Учет и контроль материальных ресурсов предприятия

Какие задачи стоят перед планово-экономическим отделом?

Какие статьи затрат учитывают при расчете себестоимости изделия?

Какие основные виды отчетов необходимы предприятию для оперативного учета?

 

Для успешной деятельности любого предприятия в целом и каждого отдела в частности важно правильная организовать документооборот. Руководитель каждого отдела решает, какие формы документов или отчетов необходимо внедрить. Кроме того, существуют унифицированные формы, которые обязательны к заполнению.

Рассматривать формы отчетности мы будем на примере планово-экономического отдела производственного предприятия, в данном случае бразды правления в части утверждения форм отчетности полностью принадлежат руководству этого подразделения (чаще всего, естественно, по согласованию с руководством предприятия).

Задачи ПЭО

Сначала выясним, какие задачи стоят перед планово-экономическим отделом:

• планирование, направленное на контроль за использованием всех видов ресурсов в процессе производства и реализации продукции, работ, услуг (фонд оплаты труда, материальные, командировочные, общехозяйственные и общепроизводственные расходы, расходы на услуги сторонних организаций, транспортные расходы и др.);
• анализ финансового состояния предприятия (финансовая устойчивость, платежеспособность, ликвидность и т. д.);
• формирование ценовой политики (с ориентацией на рынок сбыта, платежеспособность конкурентов, анализ спроса и т. д.);
• ведение договорной деятельности, переписки с контрагентами о цене на запрашиваемую продукцию, согласование ценовых параметров и заключение договоров.

Ценообразование: основные факторы, статьи затрат

Ценообразование — это процесс формирования цены на единицу изделия, которая является основной характеристикой продукции (товара, услуги), выпускаемой предприятием.

Стратегия ценообразования — это комплекс методов, на которые предприятие ориентируется при формировании рыночной цены. При этом основополагающими аспектами являются обеспечение деятельности предприятия в реальных условиях (его выживаемость), стремление к увеличению прибыли как основа деятельности любого предприятия и завоевание сегмента рынка и/или установление лидерских позиций.

Задача каждого предприятия и его руководства — сформировать такую рыночную цену, которая покрывала бы издержки на производство продаваемой продукции, была конкурентоспособной, соответствовала качеству продукции и гарантировала спрос на рынке.

 

4 основных фактора, влияющих на ценообразование большинства предприятий:

1. Затраты на производство и реализацию продукции. Сформированная цена на продукцию должна полностью покрывать издержки на ее производство и, что немаловажно, приносить прибыль. В противном случае производство будет нерентабельным.

2. Конкурентоспособность цены. Если цена на продукцию предприятия будет выше уровня цен конкурентов, высока вероятность, что спроса на такую продукцию не будет или он будет сильно снижен. Исключением является особенные товары, например с уникальными техническими характеристиками, не имеющие аналогов на рынке, или продукция от известного, зарекомендовавшего себя на рынке бренда.

3. Качество производимой продукции. Низкокачественные товары по среднерыночной цене от малоизвестного бренда реализовать будет проблематично.

4. Спрос на продукцию. Чтобы предприятие получало прибыль, необходимо, чтобы на производимую им продукцию был спрос. А для этого необходимо завоевывать сегменты рынка, устанавливать соответствующие цены, проводить акции, организовывать рекламные кампании и др.

 

Итак, разработка стратегии ценообразовании должна базироваться на тесно взаимосвязанных между собой факторах: издержках (себестоимости), спросе и конкуренции.

Что касается спроса и конкуренции, этот вопрос в компетенции отдела маркетинга, как правило, а вот вопрос издержек и себестоимости — сфера финансовых служб.

Рассмотрим пример формирования цены с использованием метода калькулирования на примере промышленного предприятия ООО «Альфа», которое занимается ремонтом агрегатов (табл. 1).

Метод калькулирования предполагает формирование цены исходя из себестоимости продукции (учитываются все расходы, которые предприятие понесло для производства и реализации этой продукции).

 

Таблица 1

Калькуляция себестоимости ремонта агрегата А-712

Статья калькуляции	Сумма, руб.
Затраты на материалы всего	16 400,00
В том числе:
сырье и основные материалы	2 100,00
комплектующие изделия	14 300,00
Затраты на оплату труда основных производственных рабочих	9 940,00
Страховые взносы	2 982,00
Общепроизводственные затраты, 85,67 % от ФОТ основных производственных рабочих	8 515,58
Общехозяйственные затраты, 150,02 % от ФОТ труда основных производственных рабочих	14 911,58
Производственная себестоимость	52 749,16
Услуги сторонних организаций	3 200,00
Полная себестоимость	55 949,16
Прибыль (25 %)	13 987,29
Цена без учета НДС	69 936,45
НДС (18 %)	12 588,56
Цена с учетом НДС	82 525,01

 

Себестоимость единицы продукции рассчитывается по статьям калькуляции, т. е. по статьям затрат, включаемых в состав себестоимости.

 

Обратите внимание!

Статьи затрат могут быть абсолютно разными, все зависит от специфики деятельности анализируемого предприятия.

 

Калькуляция также предполагает включение в состав себестоимости таких затрат, как:

• командировочные расходы основных производственных работников (командировочные расходы административно-управленческого аппарата и инженерного состава учитываются в статьях общепроизводственных и общехозяйственных расходов);
• затраты на подготовку и освоение производства или новых видов продукции;
• затраты на специальную технологическую оснастку, инструмент;
• расходы на продажу и др.

Общепроизводственные (ОПР) и общехозяйственные расходы (ОХР) распределяются согласно учетной политике предприятия. Для ООО «Альфа», как и для большинства производственных предприятий, базой распределения является фонд оплаты труда основных производственных рабочих. Чтобы упростить расчеты, устанавливается плановой процент накладных расходов от ФОТ. В нашем примере ОПР составляют 85,67 % от ФОТ; ОХР — 150,02 % от ФОТ.

Полная себестоимость выполняемых работ по ремонту агрегата А-712 в анализируемом периоде — 55 949,16 руб. С учетом рентабельности 25 % от полной себестоимости получаем цену за единицу 69 936,45 руб. (без учета НДС).

Любое предприятие стремится сократить себестоимость выполнения работ, сохранив при этом среднюю стоимость за единицу продукции (выполнения работ). Это позволяет увеличить прибыль с единицы продукции.

В составе себестоимости обычно наибольший удельный вес имеют именно материальные расходы, поэтому предприятию необходимо отслеживать изменения (динамику) цен по этой статье затрат (табл. 2). Эта обязанность чаще всего возлагается на отдел снабжения и ПЭО, которые в том числе отвечают за «удержание» себестоимости.

 

Таблица 2

Отчет о динамике цен на сырье и материалы

Наименование		Ед. изм.	Кол-во	Цена, руб. коп., без учета НДС, 2015 г.	Цена, руб. коп., без учета НДС, 2016 г.	Организация-поставщик
1		2	3	4	5	6
1. Сырье и основные материалы
1.1	Масло Б-14	л	3	997,00	1056,00	ООО «Марс»
1.2	Герметик У2-28ТЗ	кг	0,4	740,11	787,40	АО «Техпром»
1.3	Герметик ВИТ-17	кг	0,4	242,14	256,59	ООО «Норма»
Итого сырье и основные материалы		х	х	1 979,25	2100,00	Х
2. Комплектующие изделия
2.1	Кольцо уплотнительное	шт.	6	861,00	882,84	ООО «Найс»
2.2	Шплинт 4,5×20	шт.	30	3112,40	3492,60	ООО «Транстехнос»
2.3	Подшипник	шт.	6	9234,17	9924,56	ООО «ВИТ»
Итого комплектующие изделия		х	х	13 207,57	14 300,00	х
ВСЕГО затраты на материалы		х	х	15 186,82	16 400,00	х

 

Данный отчет позволяет накапливать информацию о ценах на сырье и материалы для дальнейшего анализа. Например, из таблицы видно, что рост цен на сырье составил 11 %, следовательно, себестоимость единицы продукции выросла.

 

К сведению

Накопленную информацию об изменении цен на материалы можно использовать при составлении планов по себестоимости продукции, подготовке плановых калькуляций.

Контроль расходования средств и планирование деятельности предприятия

На любом производственном предприятии важно контролировать расходование средств в процессе производства и реализации продукции. Это связано в первую очередь с тем, что предприятие не заинтересовано в перерасходе по каждой статье затрат в составе себестоимости конкретной продукции.

Например, ООО «Альфа», занимающиеся ремонтом агрегатов, заключило договор со сторонней организацией ООО «Бета» на ремонт 6 агрегатов А-712, стоимость выполнения ремонта одного агрегата — 82 525,01 руб.

Задача финансовой службы — проконтролировать сохранение себестоимости: если себестоимость превысит сумму в 55 949,16 руб., предприятие получит убыток; а в случае значения себестоимости ниже 55 949,16 руб. — сэкономит средства.

Отслеживать наполнение себестоимости можно с помощью плана-отчета, в левой стороне которого, как правило, располагается информация с плановыми показателями, а в правой — с фактическими. Расширенный вариант предполагает сводку информации не только в части плановых и фактических показателей за конкретный период, но и отслеживание незавершенного производства (НЗП) и закрытие готовой продукции в товар.

План-отчет составляется на конкретный отчетный период, чаще всего на календарный месяц.

Рассмотрим пример заполненного плана-отчета ООО «Альфа» за август 2016 г. (табл. 3).

 

Таблица 3

План-отчет ООО «Альфа» за август 2016 г.

 

 

Столбцы 1–4 имеют информационно-ознакомительный характер, для каждого предприятия набор этих столбцов можно разрабатывать самостоятельно.

Обратим внимание на столбец 4 «Номер наряда-заказа»: чтобы четко контролировать финансово-хозяйственную деятельность предприятия, рекомендуем вести позаказный учет каждого вида работы с открытием отдельного наряда-заказа с присвоением индивидуального кода (шифра). В нашем примере цифры «07» или «08» в номере наряда-заказа —  месяц его открытия (июль или август соответственно).

Чтобы не путаться с присвоением шифров, необходимо разработать положение о позаказном учете, в котором детально расписать, по какому принципу присваивается шифр. Например, «1» в начале обозначает ремонтные работы, «2» — внутрипроизводственные расходные заказы, «3» — инвестиционные и т. д. Далее после дроби указывается год открытия наряда-заказа, затем месяц и порядковый номер согласно реестру.

 

Обратите внимание!

В положении о позаказном учете необходимо представить всю классификацию шифров для корректного присвоения номера, расписать роли и ответственность: кто должен инициировать открытие наряда-заказа, по какой форме, кто согласовывает открытие, кто ведет реестр, по какой форме, как закрывается заказ и т. д.

 

Предлагаем следующую форму наряда-заказа (табл. 4), который оформляется на основании заявки на открытие наряда-заказа, согласованной с руководством:

 

Таблица 4

Наряд-заказ на выполнение работ по ремонту агрегата А-712 (№ 1/2016-07-04)

 

 

Графы 7–10 плановые, заполняются при открытии наряда-заказа, а дата окончания работ и графы 11–14 заполняются по факту выполнения работ исходя из фактических показателей.

 

После заполнения всех граф таблицы главный бухгалтер ставит печать и подписывает закрытие наряда-заказа. После этого работы официально считаются товарной продукцией и соответствующие отметки вносятся в реестр нарядов-заказов.

Возвращаемся к плану-отчету. Разделы, в которых отражаются нормативные, плановые, фактические показатели, входящее и переходящее НЗП и готовая продукция (товар), имеют одинаковые графы:

• трудоемкость;
• ФОТ;
• материальные расходы.

Для анализируемого нами ООО «Альфа» это наиболее значимые статьи затрат, за которыми необходимым постоянный мониторинг.

 

К сведению

Набор статей расходов для анализа экономисты устанавливают для каждого предприятия индивидуально исходя из специфики деятельности и наибольшего удельного веса в составе себестоимости продукции (работ, услуг).

 

Итак, на каждый вид продукции (работ, услуг) разрабатываются и утверждаются в установленном порядке нормы:

• трудоемкости с детализированным перечнем выполняемых работ;
• расхода материалов и запасных частей без указания стоимостных показателей.

Разработкой нормативов на предприятиях промышленности чаще всего занимаются отделы нормирования. Если их нет — привлекаются специалисты финансовой службы.

Входящее незавершенное производство на 01.08.2016 в нашем примере — это те расходы, которые уже «прошли» в предшествующие периоды (например, в июле 2016 г.).

По номерам нарядов-заказов видим, что агрегаты А-712, В-214 и А-004 в ремонте с июля 2016 г., остальные приняты (планируются к принятию) в ремонт только в августе.

По указанным трем агрегатам есть данные по входящему НЗП, а значит, часть работ по их ремонту была выполнена ранее.

Плановые показатели на период 01.08.2016–31.08.2016 – это то, что производственный отдел (согласно графикам работы производственных подразделений) планирует к выполнению в августе, а финансовая служба это все обсчитывает.

Агрегаты, отмеченные «*», планируются к сдаче (т. е. к завершению выполнения работ) в августе, а значит, остатки расходов (нормативные показатели за вычетом входящего НЗП) должны быть запланированы именно в августе.

Агрегаты, отмеченные «**», планируются к сдаче в следующем периоде, поэтому только часть расходов от нормативных показателей можно запланировать в августе.

На практике чаще всего производственный отдел устанавливает планируемый процент выполнения работ в текущем месте. Например, ремонт агрегата В-270 по данным производственного отдела планируется выполнить в августе на 80 %, соответственно:

• трудоемкость составит 766,49 чел.-ч (958,11 чел-ч × 80 %);
• ФОТ — 214 769,94 руб. (268 462,42 × 80 %);
• материальные расходы — 128 960,00 руб. (161 200,00 × 80 %).

Фактические показатели за период 01.08.2016–31.08.2016 – то, что фактически было выполнено за анализируемый период. Большая часть исходных данных берется из бухгалтерских программ, таких как 1С. Задача финансового отдела — следить за исполнением плана, доводить плановые показатели до руководителей производственных подразделений, следить за удержанием себестоимости и т. д.

Для контроля за трудоемкостью необходимо проводить анализ фактической численности основных производственных рабочих, занятых ремонтов агрегатов (табл. 5).

 

Таблица 5

Расчет фонда времени на август 2016 г. в ООО «Альфа»

Показатель	Ед. изм.	План	Факт
Численность персонала, занятого ремонтом агрегатов	чел.	12	12
Рабочие время одного работника (кол-во раб. дн. месяца х продолжительность одного раб. дн.)	ч	184	184
Потери рабочего времени (в т. ч. больничные, отпуска, отгулы, простои и проч.) – 16,2 %	ч	358	320
Полезный фонд рабочего времени на АВГУСТ 2016 г.	чел.-ч	1850	1888

 

Плановый полезный фонд рабочего времени августа — 1850 чел.-ч при численности 12 человек, 40-часовой рабочей неделе и потерях согласно статистике 16,2 %, что совпадает с итоговым значением по гр. 11 плана-отчета (плановой трудоемкостью августа). Значит, все производственные работники в августе будут обеспечены работой.

Превышение планируемого полезного фонда рабочего времени над планируемой трудоемкостью говорит о вероятности производственного простоя из-за отсутствия работы. Так как плановая сторона плана-отчета оформляется еще в конце предшествующего отчетного периода, у руководства предприятия есть время для принятия соответствующих управленческих решений.

В нашем примере фактический полезный фонд рабочего времени не намного отличается от планового за счет отпускных и также соответствует фактической трудоемкости плана-отчета (итог гр. 14).

Разделы «Переходящее НЗП на 01.09.2016» и «Готовая продукция (товар)» тесно взаимосвязаны. Те агрегаты, которые фактически были полностью отремонтированы (подписан приемо-сдаточный акт, акт готовности, сдаточная накладная или др.), в августе закрываются в товар, а значит, сумма входящего НЗП и фактических показателей августа будет приблизительно равна нормативным показателям. Эта сумма по агрегатам А-712, В-214, А-004, С-511 и М-017 вносится в раздел готовой продукции и в следующие отчетные периоды в план-отчет включаться не будет.

Ремонт агрегатов В-270, А-511С и А-580 не был завершен окончательно на 31.08.2016, а значит, сумма входящего НЗП и фактических показателей за август войдет в переходящее НЗП на 01.09.2016, следовательно, эти суммы войдут в план-отчет сентября в составе входящего НЗП.

Составляя планы-отчеты из месяца в месяц, вы сможете решить следующие важнейшие задачи:

• планировать производственную деятельность, мониторить плановые показатели, оперативно реагировать на любые колебания в следующем месяце;
• доводить плановые показатели до производственных подразделений, проверять выполнение нормативов исполнителями;
• контролировать себестоимость выполнения работ;
• отслеживать движение незавершенного производства;
• контролировать выпуск товарной продукции;
• систематизировать фактические показатели, проводить анализ план/факт, устанавливать причины отклонений и разрабатывать способы их устранения.

Для большей наглядности можно составлять сравнительные таблицы плановых и фактических калькуляций на основании данных плана-отчета (табл. 6).

 

Таблица 6

Сравнительный анализ себестоимости ремонта агрегата А-712

Наименование статей калькуляции	Плановая калькуляция, руб.	Фактическая калькуляция, руб.
Затраты на материалы всего	16 400,00	16 814,00
В том числе:
сырье и основные материалы	2100,00	2100,00
комплектующие изделия	14 300,00	14 714,00
Затраты на оплату труда основных производственных рабочих	9940,00	10 044,32
Страховые взносы	2982,00	3013,30
Общепроизводственные затраты, 85,67 % от ФОТ основных производственных рабочих	8515,58	8604,97
Общехозяйственные затраты, 150,02 % от ФОТ основных производственных рабочих	14 911,58	15 068,49
Производственная себестоимость	52 749,16	53 545,07
Услуги сторонних организаций	3200,00	3200,00
Полная себестоимость	55 949,16	56 745,07

 

Как видим, фактическая себестоимость превышает плановую на 795,91 руб. Это свидетельствует о том, что предприятие недополучит прибыль. Цена ремонта изделия 69 936,45 руб. (без учета НДС) зафиксирована в договоре и корректировке не подлежит. В эту цену предприятием заложена себестоимость 55 949,16 руб. и планируемая прибыль 13 987,29 руб.

Предприятие получит денежные средства от своего заказчика в размере 69 936,45 руб. (без учета НДС) при себестоимости 56 745,07 руб. и прибыли в размере 13 191,38 руб. Разницу, пусть и незначительную, в размере 795,91 руб., предприятие не получит, а если бы фактическая себестоимость ремонта превышала плановую более чем на 13 987,29 руб., то этот заказ стал бы убыточным, если, конечно, не заключить с заказчиком дополнительное соглашение на обоснованное повышение цены, например, за счет удорожания комплектующих изделий производства сторонних организаций.

Выводы

Деятельность специалистов финансовой службы тесно взаимосвязана со многими подразделениями предприятия, а для ведения учета и отчетности необходимо оформление соответствующей документации. Разработкой форм отчетности занимается каждое подразделение предприятия самостоятельно, все формы отчетности можно закрепить в положении о документообороте с указанием сроков оформления, ответственных лиц и т. д.

Исходя из основных функциональных задач ПЭО, мы выделили ряд взаимосвязанных между друг другом направлений деятельности:

• контроль за расходование средств;
• планирование;
• ценообразование.

Для оперативного учета затрат и анализа расходования средств необходимо вести позаказный учет с открытием отдельных нарядов-заказов на каждый вид работ. На основании подписанной заявки на наряд-заказ открывается наряд, в него вносятся плановые показатели, а по факту выполнения работ — фактические. Настоятельно рекомендуем вести реестр нарядов-заказов, чтобы следить за их закрытием.

Одним из основных и очень информативных документов в планово-экономической деятельности предприятия является план-отчет, который включает в себя и нормативные показатели, и плановые, и фактические, а также информацию о движении незавершенного производства и данные о готовой продукции. С помощью этого документа планово-экономический отдел решает сразу несколько задач: планирование деятельности предприятия и контроль за фактическим расходованием средств.

На основании данных плана-отчета можно проводить дальнейший анализ, в том числе сравнительный анализ плановой и фактической себестоимости, который позволит определить, является ли прибыльным выполнение того и иного наряда-заказа, а в случае его убыточности — установить причины их возникновения и предпринять соответствующие меры.

По данным сравнительного анализа себестоимости, фактические показатели превысили плановые на 795,91 руб. за счет превышения расходования средств по статьям затрат «Фонд оплаты труда» (соответственно, возросли общепроизводственные и общехозяйственные расходы) и «Материальные расходы». Предприятие получит прибыль от выполнения ремонта агрегата А-712 не в полном объеме. И хотя это незначительные потери, но чтобы избежать таких ситуаций в дальнейшем стоит постоянно контролировать показатели с помощью предложенных нами форм отчетности.