Особенности делопроизводства в дочерней организации

В статье рассмотрим основные направления установления системы делопроизводства в так называемых «дочерних» организациях, то есть в обществах, создаваемых в результате реорганизации путем выделения из более крупной организации. Объясним основные процессы делопроизводства: от создания документов до их хранения. На что обратить внимание делопроизводителям и вышестоящей, и дочерней организации?

Система управления и ответственность 

Формально и «материнская» компания, и ее «дочки» являются самостоятельными организациями. Это означает, что в каждой из них должны быть собственные:

• бланки;
• локальные нормативные базы по делопроизводству;
• учетные документы архива (номенклатура дел, архивные описи, акты об уничтожении).

Создание системы делопроизводства в «дочке» будет зависеть от того, как организовано корпоративное управление в группе компаний в целом. Управление документами может быть централизованным (то есть в таком случае вышестоящая организация будет контролировать «дочек»), а может быть децентрализованным (то есть в таком случае каждая «дочка» будет выстраивать работу с документами по своему усмотрению). Возможен также комбинированный вариант, в таком случае главная организация устанавливает правила, но ответственность за выполнение этих правил будет лежать на выделенных организациях.

Вопрос о корпоративном управлении решается не на уровне секретарей, такой подход относится не только к организации делопроизводства. Это сфера ответственности юристов и руководителей. Делопроизводителям приходится действовать в рамках предложенных условий.

При централизованной системе управления главная организация утверждает нормативные документы, регламентирующие делопроизводство в дочерних компаниях. Это может быть инструкция по делопроизводству, исполнять которую обязана каждая организация, входящая в корпоративную «семью».

К разработке такой инструкции по делопроизводству нужно подходить со всей ответственностью, принимая во внимание возможности каждой выделенной организации. Например, имеет ли смысл устанавливать в ней, что согласующим лицом для каждого проекта документа должна быть служба делопроизводства, если в большей части «дочек» «служба» представлена одним секретарем или помощником генерального директора? Управление системой делопроизводства удаленных компаний – большая ответственность, и устанавливать правила можно только после всестороннего анализа каждой организации.

Децентрализованная система делопроизводства неудобна тем, что при отсутствии единых правил «дочки» вынуждены исполнять общие правила, это не всегда удобно. Например, как исполнять запросы вышестоящей организации в типовой тридцатидневный срок? Возможно, «центру» такой срок не совсем подходит, и хотелось бы получать ответы раньше, а установить правила не хватает полномочий.

Самой удобной представляется комбинированная система контроля: вышестоящая организация имеет право устанавливать правила и требовать их исполнения, но при этом не осуществляет тотального контроля. Например, имеет полномочия направить «дочкам» примерную инструкцию по делопроизводству, но не рассматривает на заседаниях своей экспертной комиссии их номенклатуры дел.

Создание документов

Как создавать и оформлять документы удаленным организациям? Обязательно ли руководствоваться правилами вышестоящей организации или можно установить свои? Какие бланки использовать? Каким будет порядок индексации документов? Как их хранить? Ответим на эти вопросы.

О бланках 

В каждой дочерней компании должен быть собственный набор бланков, утвержденный руководителем организации. Минимальный набор бланков рекомендован ГОСТ Р 7.0.97-2016[1]. В него входят:

• общий бланк;
• бланк письма;
• бланк конкретного вида документа (например, приказа по основной деятельности).

Характерной особенностью оформления бланков дочерних организаций является упоминание вышестоящей организации. Где оно должно быть? Можно поступить просто: разместить наименование вышестоящей организации над реквизитом «Наименование организации – автора документа» (Пример 1).

Но на практике встречаются и более интересные варианты. Например, когда для всей группы компаний создан единый логотип, в который помещают наименование «дочки» (Пример 2). Этот логотип на бланке заменяет наименование вышестоящей организации.

Использовать логотип вместо реквизита «наименование организации – автора документа» нельзя! 

«Наименование организации – автора документа» – обязательный реквизит, который должен быть оформлен на любом бланке. Заменить наименование вышестоящей организации картинкой фирменной эмблемы можно, а название компании – «хозяйки» бланка – нельзя!

Об учете документов

С первого же дня своей работы новая компания осуществляет учет своих документов. Пока документооборот небольшой, секретарь может вести всего три журнала регистрации:  

• журнал регистрации входящих документов;
• журнал регистрации исходящих документов;
• журнал регистрации внутренних документов.

Со временем из журнала регистрации внутренних документов выделятся журналы регистрации документов по видам, то есть в организации будут регистрировать приказы, записки, заявления работников и т.д. отдельно.