Регистрация инструктажа по охране труда: личная карточка, лист регистрации, личная книжка вместо журнала

Из статьи вы узнаете:

• какие обязательные требования нужно соблюдать при регистрации инструктажей по охране труда;

• какие нормы по документированию инструктажей должен установить сам работодатель в локальных актах организации;

• что надо учитывать при оформлении журналов регистрации инструктажа;

• как можно зарегистрировать инструктаж, какие формы применяют вместо журналов (регистрационный лист, личная карточка и книжка регистрации), какие у них плюсы и минусы;

• сколько должны храниться регистрационные формы.

Работодатель обязан проводить обучение работников по охране труда, в т. ч. в форме инструктирования (ст. 214, 219 ТК РФ). Реализовать эту обязанность можно по-разному. При этом нужно выполнить требования, установленные нормативными актами. А в остальном работодателям дана полная свобода действий. Разберемся с мерой этой свободы.

Обязательные государственные требовАния к инструктажам и их регистрации

Обучение по охране труда — один основных процессов СУОТ

Обучение по охране труда — один из основных процессов в СУОТ процессов (см. схему), направленных на обеспечение допуска работника к самостоятельной работе (п. 47, 49 Примерного положения о СУОТ[1]).

Инструктажи — отдельная форма обучения по охране труда (п. 4 и 8 Порядка обучения[2]; виды инструктажей — на схеме).

Цель инструктирования — ознакомить работников с имеющимися в организации опасными и (или) вредными производственными факторами, рисками для профессиональной безопасности и здоровья, а также с требованиями охраны труда, содержащимися в локальных нормативных актах, инструкциях по охране труда, технической и эксплуатационной документации, применением безопасных методов и приемов выполнения работ.

Регламентация инструктажей в ЛНА

С 1 сентября 2022 г. Порядок обучения по ОТ предоставляет работодателю право самостоятельно локальным нормативным актом определить:

• формы и методы проведения инструктажа (п. Порядка обучения по ОТ);

• форму проведения проверки знания при инструктаже (п. 69 Порядка обучения по ОТ);

• порядок регистрации инструктажа (п. 88 Порядка обучения по ОТ);

• форму документирования инструктажа (п. 88 Порядка обучения по ОТ).

Это означает, что нельзя просто так взять Порядок обучения по ОТ и руководствоваться им. Нужен локальный нормативный акт, который будет конкретизировать нормы и детально описывать. Таким документом может быть Положение, например. В нем нужно отразить:

• как проводить инструктаж (очно, дистанционно, устно, письменно, по видеосвязи, с помощью обучающих программ, видеороликов и т. п.);

• как проводить проверку знаний (устно, письменно или с помощью программного обеспечения);

• как регистрировать инструктаж (в журнале, личной карточке, личной книжке, листе регистрации);

• в каком порядке подписывать документы о проведении/прохождении инструктажа.

Вопросы проведения инструктажем можно отразить разными способами. Это может быть:

• раздел, посвященный инструктажам, в Положении об обучении по ОТ;

• отдельный приказ, в приложении к которому описывается порядок проведения и регистрации инструктажей и распределяются полномочия по их проведению.

В ходе плановых проверок инспекторы ГИТ проверяют, как работодатели реализовали нормы ТК РФ и Порядка обучения в части регистрации инструктажей в локальных актах организации. При этом инспектор не может выйти за пределы вопросов, содержащихся в проверочных листах[3]. Так, в проверочном листе № 21, по которому проверяют соблюдение обязательных требований по организации обучения по охране труда, инспектор проверит наличие у работодателя утвержденного порядка регистрации проведенных инструктажей и форм их документирования (вопрос № 4).

Регистрация инструктажей

Инструктаж по охране труда заканчивается проверкой знаний требований охраны труда (п. 23 Порядка обучения по ОТ).

Результаты проведения инструктажа по охране труда оформляются в соответствии с требованиями Порядка обучения по ОТ (п. 24).

Документ о регистрации прохождения инструктажа является одним их тех документов, которые подтверждают функционирование СУОТ в организации. При плановых проверках инспектор в обязательном порядке проверит его наличие.

Обязательный минимум информации, которая должна быть отражена при регистрации вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте, установлен Порядком обучения по ОТ (п. 86, 87; см. памятку).

Кстати, о подписи и электронном документообороте (далее — ЭДО) в ОТ.

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений — создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Регламентируют его ст. 22.1–22.3 ТК РФ.

ЭДО в ОТ запрещено применять в двух случаях — при оформлении:

• акта о несчастном случае на производстве;

• документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда.

Значит, чтобы выполнить обязательные государственные требования охраны труда при регистрации вводного инструктажа и инструктажей на рабочем месте, нужно на бумаге указать минимальные сведения. В остальном государство предоставляет работодателям полную свободу.

Формы документирования инструктажа у работодателей

Как мы уже выяснили, документ о регистрации инструктажа должен содержать обязательный минимум информации о нем и быть бумажным. А вот как будет называться этот бумажный документ и каким он будет, не имеет значения.

Порядок обучения действует два года, и за это время в регистрации инструктажей сформировалась своя правоприменительная практика. Рассмотрим основные формы регистрации инструктажа: журналы, карточки и книжки.

Журнал регистрации инструктажа

Самая привычная нам форма — журнал. Несмотря на это, вопросы по заполнению журналов не иссякают. И самый частый из них — можно ли регистрировать инструктаж в журнале, изготовленном типографским способом в соответствии с требованиями ГОСТ 12.0.004-2015[4]?