Как оформить справочные данные об организации?

Из шпаргалки вы узнаете, что включают в реквизит 08 «Справочные данные об организации», в каких документах и каким образом оформляют справочные данные. И  что делать, если данные организации изменились?

1. Что такое справочные данные об организации?

Справочные данные об организации – реквизит 08 ГОСТ Р 7.0.97-2016[1]. К нему относится целая группа сведений о юридическом лице, необходимых для его идентификации, а также для организации информационного обмена:

• почтовый адрес;
• адрес места нахождения (если отличается от почтового);
• номер телефона, факса (при наличии);
• адрес электронной почты;
• сетевой адрес (при наличии);
• код организации по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций);
• ОГРН (основной государственный регистрационный номер организации);
• ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика / код постановки на налоговый учет).

Отметим, что код по ОКПО, ОГРН и ИНН/КПП включают в состав справочных данных все организации, кроме органов государственной власти и местного самоуправления.

В Методических рекомендациях по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016[2] указано, что перечень этих сведений не является исчерпывающим. Если необходимо, организации могут дополнять их даже данными о лицензиях, патентах и т.д.

2. В каких документах оформляют справочные данные об организации?

Справочные данные об организации являются составляющей частью бланка делового письма. Бланки организации утверждаются, чаще всего – в составе локальной инструкции по делопроизводству (бланки при этом оформляются в качестве приложений к инструкции).

Бланк делового письма, размещаемый в системе электронного документооборота или корпоративной сети для использования, лучше защитить от редактирования. Если редактирование справочных данных будет доступно работникам, секретарю придется каждый раз перепроверять корректность сведений, а также соблюдение норм оформления (шрифты, интервалы) на этапе согласования или регистрации письма.