для контроля оплат?

Как проконтролировать полноту и своевременность выставления счетов клиентам?

Как спланировать платежи субподрядчикам?

Как заполнить заявку на оплату?

Как проконтролировать работу финансового отдела?

 

По специфике своей работы рекламные и консалтингово-образовательные компании часто выступают в роли посредников или агентов. Отсутствие оплаты субподрядчику, поставщику агентства напрямую связано с приостановкой работы над клиентским заказом, со срывом сроков. Одновременно оплата поставщикам услуг без получения средств от клиентов чревата финансовыми разрывами. Поэтому средства клиента должны поступить в срок, позволяющий ими же оплатить услуги субподрядчика, выполняющего свою часть работы для этого клиента. На практике добиться соблюдения этого принципа достаточно сложно, но возможно.

В России большинство фирм, специализирующихся на предоставлении услуг в области образовательных услуг, РR, рекламы, бизнес-коммуникаций, называют себя агентствами. При этом предполагается, что, например, рекламное агентство обязуется за вознаграждение совершать по поручению своего клиента (принципала) согласованный набор действий от своего имени, но за счет клиента.

 

В условиях дорогих банковских кредитов, финансовой нестабильности рекламное агентство не может допускать:

• просрочки в поступлении отплат от своих клиентов;
• поступления оплат от клиентов не в полном объеме;
• несогласованности в сроках оплат субподрядчику, поставщику и получения денежных средств от клиента. Если субподрядчику нужно заплатить аванс, а с клиентом есть договоренность об отсрочке оплаты, логичный вопрос: где взять деньги на аванс? Разумное решение — договариваться с клиентом об авансе либо с субподрядчиком об отсрочке;
• беспорядка в расчетах как с клиентами, так и с поставщиками (за это несут ответственность менеджеры);
• задержек в получении объективной информации по расчетам;
• отсутствия планирования поступлений денежных средств и оплат поставщикам;
• отсутствия оперативной финансовой информации по каждому клиентскому заказу.

Специфика контроля платежей при работе над клиентскими заказами требует применения в агентстве принципов управления проектами.

Как навести порядок в договорах?

Взаимоотношения с клиентами начинаются с договоров. К сожалению, остались еще такие компании, которые предпочитают:

• работать по договору с общими фразами, в котором нет конкретики ни по объемам и срокам сдачи работ, ни по срокам оплаты;
• обмениваться при этом факсами, электронными письмами;
• работать исключительно по счетам и строить при этом якобы доверительные отношения между менеджерами агентства и менеджерами фирмы-клиента.

Но при этом необходимо помнить, что контролировать не регламентированные договором отношения практически невозможно.

Поэтому первое, что необходимо сделать финансовому контролеру, — задокументировать отношения агентства с клиентом с помощью договора.

При заключении договоров рекламным агентством с клиентами применяют две наиболее распространенных в этой сфере формы договора:

• возмездного оказания услуг (гл. 39 Гражданского кодекса РФ (далее — ГК РФ));
• агентирования (гл. 52 ГК РФ).

При составлении договора необходимо учитывать следующее:

1. Сначала рекомендуем составить шаблон рамочного договора и в нем досконально прописать все разделы, общие для всех видов оказываемых услуг:

 

«…Каждое конкретное поручение Заказчика оформляется в виде двухстороннего приложения к настоящему Договору (Спецификации), подписываемого обеими Сторонами. В приложении указываются условия выполнения Исполнителем конкретного поручения (заказа) Заказчика, сроки выполнения, стоимость и сроки оплаты, а также прочие условия…»

 

В договоре обязательно должен быть указан предмет договора, прописаны условия оплаты, например:

 

«1. Размер вознаграждения Исполнителя устанавливается по соглашению Сторон за исполнение каждого конкретного поручения (заказа) и фиксируется в соответствующем приложении к настоящему Договору.

2. Порядок и сроки уплаты вознаграждения Исполнителю устанавливаются в соответствующем приложении  к настоящему Договору.

3. Заказчик возмещает Исполнителю расходы (стоимость конкретных работ, услуг), необходимые для выполнения конкретного поручения Заказчика. Сумма расходов Исполнителя (стоимость работ, услуг) устанавливается в соответствующем приложении к настоящему Договору.

4. В случае если Исполнитель исполнил принятое на себя обязательство на условиях более выгодных, чем те, которые были определены в приложении к настоящему Договору, полученная выгода поступает в распоряжение Исполнителя.

5. Если приложением не предусмотрено иное, оплата услуг Исполнителя выполняется Заказчиком на условиях предварительной оплаты.

6. Все расчеты по настоящему Договору осуществляются в безналичном порядке, путем перечисления Заказчиком денежных средств на расчетный счет Исполнителя на основании выставленного им счета.

7. Обязательства Заказчика по оплате услуг Исполнителя считаются выполненным с момента зачисления банком денежных средств на расчетный счет Исполнителя».

 

2. Все договоренности по согласованному с клиентом заказу надо указывать в приложениях к договору — спецификациях, которые должны быть подписаны уполномоченным представителем клиента. Обязательно требуйте предоставлять оригиналы!

Как «привязать» спецификацию к договору?

Каждое приложение к договору, по сути, является заказом клиента, соответственно, каждой спецификации присваивается номер заказа клиента. А договор в целом — это проект, комплекс работ, состоящий из этапов, составных частей — спецификаций.

Лучше если номер клиентского заказа будет сложным, например:

К44/1-18/02,

где К — указание на то, что это клиентский заказ;

44 — номер договора;

1 — номер приложения к договору, где сторонами согласованы суть и сумма заказа;

18-02 — дата согласования заказа (дата подписания приложения).

 

Фрагмент Спецификации

 

 

Приложение № 1

к Договору № 44 от 15.02.2016

 

 

СПЕЦИФИКАЦИЯ № 1

 

г. Пермь                                                                                                                                                                                                                                                                                               18.02.2016

 

ООО «РА», именуемое в дальнейшем «Исполнитель», в лице директора Власовой А. В., действующего на основании Устава, с одной стороны, и ООО «Клиент», именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице директора Воробьева Д. А., действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящее Приложение о нижеследующем.

На условиях Договора № 44 от 15.02.2016 (далее — Договор) Заказчик поручает, а Исполнитель принимает на себя обязательства по изготовлению рекламных материалов для рекламной кампании на транспорантах-перетяжках на следующих условиях:

 

№ п/п	Код	Размер	Тип носителя	Количество, шт.	Цена, руб.	Сумма, руб.
1	0009	10x2 м	Транспорант-перетяжка согласно оригинал-макету № 1/078	1	20 000	20 000
2	0011	15x3 м	Транспорант-перетяжка согласно оригинал-макету № 2/078	2	25 000	50 000
	Итого			3		70 000

 

1. Стоимость изготовления рекламных материалов составляет семьдесят тысяч рублей 00 коп.

2. Срок предоставления Заказчиком оригинал-макетов — не позднее 25.02.2016.

3. Материал носителей: шелк.

4. Метод изготовления транспорантов-перетяжек: сублимационная термопечать.

5. Срок изготовления: 14.03.2016.

6. Оплата суммы, указанной в п. 1 настоящего Приложения, должна быть произведена Заказчиком не позднее 26.03.2016.

…

 

Поскольку часть работы по заказу клиента выполняется силами компании, часть — поставщиками и субподрядчиками, при проработке заказа клиента менеджер делает заказ:

• внутренним исполнителям (часть оплаты клиента должна будет покрыть зарплатный фонд этих сотрудников, прочие затраты, предусмотренные сметой);
• поставщикам и субподрядчикам.

 

Важно!

Заказ клиента и заказ поставщика должны быть взаимосвязаны. Менеджер не имеет права заказывать поставщику продукцию, услуги, которые не заказывал клиент. Также следует установить ограничение по сумме.

 

Например, если клиент сделал заказ на сумму 70 тыс. руб., а комиссионное вознаграждение, уровень рентабельности стандартно установлен в размере 30 %, заказ поставщику не должен превышать 53,9 тыс. руб. Это упрощенный вариант расчета. В отдельных случаях не обойтись без сметы — все зависит от специфики заказанных клиентом услуг.

 

Мы рекомендуем

В компании следует настроить систему электронных уведомлений о наиболее распространенных ошибках:

• субподрядчику делается заказ на большую сумму, чем это допустимо по связанному заказу клиента и уровню рентабельности;

• субподрядчику заказываются услуги, продукция, которые не предусмотрены заказом клиента, утвержденной сметой;

• заказ покупателя отменяется.

 

В договоре следует указать, что заказчик не имеет права отказаться от уже подписанной спецификации, или предусмотреть штрафы за отказ. Можно пойти навстречу клиенту и принять отказ по заявке, если агентство еще не сделало заказ своему поставщику или поставщик допускает отказ от заказа без штрафных санкций для агентства.

Перечень таких событий каждая компания определяет самостоятельно, в зависимости от своей специфики. Образец электронного уведомления об ошибке в действиях менеджера представлен далее.

 

Уведомление об ошибке в заказе № 14 от 24.02.2016

 

Событие	Превышение количества
Менеджер отдела по работе с клиентами	В. Е. Нестеров
Клиентский заказ	№ К44/1-18/02
Заказ поставщику	№ П123/15-24/02
Договор с клиентом	№ 44 от 15.02.2016
Клиент	ООО «Клиент»

 

Ошибка:

 

По заказу клиента					По заказу поставщику
№ п/п	Код	Размер	Тип носителя	Количество, шт.	№ п/п	Код	Размер	Тип носителя	Количество, шт.
1	0009	10x2 м	Транспорант-перетяжка согласно оригинал-макету № 1/078	1	1	0009	10x2 м	Полотно под транспорант-перетяжку согласно оригинал-макету № 1/078	3
2	0011	15x3 м	Транспорант-перетяжка согласно оригинал макету № 2/078	2	2	0011	15x3 м	Полотно под транспорант-перетяжку согласно оригинал-макету № 2/078	2
	Итого			3		Итого			5

 

Уведомление выдается менеджеру, который пытается оформить заказ поставщику. Менеджер должен устранить ошибку, в рассмотренном случае — перепроверить количество транспорантов по спецификации и то количество, которое планируется закупить у поставщика. Возможно, клиент передумал и вместо 3-х решил разместить заказ на 5 единиц. Тогда надо заключить еще одно приложение и под уже новую спецификацию сделать заказ поставщику.

Данные об ошибках, не устраненных до 16.00 дня, когда она возникла у менеджера, сводные данные по всем ошибкам поступают к начальнику отдела по работе с клиентами.

 

Обратите внимание!

Клиент-менеджеры должны досконально владеть информацией о работе не только с клиентами, но и с поставщиками, субподрядчиками, знать условия договоров, условия предъявления штрафных санкций, имеет ли право агентство отказываться от уже размещенных заказов.

 

Если менеджер заявит, что он не юрист и знать такие нюансы не должен, это нужно расценивать как неисполнение должностных обязанностей. Таких сотрудников необходимо наказывать, так как их действия могут привести к возникновению кассовых разрывов и финансовых убытков.

Заказ клиента может предполагать поиск нового поставщика. Менеджер должен понимать, что порядок расчетов должен быть взаимосвязан:

• если поставщик работает только по авансовой системе, то и клиент должен внести авансовый платеж;
• если с поставщиком согласована отсрочка — отсрочку можно дать и клиенту;
• предполагаемая дата поступления денег от клиента — минимум на 3–5 рабочих дней раньше, чем агентство обязано заплатить поставщику.

Такие принципы работы позволят уже на стадии обработки заказов клиента и формирования заказов субподрядчикам исключить кассовые разрывы, уменьшить суммы бесконтрольных авансов поставщикам и субподрядчикам, сделать расчеты планомерными и предсказуемыми.

Выставляем счет

Поскольку в учетной системе уже есть информация о сроках оплаты клиентом на основании приложения (спецификации) и заказа клиента, можно автоматически настроить выдачу двух электронных заданий:

1) о необходимости выставить счета клиентам;

2) о необходимости проконтролировать оплату уже выставленных счетов.

 

Порядок работы со счетами:

1 За 5 рабочих дней до планируемой даты оплаты менеджерам выдается задание о выставлении счетов.

 

ООО «РА»

 

Задание менеджерам на выставление счетов согласно графику

 

Дата формирования задания: 19.02.2016

Плановая дата оплаты по счетам: 26.02.2016

 

Закрепленный менеджер	№ п/п	Клиентский заказ	Сумма заказа, руб.	Порядок расчетов	Счет выставлен
					№	Дата	Сумма, руб.	Менеджер
Рогов С. В.	1	К15/45-15/02	50 000	Предоплата	456	15.02.2016	50 000	Нестеров В. Е.
	2	К46/3-15/02	85 000	Отсрочка
	3	К89/77-18/02	93 500	Предоплата
Белозерова Е. В.	1	К12/1-19/02	67 300	Отсрочка	512	19.02.2016	55 600	Белозерова Е. В.
	2	К7/12-17/02	36 000	Предоплата
…
Итого			670 000				652 000

 

Счета могут выставляться и без такого задания, например по запросу клиента. Тогда, если счет уже выставлен, он будет отображаться в задании как выставленный, то есть графы заполнены. Пустые графы — счет необходимо выставить.

 

2 В конце рабочего дня (например, в 16.30) начальник отдела по работе с клиентами получит в автоматизированном виде аналогичную, но уже заполненную форму: сколько, на какую сумму выставлены счета, каким менеджером, и сможет проконтролировать суммы, предполагаемые к выставлению и выставленные в счетах Если менеджер должен был сегодня выставить счет, но не сделал этого, начальник сможет оперативно отреагировать на несоответствия.

 

3 За день до оплаты каждому менеджеру выдается список закрепленных за ним клиентов, конечный срок оплаты счетов которых завтра. Менеджер обзванивает этих клиентов, уточняет, действительно ли планируется оплата сегодня/завтра. Если клиент сообщит, что по каким-то причинам оплаты не будет, менеджер должен поднять договорную документацию, решить, что делать дальше.

 

4 Начальник отдела ежедневно получает от менеджеров сводную информацию по счетам, граничный срок поступления оплаты по которым завтра, но которые по предварительным данным клиенты не оплатят, с причинами отказов. Задача начальника — проанализировать причины, позвонить клиентам самостоятельно, дать указания менеджерам на отмену заказов поставщикам, подать документы в финотдел на отмену оплат поставщикам и подрячикам и т. п.

Если задержка оплаты клиента — это просрочка по отсрочке, принимаются соответствующие более жесткие меры. Понятно, что каждая фирма предпочитает работать с клиентами по предоплате, но иногда или часто приходится идти на уступки, поэтому рекомендуется давать отсрочку (частичную) клиентам, только если его заказ — это 100 % только ваши затраты без привлечения субподрядчиков, например аренда бигбордов, принадлежащих агентству. 

Переносим сроки оплаты

Договоренности с заказчиком о переносе срока оплаты на более позднее время, разделении платежа на части и т. п. важно зафиксировать не только в дополнительном соглашении к договору, но и в электронном виде. Это позволит:

• оценить эффективность принятых решений;
• определить степень добросовестности клиента (давать ли в будущем отсрочку);
• проанализировать собственные ошибки и исключить их в дальнейшем;
• выяснить, нет ли вины кого-то из менеджеров (низкая квалификация, лоббирование интересов отдельных клиентов);
• спланировать поступление денежных средств.

 

ООО «РА»

 

Решение о переносе сроков оплаты

 

Клиентский заказ	№ К44/1-18/02
Сумма заказа, руб.	70 000
Менеджер отдела по работе с клиентами	В. Е. Нестеров
Договор	№ 44 от 15.02.2016
Клиент	ООО «Клиент»

 

Событие	Дата выставления счета	№ счета	Сумма по счету, руб.	Примечание	Должностное лицо, принимавшее решение по оплате	Дата решения
Первоначальное выставление	18.02.2016	214	70 000	Не оплачен в срок. Согласовали с клиентом новый срок оплаты	Нач. отдела по работе с клиентами Матвеева В. Д.	26.02.2016
Перевыставление	26.02.2016	477	70 000	Получена частичная оплата 14.03.2016 — 30 000 руб. Согласован новый срок оплаты	Нач. отдела по работе с клиентами Матвеева В. Д.	14.03.2016
Перевыставление	14.03.2016	596	40 000	Оплата в плановый срок 21.03.2016 не поступила. Направить претензию	Начальник фин. отдела Молчанов П. Л.	21.03.2016

 

Клиенты могут и сами просить перевыставить счет в пределах договорных сроков (например, если не допускается, чтобы дата счета была более 3-х дней назад).

Если договором предусмотрена предоплата, макеты согласованы, но клиент не спешит с заказом (внутренняя бюрократия заказчика, не определились с адресом размещения, временные финансовые затруднения), переносить сроки можно сколько угодно, проявляя таким образом гибкость и лояльность к клиенту. В таком случае в спецификации следует указать: «Срок выполнения заказа агентством — в течение 10 дней с даты поступления предоплаты».

Если же в договоре прописана последующая оплата, то перевыставление счета — это, как правило, уже результат договоренности о новых сроках оплаты, которые устроят обе стороны.

Форма «Решение по переносу сроков оплаты» позволяет начальнику клиентского отдела, финансовому контролеру ориентироваться во взаимоотношениях с каждым клиентом, знать историю его заказа. Если перенос срока оплаты по отсрочке уже имел место, но клиент так и не сделал оплату, необходимо переходить к более жестким методам, не ограничиваться переговорами.

 

Важно!

Все решения по переносу сроков оплаты выполняются в рамках договоров как с клиентами, так и поставщиками, субподрядчиками, не в ущерб агентству, без риска получить штрафные санкции.

 

Все счета, как первоначальные, так и перевыставляемые, связаны с заказом, а следовательно, и с конкретной спецификацией, где регламентированы сроки. Если менеджер перевыставляет счет, привязанный к конкретному заказу, он должен сначала изучить всю историю выставлений и перевыставлений счетов. И если это очередное перевыставление, менеджер указывает примечание. Мы рекомендуем установить программный запрет на формирование счета без примечания. Даты проставляются автоматически. Таким образом контролируется поступление оплат от клиентов.

Следующий этап — контроль своевременности оплаты поставщикам и субподрядчикам.

Заявка на оплату субподрядчикам

Менеджеры по работе с клиентами, курирующие проекты, обязаны подавать заявки на оплату поставщикам и субподрядчикам. Клиент-менеджеров принято считать творческими и креативными сотрудниками, плюс именно они зарабатывают деньги, поэтому многие руководители уверены, что контроль оплаты — это не их работа. Одновременно бухгалтеров считают препятствием, блокирующим перечисление платежей поставщикам, субподрядчикам, прямым арендодателям. Конфликтов при таком неконструктивном подходе не избежать. А все это ставит под угрозу реализацию проекта.

Как выйти из этой ситуации? — Внедрить заявку на оплату проектным субподрядчикам. Инициаторы таких заявок — клиент-менеджеры.

 

2 главные функции заявки:

1) на основании заявок бухгалтер финансового отдела формирует сводный по всем клиентским проектам прогноз платежей субподрядчикам, который в последующем утверждается директором компании;

2) контрольная (заключен ли договор с поставщиком, не превышает ли оплачиваемая сумма утвержденную расходную часть проекта, каков порядок расчетов по договору с поставщиком, пришла ли оплата от клиента (доходная часть проекта)).

 

ООО «РА»

 

Заявка на оплату проектным субподрядчикам № 36 от 08.02.2016

 

Инициатор	Заявку подтверждаю
Менеджер отдела по работе с клиентами В. Е. Нестеров	Начальник отдела по работе с клиентами В. Д. Матвеева

 

Контрагент	ООО «Издательский дом»
Срок оплаты (график оплат)	Предоплата до 22.02.2016
Форма оплаты	Расчетный счет
Основание	Счет № 45/75 от 05.02.2016
Сумма и валюта платежа	80 000 руб.
Договор с поставщиком, подрядчиком, арендодателем	№ 845/75 от 18.01.2016
Дополнительные аналитики

 

Назначение и сумма платежа:

 

Заказ субподрядчику	Заказ клиента	Назначение платежа	Сумма, руб.
П425/3-05/02	К24/1-02/02	Рекламный блок в журнале «Русская кухня»	47 000
П425/4-05/02	К12/8-03/02	Рекламный блок в журнале «Кулинария»	15 000
П425/5-05/02	К17/3-03/02	Рекламный блок в журнале «Свадебный стол»	8000
П425/6-05/02	К38/7-05/02	Рекламный блок в журнале «Детская кухня»	10 000
		Итого	80 000

 

Согласовано:

Главный бухгалтер              Орлова                       Орлова Е. В.

08.02.2016

 

Заявка проверена:

Бухгалтер финотдела                      Уварова                     Уварова В. Н.

            08.02.2016

 

Статус заявки:

 

Инициирована	Передана на проверку	Проверена/Отклонена	Передана на согласование	Согласована/Отклонена	Оплачена/Аннулирована
Х	Х	Проверена	Х
08.02.2016	08.02.2016	08.02.2016	08.02.2016

 

Важно!

Нет заявки — нет оплаты поставщику, субподрядчику. Никаких исключений.

 

Одна заявка — оплата одному поставщику. Если одному поставщику идет оплата по нескольким клиентским проектам, не обязательно формировать отдельные заявки — достаточно одной.

Заявки визируются, передаются на  согласование, на проверку, в финотдел на оплату начальником отдела по работе с клиентами. Согласовывает их главный бухгалтер.

 

Обратите внимание!

Формировать и заполнять заявки могут только определенные сотрудники. Если в заявке инициатором указан сотрудник, который не имеет права инициировать заявку, она не принимается к оплате. Неуказание инициатора приведет к потере времени на поиск закрепленного менеджера.

 

Указание даты заявки позволит вести реестр в хронологическом порядке и контролировать сроки по заявке на каждом этапе, действии.

Еще один обязательный реквизит любого финансового документа — «Контрагент». Благодаря ему можно оценить объемы платежей (предоплаты, долга, просроченного долга) по каждому контрагенту.

В графе «Основание» указывается документ, в соответствии с которым сформирована заявка на оплату (счет, акт, товарная накладная, счет-фактура), что позволяет избежать задвоения, исключить ошибочные оплаты, определить, какие документы поступили от контрагента, а какие еще предстоит от него получить.

Включение в заявку реквизитов договора позволит посмотреть условия оплаты, которые предусмотрены договором с этим контрагентом, проанализировать информацию детально по каждому договору.

На основании указанных сроков (графика) оплаты бухгалтер финотдела в назначенный день производит оплату, по срокам оплат составляется прогноз платежей.

Статус заявки целесообразно отмечать не только при электронном, но и при бумажном документообороте. Сортируя заявки по статусу, можно определять количество тех или иных заявок и их стоимостное выражение, какие заявки уже согласованы, то есть ждут оплаты, а какие только инициированы — проходят проверку и согласования и потребуют оплаты в ближайшее время. При автоматизированном документообороте каждый сотрудник оперативно может узнать статус своей заявки на оплату.

Без подписи ответственных лиц, с подписями неуполномоченных лиц заявка на оплату не принимается.

Вместе с заявкой начальник отдела по работе с клиентами передает бухгалтеру финотдела и сам документ, на основании которого будет выполняться оплата — счет, накладную (копию), акт сверки и т. п.

Главный бухгалтер при согласовании проверяет следующее:

• если предоставлена отсрочка, то есть ли уже накладная, акт выполненных работ, заключен ли с этим контрагентом договор;
• сможет ли компания взять сумму оплаты в затраты, налоговый статус контрагента;
• соответствуют ли оплаты видам деятельности компании.

Бухгалтер финотдела перед подписанием заявки на оплату проверяет:

• заключен ли договор с поставщиком, подписана ли соответствующая спецификация;
• не превышает ли сумма заявленный оплаты поставщику показатели расходной части проекта, смету затрат, соблюдается ли уровень комиссионного вознаграждения агентства.

Прогноз платежей

По заявкам, полученным со статусом «Согласована», бухгалтер финотдела формирует единую базу данных (форму) — «Прогноз платежей субподрядчикам по клиентским проектам». Форма включает только платежи по клиентским проектам, в этом реестре не отражаются такие платежи, как аренда и коммунальные услуги по офису, зарплата сотрудников, налоги, канцтовары, командировочные.

Бухгалтер на основании такой базы данных делает сортировку по граничным срокам оплаты. Если сроки оплаты приближаются (осталось 3–5 дней), платежи попадут в утверждаемый директором «Реестр платежей на оплату» на заданную дату (рис. 1). После утверждения реестра директором бухгалтер проводит оплату.

При заполнении прогнозной формы важно использовать стандартные формулировки, выборку из справочника, чтобы в дальнейшем иметь возможность сделать выборку.

Оперирование базой данных «Прогноз платежей субподрядчикам по клиентским проектам» дает финансовому контролеру следующую информацию:

1. Какова сумма по платежам поставщикам и субподрядчикам по клиентским заказам, подлежащая оплате до определенной даты (в нашем примере — до 12.02, 17.02 и 22.02; сортировка по столбцу «Граничный срок оплаты»).

2. Какую сумму и каким поставщикам компания еще не оплатила по определенному клиентскому проекту (например, К452/18-05/02 (сортировка по графе «Заказ клиента»): К452 — это номер договора; 18 — номер приложения (спецификации)).

Если клиент, например, продвигает два своих бренда, стоит то заключить с ним два отдельных договора. Тогда будет возможность получить аналитику по оплатам по каждому договору.

3. Всю ли сумму компания оплатила поставщику по интересующему заказу (сортировка по графе «Заказ поставщику»).

4. Сколько на этой неделе необходимо заплатить определенному контрагенту (сортировка по графе «Контрагент»).

5. Сколько и кому компания платит за аренду конференц-залов (сортировка по графе «Назначение платежа»).

Такую базу данных заявок на оплату можно создать с помощью MS Excel. Cамые простые настройки, сортировки показаны на рис. 1. Все определяется графами, которые есть в заявке на оплату и которые бухгалтер финотдела вносит в сводную форму по этим заявкам. Например, согласно приближающимся граничным срокам оплаты, Реестр платежей на оплату на 10.02.2016, утверждаемый директором, содержит 3 позиции.

Инструменты контроля

Перед тем, как начальник финотдела подаст на утверждение директору Реестр платежей на оплату поставщикам (субподрядчикам), бухгалтер обязательно проверяет оплату по связанным клиентским заказам.

Если приближается срок оплаты поставщику, а от клиента по соответствующему заказу оплата в срок не поступила, бухгалтер ставит в известность своего начальника и начальника отдела по работе с клиентами, которые должны решить вопрос с оплатой:

• отложить оплату поставщику, пока не заплатит клиент;
• клиент делает оплату, соответственно, и финотдел проводит оплату поставщикам;
• клиент неплатежеспособен, отказывается от своего заказа — оплата поставщику отменяется, заявка на оплату аннулируется начальником отдела по работе с клиентами и юристом (юрист необходим, чтобы исключить ситуацию, когда отказ от заказа своему субподрядчику чреват штрафными санкциями для агентства).

Форма «Приход денежных средств в разрезе клиентских заказов» позволяет увидеть следующее (условно): «вчера пришли деньги по клиентским заказам, значит, сегодня платим по связанным заказам поставщикам».

Если бухгалтеру финотдела предстоит проверить поступления средств по клиентским заказам, он должен принимать во внимание период в форме «Приход денежных средств в разрезе клиентских заказов» от даты заказа до текущей даты, ведь теоретически клиент мог сделать оплату как в день заказа, так и в текущий. Соответственно, для проверки оплат по представленному в примере реестру платежей будет учитываться период 03.02–09.02 (09.02 — дата подготовки реестра директору на утверждение).

Процесс может быть полностью автоматизирован, главное — каждый приход от клиента (по банковской выписке, по кассе) отнести на соответствующий заказ. Если оплата есть, а заказа, на который ее следует отнести, нет, необходимо выяснить: клиент ошибся или менеджер не оформил заказ в учетной системе.

 

Обратите внимание!

Ответственность за разнесение прихода по заказам, за правильность и корректность указания сумм по заказам несет бухгалтер финотдела.

 

Бухгалтер обязательно должен перепроверить, клиент оплатил всю сумму по заказу или только часть.

Форму «Приход денежных средств в разрезе клиентских заказов» начальник финотдела ежедневно (например, сегодня в 16.00 за вчера) передает начальнику отдела по работе с клиентами, который, в свою очередь, контролирует состояние расчетов — по вип-клиентам, по наиболее крупным заказам, особо сложным комплексным проектам, в целом в зависимости от специфики работы и текущих задач.

Сравнивая две формы — «Приход денежных средств в разрезе клиентских заказов» и «Реестр платежей на оплату», бухгалтер увидит, что:

• по заказу К452/15-03/02 оплата от клиента поступила вовремя и в полном объеме, соответственно, делаем оплату поставщику;
• по заказу К452/17-03/02 поступила оплата, но граничные сроки оплаты субподрядчику по этому проекту пока не приближаются, соответственно, пока можно придержать оплату, заказ субподрядчика будет оплачен позже (либо заказ мог предполагать только работы самого рекламного агентства без субподрядчика);
• по заказу К214/12-04/02 оплата по заказу получена не в полном объеме, частично, поэтому необходимо выяснить, возможно, у компании уже есть авансы от этого клиента или клиент доплатит позже, то есть надо принять решение: платить поставщику полностью, платить частично или не платить вообще. Менеджер должен связаться с клиентом и уточнить, почему прошла оплата именно в такой сумме;
• по заказу К452/18-05/02 оплата в срок от клиента не поступила (почему — должен выяснить закрепленный менеджер).

Если нет оплаты от клиента, бухгалтер финотдела должен исключить из плана оплат и платежи субподрядчику.

Выводы

В финансовой работе не бывает мелочей, все важно: как и на что именно заключен договор, какая кодировка присвоена заказам, как упорядочить работу с поставщиками. Всегда проще сделать правилmyо изначально, чем потом исправлять.

Поэтому вся первичная работа должна лечь на клиент-менеджеров. Более того, их премиальные и бонусы должны напрямую зависеть от соблюдения формальностей: своевременного качественного заключения договоров, оформления спецификаций, внесения заказов клиентов в базу данных, нумерации и увязки заказов поставщикам с заказами клиентов, своевременной выписки счетов клиентам, оформления первичной документации — актов, накладных, заявок на оплату субподрядчикам и т. д.

Задача главного бухгалтера, бухгалтера и начальника финотдала — выявлять ошибки, указывать менеджерам на несвоевременность тех или иных действий, контролировать оформление первички менеджерами, порядок расчетов, анализировать в целом финрезультат.

Предложенная система контроля позволит свести ошибки к минимуму, сделать входящие и исходящие денежные потоки прозрачными для анализа, принятия управленческих решений, исключить кассовые разрывы.

Для исключения ошибок, двузначных трактовок, быстрого обучения новых сотрудников необходимо всю специфику работы описать в положении по финансовой работе по клиентскими проектам — как можно проще, на наглядных примерах, с помощью блок-схем, четко указать, кто за что отвечает, обозначить контрольные сроки.