Управление производственными запасами: порядок формирования и особенности анализа эффективности

Как классифицируют запасы?

Какие методы используют компании при формировании запасов?

С чего начинается планирование запасов?

Как рассчитать оптимальный уровень запасов?

Как анализировать эффективность использования запасов?

Производственные запасы играют не последнюю роль в функционирования компании. От их уровня напрямую зависит не только бесперебойность и ритмичность работы компании, но и финансовые результаты ее коммерческой деятельности.

Цель политики управления запасами — найти баланс между количеством запасов и финансовыми расходами на их приобретение (изготовление) и хранение. В результате будет повышаться рентабельность и скорость обращения вложенных финансовых средств.

Формирование запасов — естественный процесс работы организации: закупаются товаров и материалов, из них изготавливается продукция для реализации и т. д.

Нехватка запасов может привести к сбоям в производстве, срывам сроков выполнения работ, а их переизбыток — к финансовым потерям (расходы на хранение, скоропортящиеся запасы и т. д.).

Причины появления запасов:

• запасы, которые сформированы в соответствии с разработанным планом (так называемый страховой запас) и позволяют обеспечить бесперебойность и ритмичность работы компании; иными словами, нормативный (не излишний) запас;

• запасы, появившиеся в результате некачественно проведенного прогноза спроса на рынке сбыта: компания, ожидая большего спроса на рынке, закупила значительную партию сырья и материалов, изготовила больше готовой продукции, но эта продукция не была реализована и осталась лежать на складе;

• запасы, обусловленные необходимостью приобретать товары большими партиями (поставщик отказался поставлять небольшую партию или компании было выгодно купить крупную партию по цене);

• запасы, сформированные из-за высокого уровня брака и необходимости исправления допущенных ошибок и т. д.

Группы запасов

Запасы готовой продукции и незавершенного производства необходимы в первую очередь для того, чтобы обеспечить бесперебойность производственного процесса.

Но тут есть свои подводные камни: избыток запасов готовой продукции увеличивает расходы на хранение. А в случае спада спроса продукция может вообще оказаться невостребованной. Ситуация усугубится, если продукция скоропортящаяся или имеет определенный срок годности.

Кроме того, часто поставщики предлагают выгодные системы скидок на крупные партии, и многие предприятия закупают большое количество сырья и материалов, не учитывая того, что расходы на содержание и хранение этих материалов могут превышать выгоду, полученную за счет скидки. В то же время, покупая крупными партиями, компания экономит еще и на транспортировке. В таких случаях важно заранее все просчитать и выбрать оптимальный вариант.

На основе вышесказанного можно сделать вывод, что политика управления запасами должна устанавливать оптимальный объем запасов, соответствующий потребностям рынка (запасы готовой продукции и незавершенного производства) и производственного процесса (запасы сырья и материалов), и при этом учитывать расходы на их содержание.

Методы формирования запасов

При агрессивном методе формирования запасов предусматривается минимальный размер запасов или запасов совсем нет (работа под заказ).

Этот метод считается самым рискованным, так как он не дает компании возможности быстро адаптироваться к изменившимся условиям. Но при этом у компаний, применяющих данный метод, высокие показатели эффективности деятельности.

Консервативный метод — полная противоположность агрессивному. Он предусматривает формирование большого объема запасов на случаи перебоев в поставках сырья и материалов, резкого роста цен, изменения спроса и т. д. Естественно, при таком подходе возрастают расходы на содержание запасов и падает рентабельность предприятия.

Умеренный метод формирования запасов — «золотая середина» между рассмотренными выше «крайностями» в политике управления запасами: создаются небольшие резервы на случаи колебания ситуаций. При такой политике показатели рентабельности находятся на среднем уровне, риски предприятия умерены.

С чего начинается планирование запасов?

Планирование запасов начинается с определения их видов в зависимости от причин возникновения.

Этапы расчета производственных запасов

Этап 1. Прогнозируем объемы реализации.

После того как определена потребность в каждом из запасов, формируется план продаж (бюджет продаж). На его основе компания может установить:

• сколько ей нужно выпустить товара, чтобы удовлетворить потребности покупателей;

• какие запасы готовой продукции необходимо сформировать, чтобы обеспечить своевременную отгрузку продукции конечному покупателю;

• сколько материалов каждой номенклатуры нужно закупить, чтобы изготовить необходимое количество продукции;

• какими должны быть запасы материалов каждой номенклатуры, чтобы обеспечить бесперебойность и ритмичность производственного процесса, и т. д.

Пример бюджета продаж в натуральном выражении представлен в табл. 1.

Этап 2. Прогнозируем объемы производства (максимально возможные, но с учетом реальных потерь, брака и т. п.).

На основании сформированного плана продаж компания рассчитывает свои производственные возможности, т. е. определяет то количество товара, которое она может изготовить при имеющихся производственных площадях, оборудовании и численности персонала.

При этом необходимо учитывать запасы готовой продукции, которые уже есть на складах.