Оперативное хранение документов

Каждый день в любой организации появляются новые документы, и за много лет накапливаются тома и папки, набитые бумагами. Пока в шкафах есть место для них, мы не особенно беспокоимся. А вот когда стратегические запасы площадей начинают приближаться к критической отметке, работник, ведущий делопроизводство организации, поневоле задается вопросами: куда это все девать и как это все хранить? Часто за ними следует здравая мысль: а не сдать ли это все в архив? Мысль довольно разумная. Но, как оказывается, не все так просто, как нам бы хотелось! Если ваша организация не является источником комплектования государственных и муниципальных архивов, то надежда только на архив (архивохранилище) вашей организации.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Минимальные сроки хранения документов приведены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; в ред. от 16.02.2016).

При определении сроков хранения документов до передачи их в архив нам поможет Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 23.05.2016).

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ПО ОПЕРАТИВНОМУ ХРАНЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Начнем с определения термина «оперативное хранение». Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» оперативное хранение документов – хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.

■ На оперативном хранении находятся:

• исполненные документы до помещения их в архив;

• документы в процессе исполнения (они должны находиться на особом контроле).

Документы (рабочие копии), находящиеся в процессе исполнения, хранятся у исполнителей в соответствующих временных папках, подписанных так, как удобно исполнителю: «На контроле», «В работе», «На отправку» и т.д. Оригиналы документов находятся в службе делопроизводства (канцелярии) также во временных подписанных папках (например, «Контроль», «В работе», «На исполнении»).

■ При хранении документов необходимо обеспечить:

• сохранность документов;

• удобство пользования документами.

Под сохранностью документов подразумевается не только физическая защита их от пожара, затопления, повреждения грызунами и т.д., но и защита содержащихся в них сведений от незаконного доступа к ним посторонних лиц. За сохранность документов работники несут персональную ответственность.

*Утверждены приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19.

ПРАВИЛА ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

1. В течение рабочего дня папки могут находиться на рабочем столе исполнителя. По окончании рабочего дня папки должны быть убраны в шкафы или сейфы (в зависимости от содержания документов и уровня секретности организации).

2. Исполненные документы подшиваются сначала в папки, имеющие наименования и индексацию в соответствии с номенклатурой дел и служащие впоследствии основой для формирования дел.

3. Папки, в которые подшиваются документы, должны содержать на корешках индекс в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел (Пример 1), а на обложках – название организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, количество листов в деле, даты первого и последнего документов, содержащихся в деле (Пример 2).

4. Сформированные дела помещают на оперативное хранение в специальные запирающиеся шкафы или сейфы.

5. Для обеспечения оперативного поиска документов в шкафу дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел.

6. На дверце шкафа внутренней стороны необходимо прикрепить перечень хранящихся в нем дел (Пример 3).

7. В шкафах хранятся обычные дела, в сейфах – дела, имеющие гриф секретности.

8. Поскольку оперативное хранение – это все же не архивное, нет необходимости строго соблюдать условия и требования, предъявляемые к хранению документов в полноценном архивохранилище. Помещение, где стоят шкафы с делами, должно быть сухим, прохладным, по возможности затененным, чтобы солнечные лучи не превратили наши документы в труху еще до того момента, как мы передадим их в архив.

9. Документы, находясь на оперативном хранении, могут выдаваться на срок до одного месяца работникам как вашей организации, так и сторонних организаций, но строго по письменному запросу или служебной записке, на которой будет присутствовать разрешительная виза руководителя вашей организации. Не пренебрегайте этим правилом! Письма и служебные записки с разрешительными визами храните как зеницу ока.

Получатель дела обязательно должен расписаться в карте – заместителе дела (Пример 4).

10. Данная карта-заместитель хранится у архивариуса или иного ответственного лица, выдавшего дело. Для удобства работы можно также фиксировать факт выдачи дела в архивной программе, если она имеется у вас в организации.

В ЧЕМ ХРАНИМ ДОКУМЕНТЫ?

Наша промышленность выпускает великое множество различных скоросшивателей, архивных папок и коробов.

До помещения на архивное хранение документы длительных и постоянных сроков хранения удобно хранить сразу сформированными в дела, подшитыми и прошнурованными в прямой хронологической последовательности (поздние в конце) в картонных папках.

В таких папках дела прошиваются бечевками с помощью дырокола или сверлильного станка, и вынуть или вставить туда документ уже невозможно без переформирования всего дела.

Дела сроков хранения до 10 лет на оперативном хранении можно держать в файлах-регистраторах или иных скоросшивателях, которые удобно размещать в шкафах вертикально и куда удобно подшивать документы, не расшивая всего дела.

В таких папках документы обычно подшиваются в обратной хронологической последовательности (последние сверху).

РЕГЛАМЕНТИРУЕМ ПОРЯДОК ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Думаем, для читателей не будет сюрпризом то, что порядок помещения документов на оперативное хранение должен быть описан в инструкции по делопроизводству организации (Пример 5).

ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ

Документы в электронной форме также подлежат оперативному хранению.

■ Как формируется архив электронных документов. Документы в электронном виде могут создаваться работниками организации на компьютерах, могут быть получены по электронной почте, в виде факса, путем сканирования бумажных документов, поступающих в организацию.

Это еще больше обостряет проблему хранения документов в электронной форме. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера – записать в виде файла на жестком диске.

■ Где и как долго хранят электронные документы. Порядок при хранении компьютерных файлов не менее важен, чем при хранении традиционных бумажных документов.

В последнее время наряду с хранением бумажных документов, сформированных в дела, многие организации стали пользоваться и электронными хранилищами.

Создание таких хранилищ позволяет упростить использование документов в текущей деятельности, так как работать с документом могут несколько пользователей одновременно, а доступ к нему обеспечивается в течение нескольких секунд в соответствии с их правами.

Из этого можно сделать вывод, что использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей.

Как правило, все электронные документы относятся к какому-либо уже известному нам виду документов – письма, договоры, бухгалтерская документация и т.д. Посему хранить электронные документы надлежит ровно столько же, сколько и их бумажные оригиналы или аналоги.

При этом, если вы решили вести архив электронных документов, потребуется тотальный перевод всех бумажных документов в электронный вид.

То есть нельзя иметь половину документов на бумаге, а другую половину в электронном виде.

Поэтому создание и ведение электронного архива автоматически удваивает вам работу: нужно будет переводить в электронный вид все бумажные документы и сохранять их в архиве, а электронные документы (факсы и электронные письма) – распечатывать и подшивать в дело с бумажными документами.

■ Навигация по электронному архиву. К электронному архиву должна прилагаться какая-нибудь поисковая система и справочный аппарат, которые обеспечат быстрый и удобный поиск электронного документа в хранилище на сервере, жестком диске или удаленном ресурсе.

Однако не все имеют на рабочем месте подобные специализированные программные продукты. Поэтому в элементарном и доступном всем исполнении это может быть таблица MS Excel, содержащая гиперссылки на электронные документы, хранящиеся на сервере.

Отметим также, что порядок архивного хранения электронных документов и возникающие при этом проблемы у каждой организации будут разными. Это зависит как от организационно-правовой формы этих организаций, так и от видового состава документов, которые должны храниться в архиве, а также от задач, поставленных перед архивом. Но самое главное – эти различия зависят от установленных сроков хранения электронных документов.

Например, опыт работы с электронными документами, накопленный в организациях при оперативном или кратковременном хранении, не всегда применим при организации государственного хранения электронных документов в государственных архивах.

И наоборот, требования к учету электронных документов, их описанию и обеспечению сохранности, предъявляемые при организации долговременного хранения, часто чрезмерны в отношении хранения и использования основной массы таких документов в организациях.