Как заставить работать организационные документы по делопроизводству?

Выполняя свои обязанности, специалисты службы документационного обеспечения управления организации разрабатывают локальные нормативные акты по делопроизводству и закрепляют порядок работы с документами на каждой стадии их жизненного цикла. Казалось бы, каждый шаг исполнителя, работающего над документом, продуман и описан. Но почему-то правила и инструкции не выполняются коллегами.

Как показывает практика, лишь в исключительных случаях работники намеренно и явно не соблюдают требования локальных нормативных актов (ЛНА), утвержденных руководством. В большинстве случаев невыполнение требований документов связано с тем, что о них просто не знают, а если и знают, то не знакомы с их содержанием.

Если в организации действует система электронного документооборота (СЭД), то добавляется регламент работы в электронной системе.

Как обнаружить проблему?

Никаких специальных исследований для того, чтобы понять, что ЛНА по делопроизводству в компании не работают, проводить не нужно. Основные маркеры таковы:

• есть ошибки в оформлении реквизитов документов;
• не соблюдаются маршруты движения документов (например, игнорируется процесс согласования);
• нарушаются сроки исполнения документов, указанные в резолюции;
• завершенные документы хранятся как угодно, только не в порядке, установленном номенклатурой дел;
• некорректно используется СЭД (или даже игнорируется).

Если все эти неприятности происходят на фоне давным-давно написанных и утвержденных инструкций, положений и регламентов, то можно говорить о том, что упомянутые нормы не используются работниками и являются неэффективными.

Приняв решение исправить ситуацию, нужно максимально полно и честно ответить на два вопроса.

Вопрос № 1: как директор относится к работе с документами?

Если секретарь пришел к однозначному выводу о том, что действующие ЛНА по делопроизводству не используются работниками, принимать меры по их популяризации еще рано. Сначала необходимо установить главное, а именно – позицию руководителя организации и топ-менеджеров в этом вопросе.

Если директор считает, что работа с документами в компании далеко не самая важная деятельность, то так будет считать большинство работников. В этой ситуации секретарь может биться с системой годами, но результаты будут минимальными.

Пример

Таким образом, если директор не заинтересован в качественной работе с документами в своей организации, то этой работы и не будет. К счастью, большинство руководителей имеют другую точку зрения и как минимум готовы отдать этот вопрос полностью в ведение секретаря, а как максимум – обеспечить ему всяческую поддержку.

Вопрос № 2: знают ли работники о существовании «неработающих» ЛНА?

Прежде чем задумываться о том, какой метод популяризации инструкции по делопроизводству будет наиболее эффективным, нужно установить, знают ли работники о существовании этой инструкции, доступна ли она им. Не исключено, что наличие в организации этого документа станет для всех неожиданностью либо выяснится, что инструкция существует в единственном экземпляре и уже несколько лет покоится в сейфе.

Источники правил должны быть доступны. Это, пожалуй, второе основное правило их популяризации (первое – лояльность и поддержка руководства). Передача в отдел бумажной копии инструкции по делопроизводству – зачастую абсолютно бесполезное мероприятие. Гораздо эффективнее выложить ЛНА в корпоративную сеть: по файлам можно вести текстовый поиск и снабдить их системой внутренних ссылок (например, любая статья в Википедии: как только в тексте упоминается понятие, которому посвящена отдельная статья, к ней можно перейти в один клик мышкой, а затем вернуться на исходную страницу.

ЛНА по делопроизводству в большинстве случаев представляют собой объемный документ с тяжелым для восприятия текстом. Вряд ли кто-то из работников будет изучать его добровольно – напротив, туда заглядывают только в крайнем случае. Что ж, трудно упрекать людей за это: им наверняка достаточно правил и регламентов в рамках собственной профессии. Секретарь же, вместо того чтобы сетовать на несознательность коллег, может (а пожалуй, и должен) облегчить им восприятие регламентов. Можно назвать три основных метода популяризации ЛНА по делопроизводству в организации. Это:

• обучение;
• визуализация;
• административные меры.

Рассмотрим их подробнее.

Обучение. Обучение как способ ознакомления работников с новыми правилами, как правило, очень эффективно. Однако этом метод имеет и недостатки:

• он применим далеко не ко всем ЛНА, т.к. эффективен только в практических вопросах;
• он затратный: требует подходящего помещения для сбора группы, оборудования для презентации (хотя бы доски и маркеры), а также отрыва от основной работы сразу нескольких сотрудников.

Так, нет смысла устраивать обучение для того, чтобы  объяснить коллегам порядок подготовки дел для передачи в архив компании. Это комплекс действий, который проводится один раз в год.. Рассказ о том, что, как и в какой последовательности делать, сотрудники внимательно выслушают, возможно, даже законспектируют… Но как только дойдет до дела, засыпят архив вопросами так, будто никогда не получали никакой информации.

А вот положения инструкции по делопроизводству можно и нужно объяснять путем очного обучения. Особенно если это первая инструкция по делопроизводству в истории организации, и правила подготовки, оформления и движения документов тоже утверждены впервые.

Также необходимо показать на живых примерах порядок действий в СЭД при ее внедрении.

Визуализация. Это отличный способ представления информации. Схема, таблица, инфографика или рисунок вместо многих страниц текста покажут коллегам, что ничего сложного в делопроизводственных процессах на самом деле нет. Особенно хорошо поддается визуализации последовательность действий и любая информация, которую можно представить в виде таблицы (см. Пример).

Административные меры. Непопулярные, зато действенные меры административного характера предполагают применение к работникам, саботирующим правила, различных дисциплинарных взысканий. Конечно, ни о каком увольнении здесь речь не идет, а вот замечание или даже выговор может подействовать.

В любой организации действуют правила внутреннего трудового распорядка – это обязательный документ. И в нем наверняка есть пункт о том, что соблюдение корпоративных правил, утвержденных работодателем, это прямая обязанность работника, а за несоблюдение работодатель имеет полное право привлечь нерадивого работника к дисциплинарной ответственности (в рамках трудового законодательства), а также не выплатить ему полностью или частично премию (в рамках собственной политики мотивирования).

Прибегать к административным мерам следует только тогда, когда имеет место все нижеперечисленное:

Как правило, «диссидентов» в коллективе хорошо видно, тем более в таком деле, как работа с документами. Но если нарушения происходят со стороны многих работников, то, скорее всего, проблема не в их нежелании подчиняться, а в том, что им плохо объяснили их обязанности.

Главное – убедиться, что проблема действительно в нежелании или характере, а не, например, в неумении пожилого коллеги работать с компьютером.

Резюме