Идеальное делопроизводство

Следующий момент, на который хотелось бы обратить внимание при рассмотрении вопроса об идеальных системах делопроизводства, – это их связь с реально существующими и перспективными средствами и технологиями. Можно говорить о качественном уровне систем делопроизводства, которого можно достичь на базе существующих сегодня средств, и о перспективных прогностических моделях делопроизводства, реализация которых станет возможной в будущем как результат прогресса в области информационных технологий, развития законодательства, совершенствования структуры управления. Условно модели идеального делопроизводства можно разделить на модели сегодняшнего дня и модели будущего.

Что является главным в оценке системы делопроизводства? На этот вопрос можно дать достаточно простой ответ: эта система должна выполнять те функции, для которых она задумана. Система делопроизводства призвана обслуживать процесс управления. Документы должны создаваться в нужное время, в нужном месте и в нужное время быть под рукой. В этом предназначение системы делопроизводства, в этой же плоскости лежат и основные критерии ее оценки.  К сожалению, на практике технологическая сторона вопроса зачастую заслоняет его основное содержание. «Идеальной» или просто хорошей системой делопроизводства следует считать не ту, где, например, задействовано больше компьютеров или разработано больше унифицированных форм, а ту, которая, обеспечивая работу организации в полной мере, помогает ей, не дает сбоев, не создает дополнительных трудностей. Какие при этом используются средства и технологии – это уже другой вопрос. Иное дело, что эти средства и технологии создают основу, предпосылки для эффективной реализации системой делопроизводства своих функций.

Развитие информационных технологий и документооборот

Документация во все времена имела ценность как для личности, так и для государства. Носители и способы передачи зафиксированной информации (информационные технологии) в течение веков изменялись, приспосабливаясь как к антропометрическим характеристикам человека, так и к техническим новшествам, пройдя путь от глиняных табличек до электронных документов.

Следствием постоянно возрастающей значимости документации в обществе стало то, что человек придумал специальную отрасль деятельности – делопроизводство, или документационное обеспечение управления, которое должно было обеспечить эффективную для каждого исторического периода систему создания и использования документов.

Развитие информационных технологий в сфере делопроизводства имеет и свои отрицательные стороны: замена носителей, программ, способов доставки в определенной степени препятствует стабильности делопроизводственных процессов в управлении, усложняет задачи сохранности документов и использования имеющихся документальных массивов. Возникают проблемы, касающиеся юридической силы документов.

Кроме того, развитие информационных технологий постоянно увеличивает объемы документопотоков. Этот рост в значительной мере обусловливается и усложнением процессов управления обществом, производства, усложнением функций государства и каждого отдельного гражданина.

До какого-то времени бумажное делопроизводство успешно справлялось с документацией и достаточно успешно обеспечивало управленческие процессы. Однако в последние годы появилась тенденция независимости делопроизводства от конкретных задач организации. Рационализация делопроизводства, установка новейших технических средств документирования и продвижения документов все чаще представляется как внутренняя задача самого делопроизводства с увеличением штатов, удорожанием технических средств, увеличением документопотоков и т.п.

К идеальному делопроизводству шаг за шагом

Рост объемов, увеличение информационных контактов, потребности в сопоставлении данных и, конечно, появление принципиально новых носителей и технологий поставили задачу организации нового делопроизводства, условно называемого идеальным, т.е. такого делопроизводства, которое реально будет работать не только на себя, не на собственное совершенствование, а будет реально способствовать повышению эффективности деятельности той организации, в рамках которой оно функционирует.

Вопросы организации современного делопроизводства, требований к оформлению организационно-распорядительных документов, организации оперативного и архивного хранения документов довольно обстоятельно разработаны советским, а затем российским документоведением и архивоведением и используются в практике всех организаций, начиная от законодательных и правительственных органов и заканчивая коммерческими структурами и индивидуальными предпринимателями, которые зачастую даже не знают о том, что соблюдают стандартные требования. Интересно, что во многих странах СНГ также продолжают использовать по традиции российские правила делопроизводства.

Широкое использование единых делопроизводственных нормативов и рекомендаций создает реальную возможность нормативного закрепления создавшегося положения и его развития.

На наш взгляд, одна из первых задач на пути создания идеального делопроизводства – уточнение понятия делопроизводства, или документационного обеспечения управления. Согласно ГОСТ Р 51141-98 делопроизводство (документационное обеспечение управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документированное и организацию работы с документами. Определение в принципе верно отражает сущность данного процесса. Однако практика делопроизводства расходится со стандартом: делопроизводство реально работает не со всеми официальными документами, не со всеми управленческими документами, а лишь с организационно-распорядительными. За пределами делопроизводства остаются бухгалтерские, банковские, учетные (в том числе по личному составу) и другие, официально входящие в ОКУД как управленческие документы.

Вторая задача на пути создания идеального делопроизводства – четкое определение функций, обязанностей, прав и ответственности службы делопроизводства и всех работников организации при работе с документами. Данная задача решается путем разработки должностных инструкций и положений о соответствующих службах. Так, в должностные инструкции специалистам следует включать пункт об обязанности соблюдать действующую инструкцию по делопроизводству.

Следующая проблема, которая должна быть решена в рамках идеального делопроизводства, – создание электронного документа и организация электронного документооборота.

Рекламируемые в течение последнего десятилетия «безбумажные конторы», безбумажный документооборот на практике разработчикам программ автоматизации делопроизводства создать не удалось – оно осталось лишь мифом.

В настоящее время находит подтверждение необходимость долговременного хранения традиционных бумажных документов в управлении. Идеальное делопроизводство должно базироваться на параллельном и одновременном функционировании электронных и бумажных документов, во многом содержащих идентичную информацию.

Документирование

Для юридического оформления идеального делопроизводства в организации должны быть следующие документы:

– Инструкция по делопроизводству, построенная на основании государственного стандарта и соответствующих нормативов;

– Перечень документов с указанием сроков хранения (типовой или отраслевой, построенный на основе типового);

– Положение о службе делопроизводства;

– Положение об архиве организации;

– Должностные инструкции работников службы делопроизводства и архива;

– Положение об экспертной комиссии организации;

– Табель унифицированных форм документов, разрешенных для применения в организации;

– Альбом унифицированных форм документов (на электронных носителях и эталонный массив на бумаге);

– Номенклатура дел организации.

При наличии филиалов, территориальных органов, подведомственных организаций и предприятий все перечисленные документы разрабатываются как типовые или примерные.