Должностные обязанности секретаря: как ограничить неограниченное

Часто у секретаря нет должностной инструкции или она просто формальная. Руководитель не спешит обозначить основные обязанности своего ассистента. В результате помощник вынужден заниматься всеми делами сразу. Расскажем, какие меры нужно принять, если вы попали в такую ситуацию.

СНЕЖНЫЙ КОМ ОБЯЗАННОСТЕЙ

Можно бесконечно смотреть на огонь, воду и на то, как работают другие. А еще можно бесконечно рассуждать об обязанностях секретарей и помощников руководителей, пытаясь понять, каким образом их стандартизировать и нужно ли это делать.

Мы уже писали о том, что перечень обязанностей секретаря зависит от компании, ее сферы деятельности, ситуации в мировой экономике, представлений руководителя о прекрасном и прочих, порой весьма неожиданных, обстоятельств.

Более того, практика показывает, что и внутри одной организации секретари могут выполнять совершенно разную работу. В результате до сих пор часты ситуации, когда у помощника руководителя нет должностной инструкции или этот документ носит исключительно формальный характер. Происходит так потому, что начальник понимает: нельзя ограничивать обязанности секретаря четко определенным списком, ведь никогда нельзя угадать, что еще ему нужно будет поручить. В итоге перечень обязанностей растет как снежный ком, и вскоре мы понимаем, что на вопрос: «Что ты делаешь на работе?» – самый простой и правдивый ответ будет: «Все».

Сложно однозначно сказать, хорошо это или плохо. Ответим так: если вам нравятся возложенные на вас обязанности, то хорошо. Если же нет, то, скорее, плохо. Но есть еще ряд плюсов и минусов, которые могут определить ваше отношение к сложившейся ситуации.

Если вы на работе попали в такую ситуацию и понимаете, что недостатков в ней гораздо больше, чем преимуществ, нужно начинать действовать. Прежде всего для того, чтобы сохранить свое душевное и физическое здоровье.

ПРАВИЛА ВЫЖИВАНИЯ

Используйте должностную инструкцию

1. Самое главное: каков бы ни был список ваших обязанностей, что бы ни думал по этому поводу руководитель и какой бы ни была политика компании, для вас обязаны составить должностную инструкцию. И она должна быть актуализирована. Аргумент об актуализации можно использовать и в обсуждении этого вопроса с руководителем. Должностная инструкция не составляется один раз в пятьдесят лет, в нее можно и нужно вносить изменения. Поэтому ее создание не несет никакой угрозы для руководства, зато поможет вам сделать жизнь легче.

2. Если других заинтересованных в вопросе нет, нужно составить инструкцию самостоятельно. На этом этапе можно побороться за те обязанности, которые вам интересны, и постараться избавиться от того, что вы не хотите делать, но вам навязывают. В процессе желательно не спешить, чтобы ничего не упустить.

3. Если в компании уже есть должностная инструкция для вашей должности, проверьте ее на соответствие реальной ситуации и в случае необходимости инициируйте внесение изменений. Здесь важно не только вписать актуальные обязанности, но и убрать те, которые вы не выполняете.

4. Обязательно сохраняйте все варианты должностной инструкции. Скажем, если за год у вас стало в два раза больше обязанностей и это отражено в подписанном руководителем документе, можно использовать этот факт как один из аргументов, если вы решите попросить повышения зарплаты. Также это позволит отказаться от большей нагрузки или станет мотивом в пользу найма еще одного сотрудника. Документально подтвержденная динамика изменений действует на босса намного лучше любых других доводов.

5. К сожалению, даже самая подробная инструкция не способна охватить весь перечень дел, которыми занимается помощник. Скажем, если в ваши обязанности входит выполнение личных поручений руководителя, только эта строчка и будет в документе. А что может скрываться за этими личными поручениями – даже вашему боссу не всегда известно. Например, кто-то из помощников уроки с детьми начальника делает, кто-то одежду его супруге покупает в интернет-магазине. Есть и те, кому повезло: в их ведении только организация отпусков и подарки к праздникам.

Информируйте руководителя

1. Обязательно рассказывайте руководителю о том, что выполняете обязанности за других сотрудников. Если делаете это разово – просто зафиксируйте факт обращения с просьбой. В конце недели может оказаться, что вы помогли половине из двухсот человек, трудящихся в офисе. Такие записи позволят понять, как именно распределяется ваше рабочее время, и собраться с силами для того, чтобы в следующий раз отказать в помощи. Если вы выполняете не свои обязанности на регулярной основе, донесите эту информацию до руководителя. Работа по совместительству должна дополнительно оплачиваться. В идеальной параллельной вселенной, конечно. Но и в реальном мире начальник должен знать, кто из сотрудников чем занимается. И одна из обязанностей секретаря – помогать ему получать эту информацию.

2. Прежде чем начать выполнять за кого-то работу, требуйте согласования с руководителем. Если ситуация позволяет, то и денежной компенсации. С большой долей вероятности тех, кто считает, что на вас можно переложить все то, что другие не хотят делать, станет меньше.

Соблюдая эти правила, вы сможете адекватно оценивать ситуацию и собственную профессиональную компетентность, а кроме того, не позволите другим сотрудникам сесть вам на шею. К сожалению, если объем работы у вас очень большой и задачи разноплановые, они помогут снизить нагрузку только отчасти. Чтобы все успевать и при этом приходить домой раньше полуночи, придется постараться и проявить находчивость и смекалку.

СЕКРЕТЫ МАТРИЦЫ ЭЙЗЕНХАУЭРА

Перегруженному задачами секретарю прежде всего следует обратиться к принципам тайм-менеджмента. Они только на первый взгляд такие неприменимые к жизни. Если умело их использовать, можно значительно улучшить ситуацию.

Про матрицу Эйзенхауэра все, конечно, слышали не один десяток раз. Если верить ей, то все дела можно разделить на четыре категории.

Здесь есть четыре секрета:

1. Квадрат А всегда должен быть пустым.

2. У задач в квадрате B есть четкий срок выполнения.

3. Дела из квадрата С нужно кому-то делегировать.

4. Дела из квадрата D можно вообще никогда не делать.

То есть если ваша работа отлажена верно, вы не будете записывать накануне вечером дела, которые завтра станут важными и срочными. В квадрат А перемещаются дела из квадрата B, если у вас долго не доходят до них руки. Или в нем сразу оказываются задания от руководителя – те, что сопровождаются криками «Сейчас!», «Это очень срочно!», «Нужно было сделать вчера!». А поскольку предсказывать события со стопроцентной вероятностью даже самый опытный секретарь не умеет, в рабочем расписании обязательно должен быть резерв времени на такие непредвиденные задачи.

Увы, организовать резерв не так просто. В первую очередь для этого следует обратить внимание на квадрат D. Все, что вы внесли в него, можно не делать никогда, даже если ваш перфекционизм требует обратного. Какие задачи могут сюда войти? Разбор документов за последние двадцать лет, выполнение данного себе сто лет назад обещания пересадить цветы и помощь другим работникам, даже если вас об этом не просили.

Только кажется, что нет ничего страшного в том, чтобы самой отнести документы, не дожидаясь курьера. Или найти билеты шефу через интернет, несмотря на то что у компании заключен договор с агентством или для таких целей нанят специально обученный человек. На самом деле все это отнимает много времени, расхолаживает других сотрудников, обременяет вас дополнительной ответственностью. Если нет острой необходимости и шеф не стоит за вашим плечом, горестно вздыхая, зачем искать ему билеты самой? Почему не обратиться к профессионалам? Если вы делаете это лучше и все успеваете, скажите руководителю о возможности сэкономить на услугах сторонней организации и обговорите оплату за выполнение должностных обязанностей.

Следующим шагом в наведении порядка в делах должно стать упорядочивание задач из квадрата В. Все задачи в нем должны иметь четкий срок выполнения. Если это поручения от руководителя, уточните срок напрямую у него. Если обратился кто-то из сотрудников, также просите назвать вам дату и время.