Готовим архив к проверке

Из статьи вы узнаете, что делать, если в архив «едет ревизор», кто может проверить архив и на что обратить внимание при подготовке к проверке в первую очередь.

КТО МОЖЕТ ПРОВЕРИТЬ АРХИВ?

С одной стороны, Минкультуры России проверять архив простой российской организации не будет. Во всяком случае, это большая редкость. С другой стороны, проверить то, как и в каких условиях хранятся документы, может любая контролирующая инстанция.

Проверить архив организации, не являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, могут:

• Роскомнадзор, если заподозрит, что персональные данные граждан в организации недостаточно защищены;

• налоговая инспекция (проверяет архив бухгалтерии);

• инспекция по труду (проверяет архив по личному составу),

а также любое другое контролирующее ведомство. Например, работники Минздрава России могут явиться проверять архив частной стоматологической клиники.

Организации – источники комплектования государственных (муниципальных) архивов, помимо всех перечисленных выше инстанций, проверяет тот архив, которому организация подведомственна.

Регулярным проверкам подвергаются организации, работающие в тех сферах деятельности, для которых существуют особые правила ведения архивного дела: страховые организации, медучреждения, банки и др. Так, архивы нотариальных контор в обязательном порядке один раз в четыре года проверяет нотариальная палата. Не пройти эту проверку нельзя, иначе работникам конторы придется в ближайшем будущем искать другую работу.

Проверяется абсолютно все, начиная от того, какая дверь отделяет архив от остальных помещений, и заканчивая нумерацией листов в томах и точностью указания крайних дат на обложках дел.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ НУЖНО ПОКАЗАТЬ ПРИ ПРОВЕРКЕ?

В день проверки нужно приготовить комиссии ряд документов: их будут внимательно просматривать в первую очередь.

Положение об архиве

Если архив организации существует как структурное подразделение, то должно быть и положение о нем. Это необязательный документ (как, например, положение о персональных данных в организации), но проверяющим нужно будет показать, на основании чего работает архив и где описан его функционал.

Положение об экспертной комиссии

Еще одно положение, которое необязательно, но без которого будет тяжело пройти проверку – положение об экспертной комиссии. Проверяющие должны убедиться, что решения об установлении сроков хранения, об уничтожении документов принимаются в организации коллегиально, компетентными должностными лицами, а не секретарем-делопроизводителем.

Номенклатура дел

Проверочной комиссии нужно предоставить номенклатуры дел за период проверки. Содержание номенклатуры дел проверяющих не интересует, но большое внимание будет уделено ее оформлению и информации по закрытию.

 Оформление. Номенклатура дел оформляется в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях[1] (далее – Правила 2015) и Методическими рекомендациями по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях[2] (далее – Методические рекомендации).

На каждый год должна быть своя номенклатура, которая утверждается руководителем организации в декабре предшествующего года (номенклатуру на 2018 год необходимо было утвердить в декабре 2017 года).

В разделах номенклатуры не должно быть белых пятен – резервных индексов, которые так любят оставлять по просьбам коллег составители номенклатур. В Методических рекомендациях (п. 1.1.1) говорится о двух-трех «резервных (свободных) индексах дел», которые следует оставлять в конце каждого раздела. Но, во-первых, резерв всегда оставляется в конце, а во-вторых, лучше оставить даже не готовые индексы, а пустые строки. Если новое дело будет заведено, тогда их и заполнят. В середине раздела пустых строк или индексов быть не должно.

 Закрытие. На проверку представляются номенклатуры дел за разные годы, что называется, «в закрытом виде», т.е. с заполненной третьей графой, составленной и подписанной итоговой записью. Эту операцию в архиве нужно выполнять ежегодно.

Организациям – источникам комплектования государственных архивов дополнительно нужно продемонстрировать визы согласования своих номенклатур и итоговых записей к ним с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, а также документы о том, что сведения из итоговых записей были направлены в госархив.

Архивные описи

Обязательные документы в архиве каждой организации, включая и «неисточники», – архивные описи дел: постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу[3]. Если в делопроизводстве организации образуются электронные документы, то список дополняется описями электронных дел постоянного хранения и электронных дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Формы всех описей имеются в Правилах 2015 (приложения № 14–18).

В отличие от номенклатуры дел, где содержится общее количество единиц хранения каждого дела, в описи каждая единица хранения представлена отдельно, с указанием крайних дат и количества листов в ней.

Акты об уничтожении дел

Важнейший документ, спасший от неприятностей не одного генерального директора, – акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению. Его форма содержится в Правилах 2015 (приложение № 21).