СЭД «рухнула»! Или что делать с документооборотом, если СЭД перестала работать

Система электронного документооборота (далее – СЭД) – инструмент для автоматизации выполнения делопроизводственных процессов. Если СЭД внезапно перестает работать, то это не должно приводить ни к коллапсу бизнес-процессов, ни к просрочкам, ни к каким-либо еще неприятным последствиям для компании и конкретных работников.

В статье рассмотрим, как при остановке работы СЭД на время или навсегда вести делопроизводственные процессы – от создания до исполнения документа. А также расскажем, как предусмотреть возможный сбой и прописать порядок действий во время него.

Оцените масштабы бедствия

Начать надо с немедленной оценки масштабов бедствия. Отключилась только СЭД или также электричество в здании, доступ в Интернет и локальная сеть компании? Отключение СЭД произошло у всех пользователей или у какой-то группы?

Если отключились СЭД и Интернет, то остается только ждать, когда умельцы исправят ситуацию. Если полетела вся локальная сеть или в здании отключили электричество, то в компании встает вопрос о продолжении рабочего дня. Решать вопросы делопроизводства именно сейчас может быть неактуально, придется отложить их на следующий день. Затем необходимо связаться с ИТ-службой. Как правило, в ней работает человек, ответственный за техподдержку пользователей СЭД в компании и за коммуникации с центральной техподдержкой производителя или оператора СЭД. Только этот человек может сказать, является проблема внутренней, то есть отключение произошло внутри компании, или же она все же внешняя – в организации все в порядке, проблема у оператора.

Также только из ИТ-службы придет ответ, сколько времени займет исправление ситуации. Дальнейшие действия секретаря в работе с документами будут зависеть от того, когда специалисты вернут СЭД в рабочее состояние.

Могут быть следующие варианты:

• СЭД заработает через час;
• СЭД заработает на следующий день;
• СЭД заработает через несколько дней;
• СЭД не заработает никогда.

Рассмотрим, что делать в каждом случае.

СЭД заработает через час

Если речь идет об одном-двух часах простоя, то секретарь может если не расслабиться, то во всяком случае не предпринимать никаких действий по экстренному переводу электронного документооборота в бумажный вид. В таких условиях достаточно не отключать телефоны и принимать только входящие документы, поступающие по обычной почте или от курьеров. Вся электронка будет разобрана, когда программа заработает.

СЭД заработает завтра

Если до конца рабочего дня восстановить работу программы не обещают, то несрочным документам придется подождать исправления системы. Секретарь будет работать только со срочными.

Срочные входящие документы 

Речь идет о поступивших документах, которые необходимо исполнить в трехдневный срок, а при необходимости и по указанию руководителя – еще быстрее. На счету каждый час, поэтому секретарю нужно регулярно просматривать электронную почту (вдруг поступит срочное письмо) и принимать документы, доставляемые в компанию почтальонами и курьерами.

Все поступающие письма необходимо внимательно прочитать. Если обнаружится, что письмо требует срочного исполнения, то оно немедленно пересылается (по электронной почте) или доставляется (обычной почтой) на рассмотрение руководителю, а затем с резолюцией исполнителю.

Как осуществить регистрацию и передачу на исполнение корреспонденции, расскажем далее.

Срочные исходящие и внутренние документы 

Исходящие документы тоже могут быть срочными. Это и ответы на срочную корреспонденцию, и письма, которые в соответствии со сроком исполнения должны быть зарегистрированы и отправлены в течение дня.

Срочные внутренние документы – это в первую очередь приказы по личному составу и заявления работников, если они регистрируются в СЭД (кадровые документы, для которых крайне важен день регистрации). Срочными могут быть любые внутренние документы, издаваемые для решения экстренной рабочей ситуации, – все то, что никак не может ждать следующего дня, поэтому создается и отправляется сегодня независимо от того, работает система или нет.

Читайте дополнительно:

Электронный кадровый документооборот: как разработать ЛНА и другие документы