План-фактный анализ деятельности компании: как его провести с помощью Excel-модели?

Ключевые вопросы:

Что такое план-фактный анализ?

На каких принципах строится план-фактный анализ?

Как используют Excel-модель при его проведении?

Каждая компания стремится расти, ежегодно увеличивать свои доходы и минимизировать расходы. Для того чтобы понимать, как и в каких направлениях необходимо развиваться организации, финансовые подразделения составляют план ее деятельности на заданный отрезок времени. Как правило, период планирования равен году, но в некоторых компаниях, особенно крупных, он может составлять три, пять, десять и даже тридцать лет. Одной из главных задач, стоящих перед финансовыми подразделениями, является грамотное составление бюджета и отслеживание его выполнения. Именно для этого используют план-фактный анализ. Давайте рассмотрим, что это за анализ, как применять Excel для его проведения, а также как использовать результаты такого анализа для управления бизнесом на примере управленческого P@L-отчета.

Что такое план-факт анализ и для чего его необходимо проводить?

План-фактный анализ — это многомерный анализ полученных и предполагаемых результатов. Если говорить проще, то это сравнение плановых (то есть бюджетных) значений показателей с фактическими, полученными в течение периода планирования и по его окончании. Основными целями данного анализа являются оценка работы организации, выявление отклонений ожидаемых результатов от реальных, своевременное устранение этих отклонений (при возможности).

Для чего же необходимо проводить план-фактный анализ деятельности организации? Он позволяет контролировать деятельность компании по пяти направлениям.

1. Контроль реальных результатов работы.

Руководство компании получает ответы на следующие вопросы:

• Как работает организация в текущих реалиях?

• Чем существующие условия отличаются от предполагавшихся при планировании?

• Какие внешние и внутренние факторы ухудшают деятельность организации, а какие, наоборот, положительно влияют на нее?

Дополнительно по теме:

• Проводим финансовый анализ по данным управленческой отчетности

2. Контроль соблюдения бюджета всеми подразделениями.

План-фактный анализ позволяет узнать:

• Выполнены ли мероприятия, которые были запланированы и под которые выделили бюджет?

• Если мероприятия выполнены, то каким образом: с отставанием от графика или, наоборот, с его опережением, с превышением бюджета или, наоборот, с его экономией? Каковы размеры превышения или экономии бюджета (как в абсолютных величинах, так и в процентном соотношении)? По каким причинам они возникли? Какие стоит предпринять меры для решения проблем?

• Если мероприятия не выполнены, то по каким причинам так произошло? Будут ли эти мероприятия вообще реализованы? Возможно ли перераспределение бюджета на другие затраты и проекты, от которых при планировании было решено отказаться?

3. Контроль корректности формирования плана на текущий период.

Руководство организации с помощью план-фактного анализа может выяснить:

• Насколько грамотно был составлен бюджет на текущий период?

• Все ли затраты были учтены?

• Корректно ли были запланированы доходы и расходы: не оказалось ли, что какие-то их виды были завышены или занижены?

• Что необходимо учесть при планировании доходов и расходов на будущие периоды?

4. Контроль управленческих решений, принятых относительно движения компании в определенном направлении.

На основании результатов план-фактного анализа руководство компании может выявить ее сильные и слабые места, скорректировать свои планы и действовать соответственно текущей ситуации на рынке. По итогам этого анализа корректируют стратегию и тактику действий в последующие периоды, а также определяют те направления бизнеса, которые не приносят прибыли или имеют низкую эффективность.

5. Контроль за ответственными лицами.

План-фактный анализ позволяет понять работу подразделений компании. Его результаты можно использовать для расчета KPI руководителей подразделений.

На каких принципах строится план-фактный анализ?

При проведении план-фактного анализа необходимо соблюдать следующие принципы:

1. Регулярность проведения анализа.

Руководству организации необходимо определить, как часто следует собирать фактические данные и сравнивать их с плановыми значениями показателей. Как правило, сверку данных проводят каждые неделю, месяц, квартал и в конце отчетного периода. Проводить сверку только в конце отчетного периода не рекомендуется, иначе руководство не сможет своевременно отреагировать на возникшие проблемные ситуации и скорректировать стратегию и тактику действий.

2. Полнота охвата данных.

Анализ необходимо проводить не по одному показателю, а комплексно.

3. Объективность результатов анализа.

Следует учитывать отклонения от плановых значений всех показателей, а не только каких-то определенных.

4. Результативность анализа.

По итогам план-фактного анализа следует обязательно определить основные причины отклонений факта от плана, а также сформировать перечень мероприятий по их устранению.

5. Единство форм используемой отчетности.

Для корректного проведения план-фактного анализа плановые и фактические значения показателей следует брать из отчетности, составленной по единой форме.

Как проводят план-фактный анализ с использованием Excel-модели?

План-фактный анализ можно проводить горизонтально и вертикально.

Горизонтальный анализ проводят от месяца к месяцу и в целом по году с учетом прогнозных данных и изучением конкретного показателя. Отдельно фиксируют факторы, которые могли повлиять на отклонения факта от плана.

Вертикальный анализ предполагает анализ каждой статьи и ее доли в бюджете в разрезе месяца.

Для лучшего понимания рассмотрим практический пример — проведем план-фактный анализ P@L-отчета ООО «Уточки» в Excel. Анализируемый временной период — год. Данные представляются руководству с поквартальной разбивкой.

Узнать больше:

• Разработка финансовой модели бизнеса в Excel: на что надо опираться?

Этап 1. Готовим плановые, фактические и прогнозные данные

К формированию как плановых и прогнозных, так и фактических данных необходимо подходить серьезно:

• разрабатывая план, нужно обосновать расчетами каждую статью доходов и расходов, чтобы впоследствии не оказалось, что причиной отклонений факта от плана, влияющих на принятие управленческих решений, является некорректное планирование;

• при формировании фактических значений показателей рекомендуется не учитывать не осуществленные бухгалтерией в отчетном периоде расходы, а отражать их в прогнозе, чтобы впоследствии избежать ошибок в отчетности;

• в прогноз необходимо включить не осуществленные бухгалтерией, но предусмотренные планом расходы, а также отразить переносы сроков реализации проектов и мероприятий, запланированных на текущий период. Например, компания решила купить в I квартале планшеты, но закупка не была проведена в запланированный срок, так как произошла задержка с заключением договоров на поставку. Товары будут поставлены только к середине III квартала. Следовательно, при формировании прогноза на будущие периоды необходимо отразить данную покупку в прогнозе на III квартал.