Жизнь и архивные приключения личного дела в организации

Личные дела рождаются и живут в отделе кадров, а потом уходят на пенсию в архив. Если кадровик с архивистом договорятся правильно оформлять личные дела работников, они смогут существенно облегчить друг другу работу.

На примере личного дела логиста Евдокима Фунтикова разберем, нужно ли вести личные дела, какие документы можно и нельзя включать в дело, как правильно оформить личное дело уволенного работника для передачи в архив на длительное хранение, как оформить архивные описи, в которых учитывают личные дела.

Главные вопросы о личном деле

Личное дело – это систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника.

Прежде чем перейти к жизнеописанию личного дела, ответим на четыре вопроса, которые часто возникают у ответственных за кадровую работу.

1. Обязательно ли нашей организации вести личные дела работников? 

Ведение личных дел не является обязательным для всех организаций.

Так, например, личные дела обязательно формируются в отношении государственных гражданских и муниципальных служащих. В личные дела госслужащих помещают соответствующие документы, содержащие персональные данные, ряд иных сведений о поступлении на госслужбу, ее прохождении, прекращении. Это необходимо для обеспечения деятельности госоргана с учетом законодательства[1].

Большинство работодателей вправе сами решить вопрос о необходимости ведения личных дел работников. Многие негосударственные организации ведут личные дела, поскольку это позволяет систематизировать и упорядочить документы по каждому работнику, что, в свою очередь, обеспечивает быстрый поиск необходимой информации.

2. Я слышала, что мы должны формировать личные дела, потому что обязаны обеспечить сохранность документов по личному составу. А при ликвидации организации мы сдаем эти документы в архив? 

Любая организация должна обеспечить сохранность документов по личному составу, в том числе и личных дел работников, если они ведутся, в течение установленных сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Федерального закона № 125-ФЗ[2]):

• законченные делопроизводством до 1 января 2003 г. хранятся 75 лет;
• законченные делопроизводством после 1 января 2003 г. хранятся 50 лет.

Более детально сроки хранения документов определены в Перечне 2019[3].

Рекомендуем вести личные дела работников и оформлять на хранение личное дело уволившегося работника по всем правилам. Хотя бы для того, чтобы в случае ликвидации организации передать оформленные дела в государственный или муниципальный архив (ст. 23 Федерального закона № 125-ФЗ). Учитывая современные реалии, вряд ли компания будет вести свою деятельность в течение 50/75 лет в том статусе и структуре, как была создана или существует сейчас. И при ликвидации либо серьезной реорганизации (присоединение, укрупнение)[4] документы по личному составу, в том числе личные дела сотрудников, необходимо передать в государственный, муниципальный архив или правопреемнику. В противном случае, несмотря на сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД), есть риск, что работавшие в организации (особенно до введения СЗВ-ТД) не в полной мере смогут подтвердить факты своей трудовой деятельности при реализации своих пенсионных прав или получении иных социальных гарантий.

3. Нужно создавать локальный нормативный акт по ведению личных дел? 

Работодатель должен утвердить локальный нормативный акт (далее – ЛНА), устанавливающий порядок хранения и использования персональных данных работников (ст. 87 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ)).

Если руководство организации приняло решение вести личные дела работников, это надо зафиксировать. Для этого можно либо разработать отдельный ЛНА, либо включить информацию в общий документ по обработке персональных данных, например, в Положение об обработке персональных данных. И уже в нем установить правила и требования к оформлению и содержанию личных дел, порядок их ведения и хранения, в том числе после увольнения работников, должностных лиц, ответственных за это.

Виды документов, включаемых в состав личных дел государственных и муниципальных служащих, определяются законодательством Российской Федерации, иных работников – решением работодателя.

Состав документов личного дела может быть установлен как приказом руководителя организации, так и ЛНА. Удобно издать отдельный приказ, устанавливающий порядок работы с личными делами и регламентирующий состав личного дела.

4. Какие документы можно, а какие нельзя собирать и хранить в личном деле действующего работника организации (то есть до его увольнения)? 

Можно 

К документам, однозначно разрешенным для помещения и хранения в личном деле, относятся те, что напрямую связаны с трудовой деятельностью, например, трудовой договор, оригиналы или копии приказов (о приеме на работу, переводах, увольнении, совмещении и т.п.), соглашение о неразглашении сведений, докладные и объяснительные записки, акты о нарушении дисциплины и другие документы кадрового делопроизводства.

Нельзя 

Иногда в личное дело подкладывают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о страховом номере индивидуального лицевого счета (СНИЛС), свидетельства об идентификационном номере налогоплательщика (ИНН), дипломов и т.д. Все они содержат персональные данные работника. Даже анкета соискателя с фотографией относится к документу, содержащему персональные данные. Поэтому хранить их, не имея установленной или разрешенной законом цели обработки (даже при наличии согласия работника), в том числе в составе личного дела, поскольку это удобно, нельзя.

При трудоустройстве обязательно нужно получить от работника согласие на обработку персональных данных с указанием конкретной цели их использования (ст. 86 ТК РФ). И хотя в докладе Роструда[5] отмечено, что работодатель может хранить копии документов работника (копию паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) в его личном деле при условии получения от работника согласия на хранение и обработку персональных данных, мы рекомендуем отказаться от практики помещения копий личных документов в личное дело.

Эти документы при оформлении можно проверить (ст. 65 ТК РФ), внести данные в личную карточку и возвратить работнику[6].. В личную карточку вносятся сведения из тех документов, которые нельзя хранить в личном деле (паспорта, военного билета, свидетельства о рождении ребенка). Также в карточке повторяют все записи из трудовой книжки о приеме на работу, переводах и увольнении и т.д.

Необоснованное хранение копий личных документов может грозить потенциальными штрафами за нарушение работы с персональными данными при проверках Роскомнадзора[7].

Для юридических лиц:

• от 60 до 100 тыс. рублей – за первое нарушение;
• от 100 до 300 тыс. рублей – за повторное нарушение (ст. 13.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях).

Что делать, если Пенсионный фонд, военкомат запрашивают копии документов, содержащих персональные данные? 

Какие-то кадровики, фактически нарушая законодательство, хранят в не доступном для проверяющих месте копии паспортов, военных билетов, свидетельств о рождении ребенка и др. Какие-то оспаривают запрос этих сведений и ничего не отправляют.

Наш совет. После запроса официального органа затребуйте у работника соответствующий документ, сделайте копию для однократного использования и направьте ее по запросу. Таким образом вы не нарушите закон.