Особенности подготовки графика отпусков

ФОРМА ГРАФИКА ОТПУСКОВ

График отпусков – это основной документ, который определяет порядок предоставления работникам отпусков в течение календарного года. Это обязательный документ организации (см. часть вторую ст. 123 Трудового кодекса Российской Федерации; далее – ТК РФ).

Унифицированная форма графика отпусков № Т-1 утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, однако использовать ее в организации не обязательно, поскольку с 01.01.2013 формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. То есть организация может либо самостоятельно разработать соответствующие формы документов, в том числе график отпусков, либо использовать формы, утвержденные Госкомстатом России. Для этого достаточно включить в приказ об учетной политике пункт, разрешающий использовать для создания первичных учетных документов унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

На практике форма № Т-1 – самая распространенная форма графика отпусков, поэтому рассмотрим основные аспекты подготовки и заполнения графика на ее примере.

РАБОТА НАД ГРАФИКОМ ОТПУСКОВ

Работа над подготовкой графика отпусков начинается после того, как руководитель организации издал соответствующий приказ, в котором назначил ответственного за подготовку документа и обозначил срок выполнения этой работы.

Процедуру, сроки составления, правила оформления, согласования и утверждения целесообразно прописать в локальном нормативном акте, например, в инструкции по кадровому делопроизводству.

Чтобы быстро спланировать отпуска работников организации и вовремя подготовить документ с графиком отпусков для утверждения, следуйте шагам, приведенным в алгоритме (Схема).

Подробно рассмотрим все шаги алгоритма.

Шаг 1: определите, кого не включать в график отпусков

Руководствуйтесь общим количеством числящихся в организации работников, которым следует предоставить отпуск в наступающем году. Включайте в график отпусков работников, которым положены ежегодные основные и дополнительные оплачиваемые отпуска. К ним также относятся:

– работники, занятые по совместительству;

– работники, принятые по срочным трудовым договорам;

– работники, которые в наступающем году выйдут на работу из длительного отпуска (например, из отпуска по уходу за ребенком).

Шаг 2: определите, чей отпуск превышает стандартную продолжительность основного оплачиваемого отпуска

Согласно части первой ст. 115 ТК РФ продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Однако ТК РФ и некоторые федеральные законы устанавливают категории работников, которым положен удлиненный основной оплачиваемый отпуск, продолжительность которого дольше, чем 28 дней (Таблица 1).

Кроме этого, удлиненные отпуска положены докторам и кандидатам наук, государственным гражданским служащим, муниципальным служащим, судьям, сотрудникам органов внутренних дел, прокурорам, сотрудникам Следственного комитета Российской Федерации, сотрудникам таможенных органов, спасателям профессиональных аварийно-спасательных служб и профессиональных аварийно-спасательных формирований и т.д.

Шаг 3: определите, кто имеет право на дополнительный оплачиваемый отпуск

В некоторых случаях работникам положен не только основной оплачиваемый отпуск, но и дополнительный оплачиваемый отпуск (Таблица 2).

Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются и иным лицам в случаях, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами. Например, государственным гражданским служащим, муниципальным служащим, судьям, сотрудникам органов внутренних дел, прокурорам, сотрудникам Следственного комитета Российской Федерации, сотрудникам таможенных органов, спасателям профессиональных аварийно-спасательных служб и профессиональных аварийно-спасательных формирований и т.д.