Переходим на подписание документов электронной подписью: пять вопросов от предприятия

На предприятии КАО «Азот» перешли на подписание распорядительных документов (РД) и исходящих писем (ИсхД) электронной подписью.

Возникли следующие вопросы.

Вопрос 1. Поскольку регистрация РД и ИсхД осуществляется после подписания, на подписанном документе не отражаются дата и номер, являющиеся обязательными реквизитами документа. Примут ли такой документ государственные органы (Росреестр, налоговая служба)? Если производить резервирование регистрационного номера и даты и проставлять эти данные на документе перед подписанием, то что делать, если документ не будет подписан или же будет подписан, но, например, на следующий день или через неделю? Дата регистрации и дата электронной подписи будут отличаться.

В традиционном бумажном делопроизводстве такая последовательность действий – сначала подписание, затем регистрация документа – проблем не вызывает, поскольку нет никаких проблем с тем, чтобы проставить в документе дату и регистрационный номер после его подписания руководством.

Но даже и в этот «золотой бумажный век» существовала практика регистрации задним числом, резервирования регистрационных номеров и т.п., потому что не всегда потребности деловой деятельности удавалось вписать в рамки традиционных требований к делопроизводству. И в подавляющем большинстве случаев к таким отступлениям относились терпимо.

Особенностью подписания документов усиленной электронной подписью (далее – УЭП) является то, что используемая для этих целей криптографическая технология закрывает документ от внесения любых последующих, даже малейших изменений, то есть добавить в документ что-то можно, но только вот УЭП тут же перестанет проверяться и документ может стать недействительным.

В классическом бумажном делопроизводстве специалисты старались не допускать пропусков в регистрационных номерах. Однако сегодня, с моей точки зрения, необходимо определиться с тем, какие задачи решает регистрация, и сплошная нумерация самоцелью точно не является!

Для того чтобы все реквизиты электронного документа были заполнены, необходимо, чтобы регистрационный номер и дата регистрации были внесены в него до момента его подписания УЭП.

Одним из вариантов может быть выстраивание данного процесса таким образом, чтобы при выдаче команды на подписание документа автоматически запускался процесс регистрации и только после этого начинался процесс формирования УЭП.

Еще один вариант – регистрация перед подписанием. При этом либо придется мириться с пропусками в нумерации, либо де-факто повысить степень подотчетности и сохранять неподписанные руководителем документы наравне с подписанными, что на самом деле имеет смысл, поскольку остаются более полные следы принятия руководством ответственных решений.

Наконец, следует иметь в виду, что юридическая и доказательная сила документа во многих случаях не зависят от наличия сведений о его регистрации в организации – достаточно того, что он подписан уполномоченным лицом. По сути регистрационные данные обязательны только тогда, когда такое требование прямо установлено законом, нормативными актами или договорами. Особенно это справедливо для документов, не относящихся к категории организационно-распорядительных.

Вопрос 2. Легитимно ли в случае подписания РД задним числом, когда дата на документе существенно ранее даты подписания, внесение в текст докумета фразы: «…вводится в действие или распространяет действие…»?

Думаю, не нужно доказывать, что подписание задним числом – верный признак непорядка в процессах принятия решений и/или их документирования. Процессы и регламенты всегда можно перестроить так, чтобы избежать подобных сомнительных действий.

Если мы внимательно посмотрим на любой управленческий документ, то в нем обнаружим несколько юридически значимых дат, важных для документирования любого управленческого решения, и ключевой обычно является дата вступления документа в силу. Если это явным образом не оговорить, то разница в датах может создать дополнительные проблемы при использовании документа и стать поводом для его оспаривания.

В Трудовом кодексе Российской Федерации (далее – ТК РФ), например, предусмотрена возможность распространения норм на отношения, возникшие до введения закона или иного нормативного правового акта в действие. К локальным нормативным актам эта норма не применяется.