Статьи по рубрикам

Как составить номенклатуру дел: 10 памяток

«Секретарь-референт» №11 2021 / Архивное дело

Процесс составления номенклатуры дел мы распределили на 10 коротких и понятных памяток. С помощью их секретарь без проблем сможет составить номенклатуру дел организации.

1. Алгоритм разработки номенклатуры дел

Алгоритм 1 составлен в соответствии с положениями Методических рекомендаций по применению Правил 2015[1].

Алгоритм 1

Как составить номенклатуру дел?

1. Разработать структуру номенклатуры дел (последовательность разделов).

2. Проиндексировать структурные подразделения (разделы номенклатуры дел).

3. Выявить состав документов

4. Составить заголовки дел.

5. Систематизировать заголовки внутри разделов.

6. Определить сроки хранения.

7. Заполнить форму номенклатуры дел (Приложение № 25 к Правилам 2015[2]).

8. Согласовать и утвердить номенклатуру дел.

2. Структура номенклатуры дел

Структура номенклатуры дел – это перечень ее разделов. Перечень разделов составляется по самому актуальному документу, представляющему организационную структуру компании, это может быть:

штатное расписание;
утвержденная организационная структура (локальный нормативный акт).

Один раздел номенклатуры дел должен соответствовать одному структурному подразделению. Первый раздел – всегда «Руководство». Например:

1. Руководство.
2. Канцелярия.
3. Служба делопроизводства.
4. Бухгалтерия.
5. Отдел кадров и охраны труда и т.д.

Если у организации сложная структура:

1. Руководство.
2. Управление административной, кадровой и правовой работы.
2.1. Канцелярия.
2.2. Отдел кадров.
2.3. Юридический отдел.
3. Финансовая дирекция.
3.1. Бухгалтерия.
3.2. Финансовый отдел и т.д.

[1] Здесь и далее – Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (ВНИИДАД, 2018).

[2] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 11, 2021.

Получить статью целиком бесплатно