Взаимодействие организации – источника комплектования и государственного (муниципального) архива. Как согласовывать номенклатуру дел

В статье объясним, почему для организации важно точно знать свой архивный статус, что значит «организация – источник комплектования» и другие понятия архивной сферы, которые помогут лучше разобраться в процессах. Кроме этого, поясним, когда предоставлять на рассмотрение в государственный архив подготовленные номенклатуры дел и при каких условиях номенклатуру дел организации точно согласуют.

Почему важно знать архивный статус организации?

Для организации важно точно знать свой «архивный статус» – то есть знать, является ли она источником комплектования государственного (муниципального) архива или нет. Разберемся, почему.

Причина 1. Работа архивов организаций – источников комплектования и организаций – не источников комплектования регламентирована в нормативных документах по-разному. Есть два основные документа, которые регламентируют работу организаций с архивами и архивными документами:

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ[1] (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ).

2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях^[2] (далее – Правила 2015).

В перечень юридических лиц, которые обязаны соблюдать Правила 2015, входят органы государственной власти, органы местного самоуправления и организации. Но несмотря на универсальность требований, закрепленных в Правилах 2015, их практическая реализация в архиве конкретной организации или компании будет различаться в зависимости от того, является ли она источником комплектования государственного (муниципального) архива или нет. Например, при заполнении форм документов из приложений к Правилам 2015 необходимо учитывать «архивный статус» организации, в зависимости от этого формы следует заполнять по-разному.

Кроме Федерального закона № 125-ФЗ и Правил 2015 в архивной отрасли есть нормативные акты, которые относятся прежде всего к деятельности государственных (муниципальных) архивов и специальных организаций (уполномоченных органов). Для государственных и муниципальных архивов в число основных федеральных документов, регламентирующих работу, входят:

1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях^[3] (далее – Правила госархивов 2020).

2. Методические рекомендации к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях.

В этих документах можно найти ответы на самые распространенные вопросы, которые возникают в ежедневной деятельности специалистов делопроизводственных служб.

Причина 2. Нормативно установлены разные сроки хранения документов для организаций – источников комплектования и организаций – не источников комплектования. Например, в перечнях с указанием сроков хранения (в том числе и в Перечне 2019[4]) зафиксированы разные сроки хранения документов в организациях, которые являются источниками комплектования и в организациях, которые не являются источниками комплектования.

Причина 3. Архивное учреждение, источником которого является организация, закрепляет за организацией куратора. Сотрудники организации – источника комплектования могут получать консультативно-методическую помощь от своего куратора.

С куратором из архивного учреждения можно консультироваться как по телефону или электронной почте, так и при личном общении. Он поможет снять широкий спектр профильных вопросов на различные темы: от экспертизы ценностей и научно-технической обработки документов до составления номенклатуры дел и передачи дел на государственное хранение.

Причина 4. Организации – источники комплектования должны согласовывать свою номенклатуру дел. При этом им следует направлять номенклатуру на согласование экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения (далее – ЭПК). Делать это следует каждые пять лет (см. раздел статьи «Номенклатура дел: уточнение и согласование»).

Причина 5. Организации – источники комплектования должны представлять на рассмотрение ЭПК архивного учреждения описи (годовые разделы описей) дел постоянного хранения и по личному составу. Делать это необходимо не позднее, чем через три года после завершения в делопроизводстве дел. Описи проверяются, рассматриваются, а затем согласовываются (или утверждаются) или возвращаются на доработку в организацию^[5].

Причина 6. Организации – источники комплектования должны представлять на рассмотрение и согласование ЭПК архивного учреждения акты об утрате дел постоянного хранения.

Причина 7. При уничтожении документов организация – источник комплектования в актах о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, должна указывать номера протоколов заседания ЭПК архивного учреждения, на которых были утверждены описи дел постоянного хранения за годы, документы временного хранения за которые выделяются к уничтожению. Например, если в акт внесены документы временного хранения за 2015 год, значит необходимо указать, когда были согласованы описи дел постоянного хранения за 2015 год.

Причина 8. Организации – источники комплектования в некоторых регионах России должны согласовывать с архивным учреждением свои локальные нормативные акты по архивному делу: положение об архиве, положение о работе экспертной комиссии и т.д.

Причина 9. Организации – источники комплектования должны предоставлять паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию по состоянию на 1 декабря текущего года^[6].

Причина 10. Порядок сдачи документов в архив при ликвидации организации – источника комплектования и организации – не источника комплектования будет отличаться (Таблица 1).