Подотчетные суммы: как их отразить в Отчете о движении денежных средств

Как учитываются операции с подотчетными суммами в Отчете о движении денежных средств?

Как заполнить разделы «Денежные потоки от текущих операций», «Денежные потоки от инвестиционных операций» и «Денежные потоки от финансовых операций»?

Как сформировать итоговые показатели Отчета о движении денежных средств?

Отчет о движении денежных средств часто используют для составления управленческой отчетности компании. Но для того чтобы получить нужную информацию, его необходимо правильно заполнить. Один из самых частых вопросов — как отразить в этом отчете операции с подотчетными лицами. Рассмотрим правила заполнения Отчета и особенности отражения в нем операций с подотчетными лицами.

Основные правила составления ОДДС

Отчет о движении денежных средств (далее — ОДДС, Отчет) — одна из форм бухгалтерской отчетности компании[1]. Несмотря на то что этот Отчет является приложением к годовому бухгалтерскому балансу, на практике его часто используют для составления за любые отчетные периоды управленческой отчетности компании. Чем это обосновано?

Отчет достаточно универсален, показывает общую картину движения денежных средств за отчетный период. Но для того чтобы получить нужную информацию, его необходимо правильно заполнить.

ОДДС составляется на основе данных по счетам бухгалтерского учета и содержит сведения о денежных потоках компании. Правила его составления установлены ПБУ 23/2011 «Отчет о движении денежных средств»[2].

В ОДДС отражаются платежи компании и поступления в компанию денежных средств и денежных эквивалентов (далее — денежные потоки), а также остатки денежных средств и денежных эквивалентов на начало и конец отчетного периода. Сведения об остатках средств выявляются по данным бухгалтерского учета и подтверждаются в ходе инвентаризации.

В пункте 6 ПБУ 23/2011 перечислен закрытый перечень операций, которые не входят в состав денежных потоков, а значит, не отражаются в ОДДС. Это:

• платежи денежных средств, связанные с инвестированием их в денежные эквиваленты;

• поступления денежных средств от погашения денежных эквивалентов (за исключением начисленных процентов);

• валютно-обменные операции (за исключением потерь или выгод от операции);

• обмен одних денежных эквивалентов на другие денежные эквиваленты (за исключением потерь или выгод от операции);

• иные аналогичные платежи организации и поступления в организацию, изменяющие состав денежных средств или денежных эквивалентов, но не изменяющие их общую сумму, в том числе получение наличных со счета в банке, перечисление денежных средств с одного счета организации на другой счет этой же организации.

Таким образом, в Отчете не учитываются только те операции, которые предусматривают «внутреннее перемещение» денежных эквивалентов, не приводящее к их трансформации в иные учетные позиции.

Например:

• операция по снятию денежных средств с расчетного счета в кассу компании не отражается в оборотах операций по отчету, так как тот же номинал перешел с одного места учета (расчетный счет) в другое место учета (в кассу);

• если с депозитного счета компании сумма переведена на расчетный счет, то эта операция также не отражается в Отчете. Ведь депозит — это один из видов хранения денежной массы. Смена места хранения не дает новой информации для отражения в Отчете. А вот проценты по депозиту за период хранения будут относиться уже к иной группе информации, так как приводят к увеличению денежной массы;

• если компания принимает расчеты через эквайринг, то суммы какое-то время учитываются на счете 57 «Переводы в пути», затем зачисляются на расчетный счет. Сальдо по расчетному счету и по счету 57 относятся к единому понятию денежных эквивалентов. Следовательно, операция по зачислению суммы по эквайрингу и ее учет далее на расчетном счете не будет отражаться в Отчете. Исключение — сумма, удержанная банком за проведение данной операции. Этот расход компании отразится как расходная операция в одной из групп расходов Отчета, так как приводит к уменьшению остатка денежных средств.

Операций по выдаче денежных средств под отчет, а также по возврату неиспользованной подотчетной суммы нет в этом перечне операций. Ведь выдача под отчет приводит к тому, что денежная сумма будет учитываться как дебиторская задолженность работника перед компанией. То есть налицо признак операций, приводящих к изменению остатка денежной массы и появлению нового показателя по направлению ее использования.

Все показатели ОДДС отражаются в валюте РФ — в рублях (п. 18 ПБУ 23/2011). Но компания может проводить и валютные операции по денежным средствам, в том числе по выданным под отчет суммам на зарубежные командировки. Как их отражать в Отчете?

В этом случае необходимо сделать пересчет иностранной валюты в рубли по официальному курсу ЦБ РФ на дату возникновения денежного потока, т. е. на дату поступления или использования платежа[3].

Важно!

В ОДДС отражаются денежные потоки компании за отчетный период только в рублевом эквиваленте.

ОДДС делит все денежные потоки на три группы:

• денежные потоки от текущих операций;

• денежные потоки от инвестиционных операций;

• денежные потоки от финансовых операций.

Отражение показателей в одной из групп зависит от характера операций, с которыми они связаны, а также от того, как информация о них используется для принятия решений пользователями бухгалтерской отчетности компании. То есть одна и та же операция у разных компаний может отражаться в разных разделах Отчета.

Например, денежные потоки компании от операций, связанных с привлечением финансирования, классифицируются как денежные потоки от финансовых операций. Денежные потоки компании от операций, связанных с созданием внеоборотных активов, классифицируются как денежные потоки от инвестиционных операций[4].

При этом платежи и поступления даже от одной операции могут относиться к разным видам денежных потоков. Например, уплата процентов по заемным обязательствам является денежным потоком от текущих операций, а возврат основной суммы долга — денежным потоком от финансовых операций. При погашении обязательства обе части (проценты и основной долг) могут выплачиваться одной суммой. В этом случае компания делит единую сумму на соответствующие части с последующей раздельной классификацией денежных потоков и раздельным отражением их в ОДДС[5].

Точно так же могут отражаться по разным группам в ОДДС и операции по подотчетным суммам, в зависимости от направления их использования. Варианты отражения рассмотрим немного позже.

Основные правила по учету операций с подотчетными суммами

Порядок выдачи под отчет денежных средств регламентирован Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указание № 3210-У).

Наличные деньги на расходы, связанные с осуществлением деятельности компании, выдаются работнику под отчет на основании расходного кассового ордера, который оформляется согласно распорядительному документу компании либо письменному заявлению подотчетного лица (п. 6.3 Указания № 3210-У),

Подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем компании (а не в трехдневный срок, как было предусмотрено до 30 ноября 2020 г.), предъявить в бухгалтерию авансовый отчет, приложив к нему подтверждающие документы.

Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем. С 19 августа 2017 г. отменено условие о выдаче денег под отчет только при полном погашении лицом задолженности по ранее полученной подотчетной сумме[6].

При выдаче работнику и возврате подотчетных денег контрольно-кассовый аппарат не используется: эта операция не подходит под определение «расчетов» по нормам ст. 1.2, Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ (в ред. от 29.12.2022)[7].

Важно!

Возвращенную наличными подотчетную сумму нельзя снова выдать из кассы под отчет, минуя банк[8].

Отражая операции по подотчетным средствам в отчетном периоде, учитывайте суммы, как выданные наличными, так и перечисленные в безналичном порядке на счета работников, т. е. операции по счету 50 «Касса» и счету 51 «Расчетный счет» в корреспонденции со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

К сведению

Законодательство не запрещает перечислять подотчетные суммы на банковские карты работников организации[9].

Чтобы избежать переквалификации подотчетных сумм, перечисленных на карты работников, в доходы при использовании безналичного метода выдачи под отчет, рекомендуем:

• издать приказ (руководителя), предусматривающий возможность безналичных расчетов с подотчетными лицами;

• внести соответствующие положения в учетную политику;

• утвердить перечень сотрудников, на карты которых будут перечисляться подотчетные средства;

• получить письменные согласия сотрудников на расчеты по подотчетным суммам с использованием их банковских карт.