Инструкция по делопроизводству: общая информация

Мы начинаем цикл статей, посвященный составлению локальной инструкции по делопроизводству. В каждом новом материале будем рассматривать один раздел документа – подробно расскажем о том, какая информация должна в нем содержаться, из каких источников ее лучше брать, а также приведем пример текстового содержания.

Особое внимание уделим электронным документам, которых становится все больше. Многие компании переводят в электронный вид не только информационно-справочные, но и распорядительные документы, и даже локальные нормативные акты (далее – ЛНА).

В вводной статье подготовимся к созданию инструкции по делопроизводству организации и ответим на вопросы, на основе каких федеральных нормативных и методических документов она создается, как выстроить ее структуру, как работать над текстом.

Необязательный, но необходимый ЛНА 

Действительно, инструкция по делопроизводству не относится к ЛНА, которые непременно должны быть в каждой организации, как, например, Правила внутреннего трудового распорядка или Положение о персональных данных. Иметь инструкцию по делопроизводству обязаны только государственные органы и подведомственные им организации[1]. Коммерческие организации приходят к мысли о создании инструкции сами, когда появляется необходимость стандартизировать процессы, связанные с обработкой документов.

О том, что компании необходима инструкция по делопроизводству, свидетельствуют четыре проблемы:

1) отсутствуют утвержденные формы бланков, и для создания документа исполнители либо придумывают каждый свою версию, либо используют придуманные ранее. Этот ненужный креатив требует времени, которое оплачивает работодатель;

2) документы постоянно теряются (и виноватым в этом, как правило, делают исключительно секретаря);

3) директор отписывает входящие документы в никуда: резолюция поставлена, а до исполнителя документ или не дошел (опять, кстати, виноват секретарь), или исполнитель не понял поставленную задачу и неправильно ее выполнил;

4) хранение документов не осуществляется вообще, а архив компании напоминает свалку макулатуры.

Разработка и – главное – внедрение инструкции по делопроизводству поможет решить эти проблемы.

Нормативные документы – основа для разработки инструкции

Фундаментом будущей инструкции по делопроизводству рекомендуем сделать Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству[2]. Это один из самых молодых нормативно-методических документов широкого использования, то есть подходящих для всех организаций. Важно, что в основе рекомендаций здесь лежит электронный документооборот. В Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству много внимания уделяется не только созданию и учету, но и хранению электронных документов. Рекомендации обязательны для применения в государственных органах и органах местного самоуправления. Для всех остальных компаний они носят справочный характер.

Пригодятся и Правила делопроизводства. В этом небольшом по объему документе установлены такие очевидные вещи, как необходимость заниматься делопроизводством в компании, иметь для этого специализированное структурное подразделение и т.д.

ГОСТ Р 7.0.97-2016[3] – следующий по значимости документ. Отсюда составитель инструкции возьмет общие правила оформления документов и реквизитов, формы бланков и титульного листа для ЛНА. К стандарту имеются Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016[4].

В качестве канвы для будущей инструкции очень подходит Примерная инструкция по делопроизводству[5]. Из нее можно позаимствовать структуру регламента: взять те же разделы, постепенно заполняя их собственным текстом. Рекомендуем взять также общий порядок изложения, последовательность информационных блоков и приложений к ним.

В работе над разделом «Термины и определения» выручит ГОСТ Р 7.0.8-2013[6].

Раздел инструкции, посвященный архивному хранению документов, может быть составлен на основе Правил 2023[7].

Как писать инструкцию

Речь идет о технической стороне вопроса, и понимать его стоит буквально. Инструкция по делопроизводству представляет собой довольно объемный текст, который в некоторых компаниях переваливает за полторы сотни страниц. Откуда его брать?

Инструкция создается (набирается) вручную. Выше мы перечислили несколько источников для написания регламента, каждый из которых пригодится в создании того или иного раздела. Но набирать текст автору инструкции по делопроизводству предстоит самостоятельно, списывая его с источников. Операция «копировать – вставить» здесь не подходит. Универсальный текст из любого источника должен быть адаптирован под конкретную компанию, необходимо приводить примеры, понятные работникам этой организации. Кроме того, ручной набор текста не оставит в инструкции коммерческой организации фраз типа «документы государственного органа или органа местного самоуправления», а при «копировать-вставить» их очень даже легко пропустить.

Текст инструкции структурируется. Он делится на разделы, каждый раздел – на подразделы, пункты, подпункты. Всего ГОСТ Р 7.0.97-2016 допускает не более четырех уровней рубрикации.

Изложение текста инструкции ведется от третьего лица: «работники Компании создают документы», «исполнитель направляет проект документа» и т.д. Инструкция – нормативный документ в организации, поэтому в ней не нужно стесняться использовать такие слова, как «должен», «запрещается», «обязан», «не допускается» и т.п. Стиль изложения должен быть императивным.