Работа с неконкретными поручениями

Даже опытный руководитель иногда выдает поручения в стиле «пойди туда, не знаю куда, и принеси то, не знаю что». Не потому, что босс хочет вас испытать: возможно, при постановке задачи он куда-то спешил, вел автомобиль или звонил из места с отвратительной мобильной связью. Какой бы ни была причина неконкретного поручения, выполнять его придется. Давайте рассмотрим некоторые расплывчатые задачи и способы, как с ними работать.

Неконкретные поручения: как они появляются?

У термина «поручение» несколько десятков определений, которые, в сущности, сводятся к следующему:

Это задание, которое ставят перед исполнителем и которое необходимо завершить в обозначенном формате к установленному сроку.

Исходя из данного определения, руководителю при выдаче поручения нужно сделать акцент на таких составляющих, как:

1. Цель поручения и конкретные действия.
2. Формат отчета.
3. Исполнитель (или исполнители).
4. Дедлайн.

Рассмотрим на примере.

Если какого-либо фрагмента поручения у вас нет, оно становится неконкретным. Работать в таком случае в разы сложнее.

Причины, по которым задача становится неконкретной, можно условно разделить на четыре группы.

1. Отсутствие времени у руководителя

Руководитель может позвонить секретарю или помощнику с деловой встречи, заседания совета директоров или во время короткого перерыва перед выступлением на конференции и быстро надиктовать несколько поручений. Задачи, которые ставят в спешке, чаще всего сумбурные: неясно, кто должен их выполнить, в какой срок и каким образом. Такие же неточные поручения секретари получают, когда руководитель звонит из самолета, который вот-вот взлетит, или из зарубежной поездки с дико дорогим роумингом.

Однажды босс позвонил мне за две минуты до начала презентации нашей компании на экономическом форуме и кинул всего пару фраз: «Отчет за 2018-й, на почту, пусть позвонят». И повесил трубку. Какой отчет? Кто его должен сделать? Когда позвонить? Уточняющих вопросов была сотня, а спросить уже было не у кого. (О том, как справиться с такой ситуацией, см. дальше в статье.)

2. Расплывчатое поручение в голове руководителя

Нередко босс не может точно выразить свое желание или сформулировать задачу. Такое случается, когда руководитель не помнит конкретного названия места или имени человека, сомневается в дате встречи или совещания, не знает, кто точно должен этим заниматься. В некоторых случаях начальник дает расплывчатые поручения, поскольку не силен как управленец: не знает о техниках постановки целей (SMART и др.) или полагает, что сотрудник знаком с внутренней кухней, а значит, сам разберется.

Вам поступило поручение:
«Найди то письмо, которое мы отправляли заказчику по поводу повторной оплаты. Это было либо в этом году, либо в конце прошлого. Там еще было что-то про задержку поставки. Или это было в отдельном письме. В общем, спроси у Петрова. Выясни, отправляли ли мы такое письмо, и принеси мне его». Было ли это послание? Неизвестно. А если писем в компании обрабатывается по сотне в день?! На поиски того самого может уйти несколько суток. И Петров не вспомнит о таком письме. В общем, кругом одни непонятки.

3. Технические проблемы при выдаче поручения

Руководитель звонит своему секретарю или помощнику, но из-за проблем с мобильной связью на том конце провода человек может расслышать только первое слово и последнее из предложения, которое произносит начальник. Или направляет послания с поручениями, которые не доходят до адресата по причине отсутствия Интернета либо поступают в неправильном порядке.

4. Особый стиль руководителя

Редкие начальники любят разжевывать поручения для своих подчиненных. Большинство считает, что хороший работник все схватывает на лету и понимает с полуслова. Возможно, где-то есть та самая идеальная компания, где дела обстоят подобным образом. Мой опыт говорит об обратном: чем увереннее босс в том, что подчиненный сам догадается, как и когда нужно выполнить задачу, тем больше вероятность, что работник сделает не то и не так.

Один из моих начальников на уточняющие вопросы по поручению любил отвечать: «Удиви меня». Это означало: «Придумай способ, как это сделать, и как можно скорее. Ни о чем меня больше не спрашивай».

Если руководитель работает в таком режиме не одно десятилетие, то переделать его будет крайне сложно. Секретарям и помощникам придется приспосабливаться: задавать нужные вопросы и кооперироваться с коллегами. Но об этом дальше.