Корпоратив онлайн? Да, это возможно!

Если бы нам еще весной сказали, что онлайн-мероприятия будут популярны по всей стране, мы бы не поверили. А сейчас можно получить заявку на интерактивный корпоратив для компании с тремя филиалами в разных городах. Отсутствие живого общения и офлайн-мероприятий снижает мотивацию в работе и ослабевает командный дух. Очевидно, что в режиме реального времени можно и нужно что-то организовывать и проводить. Онлайн-мероприятия стали решением для команд нового поколения в постпандемичный период. Они помогают не просто отпраздновать, но и показать коллегам, что компания, несмотря ни на что, успешно работает, ценит вклад каждого и готова идти дальше. Из статьи вы узнаете, как организовать онлайн-корпоратив для удаленных сотрудников пошагово.

ОНЛАЙН-МЕРОПРИЯТИЯ КАК НОВАЯ РЕАЛЬНОСТЬ

Пандемия заставила многие организации перевести сотрудников на удаленную работу, однако потребности в полноценной корпоративной жизни меньше не стало.

Все вы хорошо знаете, что во время корпоративного мероприятия участники раскрывают себя и свои интересы. Это в свою очередь помогает компании объединиться и порой даже решить конфликтные ситуации. После любого мероприятия большинство команд начинают работать гораздо продуктивнее, что легко объяснить: общий эмоциональный фон нормализуется, если не сказать больше – улучшается.

Мы занимаемся организацией мероприятий уже больше пяти лет. За это время подготовили 80 корпоративов. Но это были очные мероприятия! Поэтому, когда в мае к нам пришла первая заявка о проведении корпоратива в онлайн-формате: «Нам нужно сделать день рождения компании, помогите!», немного растерялись. Несмотря на всю опытность в event-бизнесе, мы с командой переживали как первоклашки.

Основные проблемы корпоратива в онлайн-формате были нам очевидны сразу:

• как не потерять участников;
• как развеселить их через экран;
• как сплотить большую команду на удаленке.

Поэтому организатор перед подготовкой к мероприятию должен ответить на ключевые вопросы: на какой платформе планируется трансляция корпоратива? Каким видится графическое наполнение площадки? Где будут находиться ведущие (спикеры): в виртуальной или настоящей студии? Какое взаимодействие со зрителями планируется: опросы, голосование, вопросы, розыгрыши, подключение к площадке?

В отличие от очных при организации онлайн-мероприятий появляются такие новые позиции, как:

• техническое обеспечение прямой трансляции;
• модераторы чатов и Zoom-комнат (люди-координаторы и адаптации зрителей);
• лендинг / управление сайтом;
• аренда студии;
• рассылка e-mail для участников;
• создание программы предварительного вовлечения участников, чтобы больше сотрудников пришло на мероприятие.

Обратите внимание!

Для комфортной организации онлайн-мероприятия нужно отводить один месяц.

Где проходит корпоратив?

Для проведения онлайн-корпоратива требуется единая платформа, которая позволит собрать всех сотрудников и погрузить их в смоделированную реальность. Платформой может выступать мультифункциональный сайт с прямой трансляцией. Основой корпоратива является прямая трансляция. В дальнейшем она дополняется чатами, активными ссылками, запускающими переходы на другие активности. Трансляция мероприятия может проходить как на сайте компании, так и в социальных сетях или через закрытую платформу подрядчиков. На event-рынке есть такие технические подрядчики со своими платформами, как Facecast, Sputnic, Comdi и др.

Принципы работы таких ресурсов следующие:

• Сигнал с камеры поступает в Сеть. Снимать можно разными устройствами, будь то веб-камера, встроенная в ноутбук, или профессиональное оборудование.
• Видео кодируется и доходит до стриминг-платформы[1].
• На стриминг-платформе видео преобразуется (в разное качество, форматы и пр.) и направляется в сети доставки контента CDN.
• Через CDN видео доставляется конечному пользователю.

Процесс простой, но нюансов его организации масса. Многое зависит от выбранной площадки: ее протоколов передачи видео, стека инструментов и настроек, которые она предоставляет. Цена таких подрядчиков начинается от 100 000 рублей и может достигать 1 000 000 рублей в зависимости от задачи.

План подготовки онлайн-мероприятия

На примере разберем, как составлять детальный план подготовки онлайн-корпоратива для компании на 250 человек. В нашем случае запрос звучал так:

Мы хотим отметить день рождения компании весело и непринужденно. Все друг по другу соскучились и хотят пообщаться, зарядиться и получить удовольствие от проведенного вместе времени, несмотря на расстояние.

Для проведения онлайн-корпоратива нужно пройти девять этапов.

Этапы с первого по седьмой – подготовительные. Восьмой – основной. Девятый этап – последний, его проходят после проведения мероприятия. Рассмотрим их пошагово.

ШАГ 1. БРИФ

Первоначально бриф заполняли клиенты или лица, которые принимают решения. В нем фиксировались все договоренности между заказчиком и исполнителями: дата, число участников и их ключевые характеристики, продолжительность, повод к проведению мероприятия, цели, задачи и ожидания от проекта.

ШАГ 2. СМЕТА

Смета включала в себя позиции: создание сайта под мероприятие, рассылка по e-mail, аренда студии, техническое сопровождение прямой трансляции, ведущий прямой трансляции, онлайн-квиз[2], развлекательные Zoom-комнаты, модератор мероприятия, гонорар организаторов. Бюджет проекта составлял 675 000 рублей. На этом этапе заключался договор и в приложении расписывалась смета по всем позициям проекта.

Обратите внимание!

Если сравнивать онлайн-мероприятие с офлайн-, то первое намного выгоднее за счет исключения ресторана, трансфера и аренды помещения.

ШАГ 3. СОЗДАНИЕ КОМАНДЫ

На этапе подготовки команда исполнителей состояла из четырех человек, а именно: руководитель проекта, режиссер-сценарист, технический директор, дизайнер.

На репетиции (см. шаг 6) и непосредственно на мероприятии (см. шаг 8) в команде было 20 человек. В нее входили: руководитель проекта, режиссер-сценарист, технический директор, дизайнер, режиссер, оператор и ведущий трансляции, видеооператоры, звукорежиссер, модераторы и ведущие Zoom-комнат, фотограф.

ШАГ 4. СЦЕНАРНЫЙ ПЛАН МЕРОПРИЯТИЯ

При составлении сценарного плана следует учитывать время мероприятия – распределить его так, чтобы участник не успел соскучиться и устать от тех активностей, которые будут транслироваться через экран компьютера или телефона. Лучше уложиться в два-три часа. Это наиболее комфортное время для проведения интерактивного мероприятия. Наш опыт показал, что обычно есть 20–30 человек, которые еще час с удовольствием продолжают общаться с коллегами в онлайн-баре.

При разработке сценарного плана нужно учесть следующие моменты.

1. Программу мероприятия начинаем всегда с вступительного слова руководства.

2. Далее приглашаем в прямой эфир коллег, желающих поздравить с праздником, и взаимодействуем с участниками через общий чат.

3. Следом открываем мероприятие онлайн-квизом, который проходит при участии ведущего в прямом эфире и зрителей со своими смартфонами. По QR-коду игроки переходили в приложение на телефоне, регистрировали свой аккаунт и в режиме реального времени давали ответы по викторине, которые мы тоже могли видеть. Такой квиз можно сделать с помощью программы Menti или Kahoot.

4. После квиза предлагаем участникам заходить в Zoom-комнаты. Мы создали несколько залов: онлайн-бар, интервью «Видеоперевертыш», игры «Где логика?», «Кругосветка», «Детектив», «Игромикс» и «Смехоленд». Всего в арсенале нашей команды – 11 интерактивных комнат, которые могут служить развлекательной частью любого корпоративного мероприятия. Например, игра «Где логика?». Все участники переходят по ссылке в Zoom, там их встречает ведущий. Далее они делятся на команды, а после начинается игра через презентацию и спич ведущего. Та команда, которая быстрее дает ответ, выигрывает.

5. В финале мероприятия устраиваем общую трансляцию. Это необходимо для того, чтобы подвести итоги, услышать впечатления участников. Яркой кульминацией может стать заранее разработанный видеоконтент (лого из сотрудников, гимн компании, видеоперевертыш) или флешмоб присутствующих в прямом эфире.

ШАГ 5. СОЗДАНИЕ ИЛИ АРЕНДА ВЕБ-ПЛАТФОРМЫ ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ МЕРОПРИЯТИЯ, ЕЕ ГРАФИЧЕСКОЕ ОФОРМЛЕНИЕ

После утвержденной сметы и программы мероприятия нужно переходить к графическому оформлению онлайн-платформы. То есть, собственно говоря, к дизайну. Мы разработали свой уникальный метод организации прямой трансляции и медиаплатформы для свободной адаптации участника по программе мероприятия. В нашем случае отлично подошла всем знакомая Tilda. На ее основе создали ту, которая подходила под задачи проекта и позволяла провести его в нужном ключе. Другими словами, мы получили сайт мероприятия с разными страницами. Одна из них – приветственная. В ней прописан тайминг мероприятия.

Следующая страница – окно с прямой трансляцией и чатом для участников. Ниже располагаются активные ссылки – кнопки для перехода в Zoom-комнаты (рис. 1).

Сайт создается в фирменном стиле компании/мероприятия. Участники должны иметь к нему доступ заранее, чтобы:

• ознакомиться с предстоящим мероприятием;
• зарегистрироваться;
• посмотреть программу мероприятия;
• установить Zoom по инструкции.

При подготовке мероприятия стоит использовать чек-листы[3]. Этот инструмент позволит ничего не упустить из виду, продумать все буквально до мелочей. Чек-лист создает сам организатор под каждое мероприятие, чтобы контролировать выполнение всех задач. Справились с чем-то по проекту – ставим галочку напротив этого пункта и т.д. Тем самым мы уже понимаем, о чем можем не волноваться, а что должны держать под контролем.

Чек-лист онлайн-корпоратива состоит из 10 блоков. На этом шаге они будут такими:

Репетиция – неотъемлемая часть подготовки мероприятия. Ведь именно на этом шаге можно при необходимости внести корректировки в ту или иную его часть (например, сценарий), решить организационные вопросы.

Прежде всего определяем локацию мероприятия. Подойдет офис компании или арендованная студия, куда можно пригласить руководство и гостей. Как только найдена локация включения прямой трансляции, ее нужно посетить. В ней мы проверяем устойчивый Интернет, он должен быть не ниже 100 мбит/сек.

Если в офлайн-мероприятиях важен путь гостя от входа до центрального зала, то в онлайн- важен кадр. На экране зритель будет видеть именно его. Поэтому на репетиции выполняем настройку экспозиции кадра и раскадровку всего мероприятия, тем самым контролируем весь видеоконтент. В студии ставим правильный свет и реквизитный или виртуальный фон для ведущего. Обязательно отрабатываем со всеми ведущими, модераторами и спикерами механику подключения и проведения мероприятия. То есть делаем все для того, чтобы избежать неловких моментов на самом проекте (рис. 2).

На этом шаге чек-лист, помогающий проконтролировать репетицию, выглядит следующим образом:

ШАГ 7. РАССЫЛКА ПО Е-MAIL

Последним пунктом плана при подготовке любого онлайн-проекта стоит рассылка по e-mail. Этот процесс включает три этапа. На первом этапе создаем и отправляем адресату письмо со ссылкой на регистрацию мероприятия (сначала на сайте только регистрация и программа). В тот день, когда оно состоится, с сайта убираем регистрацию, чтобы появилось окно с прямой трансляцией. На втором посылаем напоминание и инструкцию по подготовке к мероприятию. На третьем этапе составляем и отправляем письмо в день мероприятия, чтобы повысить эмоциональный тонус и настроить каждого участника на  праздничную волну.

ШАГ 8. ПРОВЕДЕНИЕ МЕРОПРИЯТИЯ

Общая механика проведения мероприятия приведена ниже (рис. 3).

Для тех, кто впервые организует интерактивный проект, приводим изображение, которое может служить вам подсказкой, что все сделано правильно и работает как надо (речь идет прежде всего о технической составляющей проекта) (рис. 4).

На этом шаге чек-лист, с помощью которого удобно все контролировать, выглядит так:

ШАГ 9. ПОДГОТОВКА И СДАЧА ВИДЕО- И ФОТОМАТЕРИАЛОВ

Прямой эфир и интерактивные Zoom-комнаты записываются в онлайн-режиме. Из этого материала мы монтируем репортажный ролик, на котором сможем увидеть эмоции участников, услышать все самое важное. Такое видео станет отличным напоминанием о прошедшем мероприятии, подарком для всех членов коллектива компании и еще долго будет дарить эмоции.

ПЛЮСЫ И МИНУСЫ ОНЛАЙН-КОРПОРАТИВА

Возможностей для проведения онлайн-мероприятий огромное количество (и их число продолжает расти): тимбилдинг, конференция, деловая игра, презентация новой коллекции, круглый стол. Но у всего есть плюсы и минусы. Попробуем отыскать их в нашем случае.

Считаем, что главный плюс онлайн-мероприятий – магия воссоединения людей в разных точках страны, а порой и мира. То есть теперь мы полностью не зависим от трансфера. К тому же у людей нет ощущения толпы, как на крупных мероприятиях. В онлайн-формате они могут развлекаться в маленьких группах, что позволяет некоторым больше раскрыться, особенно на тимбилдингах. Вместе с тем многим до сих пор привычнее общаться вживую. Да, это минус, но он заставляет нас выходить из зоны комфортного креатива и становиться лучше. Так что и здесь, в очевидном недостатке проведения мероприятия, скрыта особая возможность роста.

Новогодний корпоратив тоже может пройти онлайн. Варианты программ: «Новогодний ТВ-канал», «Конкурс «Евровидение», «Мастер-классы по приготовлению общего новогоднего стола и проведению флешмоба», «Путешествие по странам». Для каждого конкретного случая нужно отыскать свои приемы. Тот же новогодний корпоратив может перейти в новый формат проведения и стать «гибридным» мероприятием. Его суть будет заключаться в том, что одна часть сотрудников находится в офлайн-режиме, а другая – в онлайн-. Так мы соединим города и офисы в реальном времени. Каждый сотрудник сможет сделать творческое поздравление своим коллегам и отправить по Интернету, что позволит нам собрать звезд компании. А в конце можно предложить всем исполнить знакомую песню в онлайн-режиме, но переделать ее текст – вставить что-то о компании, сотрудниках (слова должны отражать тему праздника). Чудо случается здесь и сейчас.

Главный фокус в онлайн-концепциях – это сотрудники. Так, в прямой трансляции и развлекательных программах закладывается контент с ценностью каждого человека в коллективе.

Могу выделить трех китов, на которых стоят онлайн-мероприятия.

***

Не передать словами, какие счастливые лица мы видели во время таких мероприятий! Человеку нужен человек, а еще лучше – неформальное общение и возможность отпраздновать корпоративные события вместе даже на расстоянии! ■

[1]Стриминг (англ. streaming) – потоковое онлайн-вещание. Стриминг-платформа – сервис, с помощью которого пользователь может создать потоковое вещание и позволить другим присоединяться к эфиру и комментировать события в чате.