Работа с приказами в вопросах и ответах

В Перечне 2019, который пришел на смену Перечню 2010, увеличилось количество категорий приказов, изменились старые и появились новые сроки их хранения. В связи с этим секретари задаются простыми и сложными вопросами, которые касаются работы с приказами. Как понять, к какой категории относится приказ? Зачем нужна система индексации? Почему нельзя регистрировать приказы в одной учетной форме? Как разместить в номенклатуре дел приказы с разными сроками хранения?

КАК ОТДЕЛИТЬ ПРИКАЗЫ РАЗНЫХ КАТЕГОРИЙ ДРУГ ОТ ДРУГА?

Разработайте систему индексации, которая позволит только по номеру понять, к какому делу относится приказ.

Индекс приказа обычно состоит из двух частей: порядкового номера по журналу регистрации (он присваивается валово) и кода, определяющего категорию документа. Код может быть буквенным или цифровым. От порядкового номера он может быть отделен дефисом, косой чертой или другим знаком. Рассмотрим три варианта.

Вариант 1. Есть приказ с индексом 123-ОД. Здесь ясно, что 123 – это его порядковый номер, а ОД – сокращение от словосочетания «основная деятельность».

Вариант 2. Есть приказ с индексом 345/ЛС (2). В таком случае 345 – порядковый номер, ЛС – сокращение от «личный состав», а (2) – разновидность приказов по личному составу (например, о командировках).

Вариант 3. Есть приказ 789/03-12. Здесь порядковый номер 789, а 03-12 – индекс дела по номенклатуре, к которому он относится.

КАК ОТЛИЧИТЬ ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ОТ ПРИКАЗОВ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ?

В приказах по личному составу всегда содержатся решения работодателя относительно организации труда конкретного работника: прием, перевод, увольнение, смена фамилии, любой из видов отпуска и т.д. В приказах по основной деятельности работник получает задания или назначается ответственным за что-либо (это не относится к организации труда). К этой же категории относятся приказы об утверждении и внесении изменений в штатное расписание.

Правильно определить категорию приказа только по реквизиту 17 «Заголовок к тексту» не всегда удается. Например, попробуем определить, к какой категории приказов относится актуальный сегодня приказ о переводе на дистанционный режим работы.

Вариант 1. Если в приказе содержится управленческое решение типа: «Начальнику отдела кадров Зайцевой А.О. организовать перевод на дистанционный режим работы работников ООО «АБВ» старше 65 лет до 09.10.2020», то это приказ по основной деятельности. Здесь не содержится решений об организации труда работников.

Вариант 2. Если управленческое решение выглядит так: «Перевести на дистанционный режим работы с 12.10.2020 начальника ООТ Громова Петра Борисовича, ведущего инженера УЭРС Ромашина Виктора Викторовича, диспетчера ОДС Шишкину Любовь Владимировну…», то это приказ по личному составу, так как решение изменяет условия труда работников, указанных в документе.

К КАКОЙ КАТЕГОРИИ ОТНОСЯТСЯ ПРИКАЗЫ ПО ОХРАНЕ ТРУДА И ТЕХНИКЕ БЕЗОПАСНОСТИ?

Нельзя определить категорию приказа только по его тематике или по названию структурного подразделения, в котором его создали. Приказ, утверждающий локальный нормативный акт по технике безопасности, будет касаться основной деятельности организации. Если в приказе идет речь об аттестации по охране труда, то он будет касаться личного состава. То есть при определении категории приказа следует ориентироваться только на управленческие решения, изложенные в тексте приказа.

КАКИЕ ПРИКАЗЫ ОТНОСЯТСЯ К ПРИКАЗАМ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ? КАК БЫСТРО ОПРЕДЕЛИТЬ КАТЕГОРИЮ ПРИКАЗА?

Очертить тематический круг приказов по основной деятельности невозможно: он слишком широкий. Инициировать такие приказы может любое структурное подразделение, их регистрируют и хранят в приемной, так как их подписывает генеральный директор. Чтобы определить, какие приказы вашей организации относятся к приказам по основной деятельности, нужно воспользоваться методом исключения. Для этого из всех приказов следует исключить приказы по личному составу (перечислены в ст. 434 Перечня 2019) и приказы по административно-хозяйственным вопросам (это приказы по эксплуатации зданий, строений, сооружений; транспортному обслуживанию, информационно-телекоммуникационному обеспечению).

Административно-хозяйственным вопросам посвящен раздел 10 «Административно-хозяйственное обеспечение деятельности» Перечня 2019. Чтобы научиться определять категорию приказа, воспользуйтесь Алгоритмом. С помощью него вам будет просто определить, к какой категории относится приказ: к основной деятельности, к личному составу или к административно-хозяйственным вопросам.