Различные учетные инструменты позволяют видеть приближающиеся финансовые ямы и своевременно их предотвращать. Проинформирован – значит вооружен. Сейчас с зарубежным программным обеспечением (ПО) сложно, поэтому предприниматели используют отечественные решения. С помощью каких инструментов можно автоматизировать управление денежными средствами, читайте в статье.
Подсистема «Казначейство» конфигурации БИТ.ФИНАНС позволяет непосредственно в учетных системах 1С формировать платежный календарь, прогнозировать денежный поток, не допускать кассовых разрывов и в целом повысить эффективность управления движением денежных средств на предприятии.
Как это работает, покажем на примере. Пользователь компании «Аналитика», которой необходимо совершить платеж, заходит с ограниченным доступом в 1С и создает заявку на оплату (рис. 1).
В ней он заполняет преднастроенное количество полей. Это могут быть как обязательные для заполнения поля — контрагент, сумма, плановая дата расхода, так и дополнительная аналитика, необходимая в конкретном случае или именно этой организации — статья оборотов, проект, центр финансовой ответственности и др. Часть полей может заполнятся автоматически в зависимости от определенных условий или дополняться другими пользователями, следующими в маршрутах согласования.
В нашем случае (см. рис. 1) пользователь планирует провести оплату от своей компании «Аналитика» по бюджетной статье «Прочие платежи по операционной деятельности». Для этого обязательно нужно указать сумму оплаты и дату расхода. Затем выбрать из справочника «Контрагенты» компанию, на которую планируется оплата, и договор с ней из справочника 1С «Договоры контрагента».
Если нужного элемента справочника в системе нет (например, в базу еще не внесли этого контрагента или договор с ним), программа, в зависимости от настройки, предложит либо добавить нового контрагента (договор), либо отправить заявку ответственному за нормативно-справочную информацию. Мы рекомендуем использовать второй вариант. Это позволит поддерживать базу в актуальном состоянии (например, не допускать дубли).
Чтобы ускорить процесс создания заявок, в системе предусмотрен ряд механизмов: копирование предыдущих заявок, создание заявок на основании первичных документов или графиков платежей к договорам.
Далее заявка отправляется в путешествие по принятым в компании маршрутам согласования в зависимости от условий: от простых (последовательно с одними или двумя людьми) до сложных (последовательное и параллельное согласование с десятками различных пользователей и подразделений) (рис. 2).
В нашем примере заявка проходит согласование сначала в планово-экономическом отделе, далее казначеем, а в случае превышения бюджета попадает к финансовому директору и в завершение визируется генеральным директором (см. рис. 2).
Наиболее мобильные сотрудники используют для принятия решений по заявкам приложение для телефонов, установленное вместе с поставкой системы БИТ.ФИНАНС.
В системе можно настроить автоматический контроль заявки на соблюдение лимита по сумме договора, статье бюджета, проекту и/или другим аналитикам.
Схожим образом в компании «Аналитика» планируются поступления денежных средств на расчетные счета и в кассу. Благодаря автоматизации этих процессов в 1С всегда доступен актуальный платежный календарь. Его внешний вид можно настроить под определенного пользователя, чтобы в нужных аналитиках и за указанный период отражались остатки на начало и конец периода, обороты за выбранный интервал (рис. 3).
Особой популярностью у казначеев и сотрудников, занимающихся оплатами, пользуется «Рабочее место казначея». Здесь можно не только посмотреть необходимую информацию, но и легко управлять заявками: переносить их на другие даты, изменять или разбивать оплаты и т. д. (рис. 4).
Мы видим, что на расчетном счете компании «Аналитика» остаток средств составляет 4 624 091,09 руб. и на текущий день запланировано оплат на 32 000 руб., на следующий платежный день — 22 000 руб.
Благодаря бесшовной интеграции с используемой в организации программой 1С процесс создания платежных и кассовых документов на основании утвержденных заявок составляет считанные секунды, не допуская вероятность ошибки и человеческого фактора. После подтверждения оплат заявки меняют свои статусы.
В режиме реального времени пользователям с разграниченными правами доступны такие отчеты, как: план-фактный анализ заявок на расходование или плановые поступления, сценарное прогнозирование, исполнение бюджета движения денежных средств и др.
В системе предусмотрена возможность проводить валютные платежи с дополнительным контролем валютных сделок, учетом курсов и прочих нюансов.
Подсистема БИТ.ФИНАНС не имеет отраслевой специфики и за счет большого количества гибких настроек легко масштабируется под нужды любой организации или группы компаний. На случай определенной специфики конкретных предприятий модуль имеет открытый код, что позволяет вносить изменения программистам, использующим язык 1С.
Как внедрить программы по автоматизации казначейских процессов и построения бюджетов?
Кейс 1
В АО «Мейджепак Рус» (спектр деятельности — антикоррозионные решения для нефтегазовой индустрии) первоначально для решения задач бюджетирования, использовались Excel-таблицы. Данные для построения бюджетов и анализа переносились вручную из учетной программы. Этот процесс занимал много времени, возникали ошибки и неточности, связанные с человеческим фактором.
Работа с заявками на расходование денежных средств также выполнялась вручную из учетной программы. Это тоже требовало времени, допускались ошибки и неточности, связанные с человеческим фактором. Кроме того, прохождение заявок не контролировалось должным образом, согласование проходило в длительный срок.
Компании нужна была автоматизированная система, которая позволила бы повысить эффективность казначейских процессов и построения бюджетов. Для этих целей руководство компании выбрало решение компании «Первый Бит» — Бит.Финанс для «1С:Бухгалтерия 8».
Работа над проектом по автоматизации заняла полгода. За это время были внедрены и настроены «под ключ» подсистемы «Казначейство», «Бюджетирование» и «Консолидация финансового отдела предприятия».
Была выполнена интеграция программы с учетной системой «1С:Бухгалтерия 8», используемой в организации, и обеспечена передача фактических данных учета для формирования бюджетов БДР и БДДС. Автоматизация работы с заявками на расходование денежных средств существенно ускорила согласование документов и упростила контроль за финансами. Созданы выходные формы управленческой отчетности, в том числе, план-фактный отчет по ЦФО БДР/БДДС с расчетными показателями и управленческий баланс. Значительно снизилось количество бумажной документации, ускорился процесс поиска и анализа информации. Для пользователей программы эксперты компании «Первый Бит» провели обучение.
Кейс 2
Организация «Память поколений» использует «1C:Бухгалтерия для некоммерческих организаций», а управленческий учет вела в MS Excel. Перед сотрудницами организации стояла задача объединить ведение бухгалтерского и управленческого учета в единое информационное поле, чтобы повысить оперативность и достоверность подготовки управленческой отчетности, анализировать и контролировать основные финансовые показатели.
Было принято решение автоматизировать финансовый учет в 1С с помощью компании «Первый Бит» и установить ее программный продукт.
В ходе проекта были автоматизированы блоки:
• бюджетирование движения денежных средств, в том числе заведены справочники «Статьи оборотов», «Бюджеты» и т. д., настроен механизм трансляции для сбора фактических данных по бюджету БДДС и пр.;
• бюджетирование доходов и расходов (коммерческая деятельность);
• казначейство (настроены алгоритмы согласования заявок на расходование денежных средств, реестры платежей и т. д.).
В результате в организации в реальном времени происходит обмен платежными документами, отражающими факт по бюджетам БДДС, БДР (коммерческая деятельность):
• платежные поручения, созданные в блоке «Казначейство», выгружаются в базу 1С «Бухгалтерия» для выгрузки в «Банк-клиент»;
• реализована выгрузка информации по платежам и актам в разрезе источников финансирования;
• обрабатываются загружаемые реестры поступления денежных средств из Сбербанка для загрузки информации по суммам поступления в разрезе контрагентов и каналов поступления денежных средств;
• разработан отчет, позволяющий анализировать реестры поступления ДС сбербанка в разрезе каналов поступления ДС;
• настроен отчет для анализа реестров поступления ДС сбербанка в разрезе физ.лиц.
В результате реализации проекта у компании появился современный автоматизированный инструмент для получения и анализа основных финансовых и управленческих показателей на базе 1С и Бит.Финанс. Это позволяет значительно экономить трудозатраты и временные затраты сотрудников, позволяя им выделять ресурсы на развитие целевых программ и более качественную работу.
Для физических лиц
Для юридических лиц
Подписка по каталогам