Новые архивные правила: что изменилось с 17 сентября

17 сентября начали действовать новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Росархива от 31.07.2023 № 77; далее – Правила 2023, новые Правила), которые заменили Правила 2015[1]. В статье кратко охарактеризуем Правила 2023, уделим внимание новеллам, которые важны в практической деятельности архивиста и делопроизводителя, и прокомментируем положения, которые могут вызвать вопросы.

И Правила 2015, и Правила 2023 обязательны для исполнения органами государственной власти, местного самоуправления и организациями – источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации. При этом положения Правил 2023 могут использовать как рекомендательные государственные и негосударственные организации, в деятельности которых не образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и которые не являются источниками комплектования.

И Правила 2015, и Правила 2023 не распространяются на работу с архивными документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Правила 2023 описывают архивную работу как с бумажными, так и с электронными документами (далее – ЭД).

Далее расскажем, как изменилась структура Правил 2023 по сравнению с Правилами 2015.

Структура новых правил

Разделы Правил 2023: 19 вместо 7

Как мы помним, Правила 2015 подразделяются на разделы в соответствии с функциями архива: «Организация хранения документов», «Учет документов», «Использование документов», а также на разделы, посвященные передаче документов архива на государственное хранение и при реорганизации или ликвидации организации (Схема 1).

Правила 2023 имеют сложную структуру и содержат 19 разделов, причем в качестве отдельных выделены вопросы, ранее рассматриваемые в русле указанных выше направлений, а именно: «Экспертиза ценности документов», «Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов», «Организация передачи дел на хранение в архив», «Обеспечение сохранности архивных документов».

В новые Правила дополнительно включены разделы «Организация комплектования, хранения и учета электронных архивных документов», «Подготовка дел, содержащих документы на бумажном носителе и электронные документы к передаче в архив», «Организация хранения, комплектования и учета аудиовизуальных документов», «Копирование архивных документов», «Организация работы по оформлению итогов рассекречивания архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну», «Изъятие архивных документов» (Схема 2). Названия новых разделов выделены полужирным начертанием.

Представление материала в Правилах 2023 требует от пользователя большей самостоятельной работы, чем при использовании Правил 2015. Потому что структура новых Правил, к сожалению, не следует логике основных архивных процессов в организации (Схема 3).

Как практику пользоваться новыми Правилами

Допустим, работник проводит подготовку дел к передаче в архив. Прежде всего ему придется ознакомиться с разделом «Организация передачи дел на хранение в архив», где содержится описание общей последовательности действий, а затем обратиться, например к разделу об экспертизе ценности документов.

Приложения: формы почти не поменялись 

Как и в Правилах 2015, в приложениях к Правилам 2023 приводятся учетные и иные формы документов (см. Схемы 1 и 2), используемые в архивах организаций. Они практически не были обновлены. Но есть изменение, которое касается формы обложки дела.

При разработке Правил 2015 на обложке дела был оставлен лишь один архивный шифр (Приложение № 28 к Правилам 2015). Последовали отклики практиков, сообщавших о том, что шифр в двух углах обложки удобнее. В Правилах 2023 пожелание учли (Приложение № 6).

Далее уделим внимание новеллам[2], которые важны в практической деятельности архивиста и делопроизводителя, прокомментируем положения Правил 2023, которые могут вызвать вопросы.