В наши дни множество компаний имеют иностранных партнеров или зарубежные филиалы, поэтому знание секретарем или личным помощником английского языка не веяние моды, а насущная необходимость. Сегодня мы поговорим о том, как правильно готовить некоторые виды часто поручаемых секретарю документов.
СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ
Служебная записка (memorandum) ‑ это письменные сообщения внутри компаний или в пределах подразделений компании. Они, как правило, предназначены для объявлений, обсуждения бизнес-процессов, представления отчетности о работе компании, распространения информации среди сотрудников. Служебная записка является публичным документом, поэтому не следует в ней писать какую-либо конфиденциальную информацию.
При написании обычно используется неофициальный стиль. Служебная записка не должна быть слишком краткой и излишне официозной, однако лаконичность приветствуется. Структура служебной записки следующая: наиболее важную информацию размещают в первом абзаце, а в последующих абзацах разъясняют ее более подробно. Во всех служебных записках присутствуют следующие элементы:
- получатель: с выравниванием по левому краю, в верхней части страницы;
- отправитель: с выравниванием по левому краю, непосредственно под получателем;
- дата: с выравниванием по левому краю, под отправителем;
- тема: с выравниванием по левому краю, под датой.
Для служебных записок принято использовать белую бумагу для печати, формата А4 или меньшего (служебные записки должны помещаться в лотки для входящих документов).
Не увлекайтесь рассылкой чрезмерного количества служебных записок ‑ помните, что каждый сотрудник занят и у него есть своя работа. Некоторые думают, что служебные записки являются эффективными инструментами управления, однако это не совсем так. Хотя служебные записки допускается использовать для направления работы и предложений, критику и похвалу лучше высказать человеку лично.
Несмотря на то что большая часть информации сегодня передается по электронной почте посредством ввода сообщения в поле для письма, использование прикрепленных служебных записок (документов) остается важным элементом в деловой переписке. При отправке документов по электронной почте не забывайте о правильном их оформлении (Примеры 1, 2).
|
To: Igor Ivanov/Игорь Иванов Managing director Funny Cats, ZAO/ Управляющий директор ЗАО «Фанни Кэтс»
From: Yulia Sergeeva/Юлия Сергеева Vice-president Communications ZAO Funny Cats/ Вице-президент по связям с общественностью ЗАО «Фанни Кэтс»
Date: June 08, 2011/08 июня 2011
Attached: Advance report #08/2011/ Авансовый отчет № 8/2011 OAL (copy)/Выписка со счета (копия)
Memorandum/Служебная записка
I ask to accept to the account 52 300 (fifty two thousand three hundred) roubles that I drew out as daily allowance for my first business trips to Sweden and Italy without the receipt (it was lost). Прошу принять к учету сумму в размере 52 300 (пятьдесят две тысячи триста) рублей, снятых в качестве командировочных за мои первые две служебные поездки в Швецию и Италию без чека, т.к. он был утерян.
_________________ / Yulia Sergeeva /Юлия Сергеева
|
|
To: Marketing Department ZAO Funny Cats/ Департамент маркетинга ЗАО «Фанни Кэтс»
From: Igor Ivanov/Игорь Иванов Managing director Funny Cats, ZAO/ Управляющий директор ЗАО «Фанни Кэтс»
Date: June 15, 2011/15 июня 2011
Subject: Customer Presentation/ Презентация для заказчика
The New Product Marketing presentation you prepared last week was exceptional! Your enthusiasm, sales strategy, and product knowledge were impressive and certainly sealed the deal with our partner. Thank you for your outstanding work and dedication! My congratulations to all of you!
Презентация по сбыту нашей новой продукции, которую вы приготовили на прошлой неделе, была великолепна! Ваш энтузиазм, стратегия продаж и знание продукта были впечатляющими и, безусловно, станут гарантией заключения сделки с нашим партнером. Благодарю вас за выдающуюся работу и преданность компании! Мои поздравления всем вам!
Sincerely yours,/С уважением, Igor Ivanov/Игорь Иванов
|
Заявление об увольнении
Заявление об увольнении (resignation letter) – это официальный документ, которым сотрудник уведомляет о своем увольнении с должности или из подразделения. Оно подается непосредственному руководителю. Если компания иностранная, заявление может быть написано на английском языке.
Почему необходимо обязательно представить заявление об увольнении? Прежде всего для того, чтобы сохранить хорошие отношения с работодателем и организацией, в которой вы работали, и получить положительную характеристику (рекомендательные письма). Даже если в некоторых компаниях достаточно устного сообщения об увольнении, заявление об увольнении может быть сохранено работодателем и работником и использовано в юридическом аспекте при необходимости.
Существует множество вариантов написания заявлений на английском языке, однако все зависит от конкретной компании и принятых норм ведения делопроизводства. Но есть важные моменты: например, в тексте заявления должны обязательно присутствовать дата увольнения, дата написания и личная подпись.
В конце заявления необходимо обязательно указать копии, которые адресуются другим лицам, кроме непосредственного руководителя (например, менеджеру по персоналу либо главе компании).
Заявление об увольнении должно быть написано грамотно и лаконично в деловом стиле, основанном на строгих языковых особенностях, присущих современному английскому языку.
Однако отметим, что главное в этой ситуации – уметь попрощаться с компанией на хорошей ноте. Это одна из составляющих карьерного успеха и профессионального роста.
Ниже приведено современное стандартное заявление об увольнении на английском языке, составленное в Великобритании (Пример 3).
|
083, Oxford Road/Оксфорд роад, 083 Manchester, NH 23432/Манчестер, NH 23432
Date: February 15, 2011/15 февраля 2011
To: Mrs. Ann Clark/Миссис Энн Кларк Sales Senior Specialist MA Trade/Старший специалист по продажам MA Trade
Dear Mrs. Clark, Please, accept this letter as an official resignation from my position as a Sales Manager, effective date September 24th, 2011. I am leaving this position because an opportunity to study a Master on Business Administration has appeared. I understand this position requires my full attention and, therefore, will not allow me to study part-time. I thank MA Trade for the given opportunity and thank you, particularly, for your valuable training and professionalism shown. I would be more than happy to give the company a month in order to find a replacement for my position.
Уважаемая миссис Кларк, Прошу принять данное заявление как мой официальный отказ от должности менеджера по продажам с 24 сентября 2011 г. Я ухожу с этой позиции из-за появившейся возможности пройти обучение и получить степень магистра по специальности «Управление предприятием». Работа на этой должности требует моего усиленного внимания, и мне сложно найти возможности для дополнительного обучения. Я благодарю компанию МА Trade за предоставленные мне возможности и Вас лично за те знания и профессионализм, которыми Вы делились со мной все это время. Я с радостью готова предоставить компании 1 месяц на поиски кандидата на мою должность.
Very sincerely yours,/С искренним уважением, Juliet Pratt/Джульет Пратт Sales Manager, MA Trade/Менеджер по продажам МА Trade
Cc: Mrs. Cecilia Rodriguez, Human Resources Manager/ Копия: Сесилии Родригес, менеджеру по работе с персоналом |
Электронная переписка
Современные электронные сообщения, пересылаемые сотрудниками друг другу по почте, как правило, достаточно короткие, могут быть и официальными, и неформальными. Но даже если письмо неофициальное, оно должно быть аккуратным и удобным для прочтения и усваивания информации.
Ниже представлены несколько вариантов стандартного оформления электронных сообщений (начала и окончания) в зависимости от адресата, текущих задач и ваших взаимоотношений.
|
Вы хорошо знакомы |
Вы знакомы |
Вы не знакомы |
|
Hi, Kim! How are you? It was good to talk yesterday. I’m finalizing[1] the details of management meeting. Thank you for your part, no changes needed. Please email me in case of any issues. Regards, Andreas |
Dear Mrs. Gonzales! It was nice to talk to you by phone yesterday. I would like to invite you to visit us on Monday to finalize the details of upcoming management meeting. Hope you can come. Yours sincerely, Andreas Schlutt |
Dear Sir/Madam! We would like to invite you to annual meeting dedicated to the environmental protection on Monday, May 31 at 11:00. Please find the detailed information in attached. Yours sincerely, Andreas Schlutt, Senior Specialist |
|
Привет, Ким! Как дела? Было здорово поговорить с тобой вчера. Я готовлю детальные результаты встречи руководства компании. Спасибо за твою часть, никаких изменений не требуется. Пожалуйста, напиши мне в случае возникновения проблем. Хорошего дня, Андреас |
Уважаемая миссис Гонзалес! Было приятно поговорить с Вами вчера по телефону. Я хотел бы пригласить Вас к нам в понедельник, чтобы окончательно обсудить детали приближающейся встречи руководства компании. Надеюсь, Вы сможете прийти. С уважением, Андреас Шлютт |
Уважаемые господа! Разрешите пригласить вас на ежегодное собрание, посвященное вопросам защиты окружающей среды, которое состоится в понедельник 31 мая в 11:00. Во вложении вы можете найти детальную информацию относительно данного мероприятия. С уважением, Андреас Шлютт, старший специалист |
Лучше всего оформлять приветствие и прощание в том же стиле, которым пользуется ваш собеседник.
В первом письме следует оставлять полную подпись с указанием Ф. И. О. и всех контактных данных. В дальнейшем в переписке можно перейти на вариант «Best regards, имя».
Если вы начинаете официальное письмо с оборота Dear Mr/Miss/Ms./Mrs, то завершать его необходимо фразой Yours faithfully (sincerely ‑ в американском варианте).
Американский вариант приветствия может заканчиваться двоеточием: Hi, Kim:.
Рассмотрим еще некоторые шаблоны, применяемые при переписке.
Передаем от кого-то сообщение/Passing on a message
|
Dear Andreas! Igor called me today. He’s been delayed in Moscow so he’ll miss the dinner today. Can you give him apologies, please? Best regards, Katya |
Уважаемый Андреас! Игорь позвонил мне утром и сообщил, что у него задержка рейса в Москве и он не успеет на вечерний ужин. Он приносит свои извинения. С уважением, Катя |
Автоответ/Out of office reply
|
Dear sender! Thank you for your e-mail! I shall be out of office since 11.09 till 18.09. If you need an urgent reply please contact Yulia Ivanova (y.ivanova@email.com). Best regards, Ivan Petrov |
Уважаемый отправитель! Благодарю за письмо! Я отсутствую в офисе в период с 11.09 по 18.09. Если вам необходим срочный ответ, пожалуйста, напишите Юлии Ивановой (y.ivanova@email.com). С уважением, Иван Петров |
Чаще всего встречающиеся короткие сообщения
|
Выражение признательности/Appreciation |
|
|
Hi, Bill! Just a quick note to say many thanks for sorting out the problems with the delivery. We really appreciate everything you have done! All the best, Tina |
Привет, Билл! Хотела бы сказать тебе большое спасибо за решение проблем с доставкой. Мы действительно очень ценим все, что ты сделал! Всего наилучшего, Тина |
|
Ответ на благодарность/Responding to thanks |
|
|
Tina, Glad to hear that everything went well! Very happy to help you. Bill |
Тина, Я рад слышать, что все прошло хорошо. Всегда счастлив тебе помочь! Билл |
|
Поздравления/Congratulations |
|
|
Dear Flora! Many congratulations on your promotion! But we’ll miss your visits – stay in touch. With best regards, Tim |
Дорогая Флора! Поздравляем тебя с повышением! Но мы будем скучать без тебя – оставайся на связи. Всего хорошего, Тим |
|
Личное объявление/Personal announcement |
|
|
Dear friends! This is to let you know that I will be leaving our Company at the end of the month. After a very enjoyable career in USA I’ve decided to move to Brazil. Please come and visit me if you are visiting Rio. With very best wishes, Mario |
Дорогие друзья! Cообщаю вам, что в конце месяца я покидаю нашу компанию. После захватывающей карьеры в США я решил переехать в Бразилию. Заходите ко мне в гости, когда будете в Рио! С самыми наилучшими пожеланиями, Марио |
|
Прощальное письмо/Saying goodbye |
|
|
Dear Mario! I was very sorry to hear that you are leaving the Company. It has been a pleasure working with you and I wish you very success in the future! Alex |
Дорогой Марио! Мне очень жаль слышать, что ты покидаешь нашу компанию. С тобой всегда было приятно работать, и я желаю тебе успехов во всех твоих начинаниях! Алекс |
|
Сообщение хороших новостей/Good news |
|
|
Alex! I’m pleased to tell you that I have just received the results of the survey and they are very good! I thought you’d like to know immediately. Lena |
Алекс! Я рада сообщить тебе, что только что получила результаты исследования, и они очень хорошие! Я подумала, что ты захочешь узнать об этом немедленно. Лена |
|
Ответ на получение хороших новостей/Replying to good news |
|
|
Well done, Lena! You’ve done a great job, thank you! Alex |
Отлично, Лена! Ты проделала огромную работу, спасибо! Алекс |
|
Сообщение плохих новостей/Bad news |
|
|
Dear Olga! I’m sorry to tell you that Jeff will be on a sick leave for 2 weeks. Regards, Tim |
Уважаемая Ольга! С сожалением вынужден сообщить, что Джефф пробудет на больничном 2 недели. С уважением, Тим |
|
Ответ на получение плохих новостей/Replying to bad news |
|
|
Dear Jeff! I was really sorry to hear that you are not well. Take care and get sure you take plenty of rest. Olga |
Дорогой Джефф! Мне очень жаль слышать, что ты приболел. Поправляйся скорее и отдыхай как можно больше. Ольга |
|
Напоминание/Reminder |
|
|
Dear Hanna! Have you remembered that Mary is retiring in June? We’d like to organize a leaving party for her. I hope you can make it. Regards, Dima |
Дорогая Ханна! Ты помнишь о том, что Мэри уходит от нас в июне? Нам бы хотелось организовать прощальную вечеринку для нее. Надеюсь, ты сможешь присоединиться. Дима |
|
Ответ на напоминание/Reply to a reminder |
|
|
Dima, Thank you for reminding me! Just to check – is the party going to be in June? If so, I’d love to come. Hanna |
Дима, Благодарю за напоминание! Хочу уточнить – вечеринка будет в июне? Если да, я приду с радостью. Ханна |
Если вы заняты перепиской по организации визита
|
Приглашение/Invitation |
|
|
Dear Mr. Ivanov! We were interested to hear that you will be in Japan for International Conference and we would be very pleased if you could visit our company during your stay in Tokyo. Please let us know your availability and we will arrange a tour of our factory. Yours sincerely, Mr. Taro Sato |
Уважаемый г-н Иванов! Мы с интересом узнали, что Вы планируете посетить Японию во время Международной конференции, и мы рады предложить вам посетить нашу компанию во время Вашего пребывания в Токио. Пожалуйста, сообщите нам о своих планах, и мы подготовим для Вас обзорную экскурсию по фабрике! С уважением, Таро Сато |
|
Ответ на приглашение/Replying to an invitation |
|
|
Dear Mr. Sato! Thank you for the invitation to visit your company! I would be very interested in seeing your factory and I will be available on 6th of May. I look forward to your confirmation. Yours sincerely, Mr. Ivanov Mikhail |
Уважаемый г-н Сато! Благодарю Вас за приглашение посетить Вашу компанию! Я с большим интересом ознакомлюсь с фабрикой и спешу сообщить, что буду свободен 6 мая. Жду Вашего подтверждения! С уважением, Иванов Михаил |
|
Подтверждение/Confirmation |
|
|
Hi John! I confirm your visit to us on May 31 at 10:00. Just come to reception and ask for me. If you need to contact me please call on my mobile (+7-111-98-00). See you on Friday! Regards, Kevin |
Привет, Джон! Подтверждаю твой визит к нам 31 мая в 10:00. Обратись на ресепшен и попроси позвать меня. В случае необходимости звони на мобильный (+7-111-98-00). До встречи в пятницу! С уважением, Кевин |
|
Отправка деталей/Sending directions |
|
|
Dear Miss Smith! I’m pleased you are able to visit us on 21th. I’m attaching a map with directions to our factory. I have reserved a car park space for you. Regards, Inna Sergeeva |
Уважаемая г-жа Смит! Мне очень приятно, что Вы сможете посетить нас 21 числа. Высылаю Вам карту подъезда к нашей фабрике. Я забронировала парковку для Вас. С уважением, Инна Сергеева |
|
Запрос информации/Chasing up information |
|
|
Dear Miss Smith! I’m just finalising arrangements for your visit. Do you know when you are planning to arrive yet? Best regards, Inna Sergeeva |
Уважаемая г-жа Смит! Я сейчас занимаюсь окончательной подготовкой Вашего визита и хотела бы уточнить: Вам уже известно, во сколько Вы планируете прибыть? С уважением, Инна Сергеева |
Фраза «Please let us know your availability» является формальным вариантом запроса. Также вполне допустимо писать «When would be convenient» и «Are you free on Tuesday (next week, weekend, etc.)».
Вариант «See you Friday» является неформальным завершением письма. Более официальным является предложение «I look forward to meeting you on Friday».
|
Составление маршрута/Arranging an itinerary |
|
|
Helena, I’ve put together the following itinerary. Can you let me know what do you think about it? (Flight details, transfer arrangement, hotel booking confirmation, contact phones, etc.) All the best, Michele |
Елена, Я собрала всю информацию о твоем маршруте. Пожалуйста, скажи мне, что ты о нем думаешь? (Данные рейса, информация о трансфере и бронировании отеля, контактные телефоны и т.д.) Всего наилучшего, Мишель |
|
Бронирование/Making a booking |
|
|
Igor, I’m booking Elena’s flight today. Do you want to travel with her? It will be LH1332 leaving at 07:30. Shall I reserve you a seat near Elena? Michele |
Игорь, Я бронирую сегодня билеты для Елены. Вы полетите вместе с ней? Это будет рейс LH 1332, вылетающий в 07:30. Вам зарезервировать место рядом с ней? Мишель |
|
Подтверждение бронирования/Confirming a reservation |
|
|
Dear Mr. DeVorsney! I’m writing to confirm a reservation made by phone this morning for 2 single rooms in Savoy hotel on May, 26. Could you please email us a booking confirmation? Thank you! Inna Sergeeva |
Уважаемый г-н ДеВорсни! Настоящим я подтверждаю бронирование двух одноместных номеров в отеле «Савой» на 26 мая, сделанное сегодня утром по телефону. Не могли бы Вы прислать мне на e-mail подтверждение бронирования? Спасибо! Инна Сергеева |
Существует несколько фраз, которые можно использовать, чтобы принести извинения от чьего-либо имени: «Can you send her apologies?», «Please give her apologies», «Can you apologise[2] on her behalf, please».
Для физических лиц
Для юридических лиц
Подписка по каталогам