Номенклатура дел по уточненным правилам

На этот раз у нас было целых два повода для того, чтобы написать статью о номенклатуре дел. Во-первых, это последние месяцы года – время, официально установленное для того, чтобы составлять, уточнять и утверждать номенклатуру дел на следующий год. Во-вторых, в конце лета Росархив утвердил Методические рекомендации по применению правил работы архивов[1] (далее – Методические рекомендации). Поэтому в традиционной для ноября-декабря статье о номенклатуре дел поговорим о ней в свете новых рекомендаций.

Методические рекомендации – долгожданный методический документ по архивному делу, который разъясняет положения Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях[2] (далее – Правила 2015) и наконец-то позволяет заслуженно отдыхать Основным правилам работы архивов организаций[3], которые верно служили российским архивариусам более 15 лет. Номенклатуре дел в Методических рекомендациях посвящен подраздел 1.1.1.

ЧТО ТАКОЕ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ И ДЛЯ ЧЕГО ОНА НУЖНА?

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения. Рассмотрим определение подробно.

Под «систематизированным перечнем заголовков дел» подразумевается список всех дел, создаваемых в организации. О том, что такое дело и чем оно отличается от документа, мы расскажем далее. Заголовки дел в номенклатуре выстроены в определенной последовательности, которая облегчает поиск нужного дела.

Фраза «создаваемых в организации» означает, что номенклатура дел относится только к той организации, которая ее разработала. В другой организации, даже очень похожей, номенклатура дел будет своя. Есть исключение – типовая номенклатура дел, но это частный случай, когда вышестоящая организация «спускает» подведомственным готовую номенклатуру для работы.

Фраза «с указанием сроков их хранения» означает, что номенклатура представляет собой не просто перечень дел организации, а справочник, в котором указан срок хранения того или иного дела со ссылкой на источник определения срока.

Основная цель номенклатуры дел – учитывать дела организации. Они не просто перечислены в номенклатуре. Здесь указывается количество дел, заведенных за календарный год; какие дела переходящие и какие из них уничтожены. Таким образом, номенклатура дел – учетный документ архива. Она очень пригодится при приеме-передаче дел при реорганизации и подготовке дел к передаче на государственное хранение при ликвидации (конечно, если ее правильно вели).

СОЗДАЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

В соответствии с Методическими рекомендациями сигналом к созданию номенклатуры дел организации служит приказ генерального директора. Рекомендуем дополнить этот приказ пунктом о том, чтобы начальники структурных подразделений предоставляли секретарю всю информацию, которая ему понадобится для создания номенклатуры: в будущем это очень пригодится.

Приведем пример приказа (Пример 1).

Последовательность шагов при создании номенклатуры дел с учетом Методических рекомендаций (п. 1.1.1) представлена на Схеме.

Разрабатываем классификационную схему номенклатуры дел

Прежде чем приступать к созданию номенклатуры, нужно ответить на вопрос, из каких разделов она будет состоять.

Как правило, содержание (классификационная схема) номенклатуры дел готовится на основе организационной структуры, штатного расписания или любого другого ЛНА, в котором в определенной последовательности перечислены все структурные подразделения организации.

Первым разделом Методические рекомендации предписывают делать тот, в котором располагаются нормативные правовые документы организации и ее распорядительные документы. Эти документы напрямую относятся к руководству организации и, скорее всего, содержатся в приемной первого лица. Поэтому часто первый раздел номенклатуры называется просто «Руководство».

Например, в организации, возглавляемой генеральным директором, есть отдел продаж, производство, отдел закупок, отдел кадров и охраны труда, бухгалтерия и отдел по общим вопросам. Так же будут называться и разделы будущей номенклатуры дел:

Раздел 1. Руководство

Раздел 2. Отдел продаж

Раздел 3. Отдел закупок

Раздел 4. Отдел кадров и охраны труда

Раздел 5. Бухгалтерия

Раздел 6. Отдел по общим вопросам

Небольшие организации, в которых нет структурных подразделений, должны выстраивать разделы по функциям документов:

Раздел 1. Организационно-распорядительные документы

Раздел 2. Документы кадрового учета

Раздел 3. Документы налогового и бухгалтерского учета

Раздел 4. Договорная документация и т.д.

Составляем перечень документов, которые образуются в организации

Пожалуй, это самый большой и самый сложный этап при разработке номенклатуры дел. Необходимо составить перечень всех документов, которые создаются и поступают в каждое структурное подразделение, выяснить их носитель и копийность. В одиночку ни секретарь, ни даже целая служба делопроизводства с этим не справятся, поэтому коллег сразу нужно настраивать на то, что к ним будут поступать запросы.

Запрос лучше всего направить в виде опросного листа. В листе просят работников подразделения указать все дела, которые создаются в их подразделении либо поступают в него и остаются. Кроме того, нас интересует, электронные это дела или на бумажных носителях – нужно указать в номенклатуре. Важно, представлены они в копиях или в оригиналах. И наконец, если сроки хранения этих дел установлены в отраслевых нормативных актах, работники подразделений должны это указать.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Далеко не для каждого документа отраслевым НПА установлен срок хранения. Но есть он или нет, секретарь-делопроизводитель знать не может и не должен: у него другая профессия. А начальник подразделения, напротив, обязан знать, какими нормами регулируется его деятельность и написано ли в этих нормах, сколько должны храниться узкоспециализированные документы. Именно поэтому мы обращаемся к нему.

Опросный лист прикладывается к служебной записке и направляется на имя начальника структурного подразделения. Срок предоставления информации – стандартный для выполнения задачи по служебной записке.