Персональный ассистент. Работа(й) над ошибками

Одна ошибка – это не катастрофа. Никто не идеален.
Катастрофа – это когда ваши ошибки повторяются постоянно.
Джим Рон

Из статьи вы узнаете:

• почему промахи в работе личного помощника могут дорого стоить всей компании;
• каковы самые распространенные ошибки ассистентов;
• что делать, чтобы избежать недочетов или свести их к минимуму;
• как ассистенты руководителей справляются с провалами и выходят из каверзных ситуаций.

Ошибки = опыт

Никогда не ошибается лишь тот, кто ничего не делает. Мы часто забываем об этом, а зря. Поразмышляем о том, почему совершать ошибки – это нормально, какие недочеты чаще всего допускают ассистенты и как можно свести их к минимуму.

Почему ошибки важнее достижений

Личный помощник руководителя часто кажется нам идеалом, до которого невозможно дотянуться. Он всегда собран, предупредителен и безупречен. Эти качества шлифуются годами, ведь работа с первыми лицами компаний требует от ассистента огромной ответственности, постоянного развития и гибкости. Быть под стать своему руководителю и удерживать профессиональную планку сложно: боссам приходится менять условия ведения бизнеса, трансформировать организации, обновлять стратегии. Таковы внутренние и внешние вызовы нашего турбулентного времени.

Однако у ассистента, как у любого человека, бывают свои взлеты и падения, успехи и неудачи, моменты славы и провалы. Достижениями и победами принято активно делиться. О недочетах часто молчат. Но ведь важные уроки мы извлекаем из ошибок, это – часть нашего опыта. Вспомните: обжегшись один раз, ребенок больше уже не дотронется до огня. Забыв о дне рождения друга, мы поставим напоминание в календарь. Потеряв крупную сумму денег, станем осмотрительнее. Однажды опоздав на самолет, возьмем за правило приезжать в аэропорт заранее.

Догадываетесь, почему я решила написать о часто встречающихся ошибках в работе ассистентов? Чтобы помощники могли проанализировать свои промахи и поразмыслить над чужими, обозначить сильные и слабые стороны, посмотреть, что же можно улучшить в собственной деятельности и как скорректировать недочеты. Ведь только так можно расти и профессионально, и личностно. Ну а те, кто только начинает свою карьеру, извлекут полезные уроки на будущее. Предупрежден значит вооружен!

Как ассистенты работают над ошибками

Общаясь с коллегами-ассистентами ежедневно, замечаю, сколько всего они предпринимают, чтобы работать безупречно. Совершив ошибку, переживают, анализируют, раскладывают все по полочкам и прокручивают в голове. Многие же и вовсе уверены в том, что не имеют права сделать что-то не так. Как-то я выразила свое восхищение напарнице, заметив, что она никогда не теряет самообладания, умеет все контролировать и решать. Ее работа идеальна! На мои комплименты она ответила: «Дело в том, что на прошлом месте за ошибки у меня вычитали деньги из зарплаты». Надеюсь, вам не придется сталкиваться с такими работодателями.

Я решила узнать у ассистентов разных компаний, что они думают о своих ошибках. Приведу несколько ответов.

«Стараюсь не ошибаться».
«Не могу вспомнить. Ведь ошибки быстро стираются из памяти, настолько неприятно о них вспоминать».
«Ох, было дело. Не могла даже шефу СМС отправить, звонила ему лично, чтобы принести извинения».
«Помню, босс в шутку сказал, что увольняет меня... из-за какого-то недочета. Я почти начала собирать вещи, настолько сильным был страх, что за ошибку могут уволить».
«Мой рецепт – перепроверять все не дважды, а трижды! Только так ошибки сводятся к минимуму».
«Стараюсь избегать серьезных ошибок, а мелкие недочеты исправляю на лету, обычно – до того, как их заметят окружающие».

Вывод: с опытом ассистенты учатся сводить ошибки к минимуму. Они обязательно перепроверяют и уточняют информацию, быстро обнаруживают опечатки и довольно смело указывают коллегам на их промахи, так как хорошо знают требования руководителя. А еще обращаются за помощью, если их знаний и навыков недостаточно. И всегда прислушиваются к своему состоянию, ведь риск совершить ошибку высок, когда человек перегружен или очень устал.

Личные помощники часто работают в условиях неопределенности, действуют в ситуациях, когда нужно предугадать и догадаться, поэтому их интуиция очень развита. Они знают, какие встречи назначить до обеда, а какие – после, кто из сотрудников сдаст отчет в первую очередь, а кто, как всегда, будет тянуть до последнего, какую задачу выполнить прямо сейчас, а какую – отложить, ведь требования к ней могут измениться и не раз, а то и вовсе решат подождать до лучших времен. Развитая интуиция помогает предупреждать ошибки.

Особенно важно сохранять самообладание, не застревать в своих ошибках и не рвать на себе волосы. Как говорил Уинстон Черчилль: «Успех – это способность шагать от одной неудачи к другой, не теряя энтузиазма!».