Хранение договоров гражданско-правового характера с физическими лицами

Время от времени организациям приходится заключать так называемые договоры гражданско-правового характера (ГПХ) не с организациями, а с обычными людьми – выражаясь официальным языком, с физическими лицами. В статье мы не будем разбирать юридическую сторону вопроса[1], а рассмотрим делопроизводственную и архивную, ведь закрытые договоры ГПХ с физическими лицами нужно хранить 50 лет.

Главное, что нужно уметь секретарю, – отличать договоры ГПХ с физическими лицами от всех остальных. У договоров ГПХ есть особые признаки.

1. Договоры ГПХ заключаются именно с физлицами, а не с индивидуальными предпринимателями или самозанятыми гражданами. С точки зрения владения собственным делом «герой» договора ГПХ – обычный человек без всякого личного бизнеса, и в преамбуле договора он звучит как «гражданин Российской Федерации».

2. Договоры ГПХ с физическими лицами обычно заключаются на какие-то разовые работы или услуги: провести корпоратив, написать тексты для сайта, вымыть окна в офисе. Актуальная для секретаря тема – сшить архивные документы. В этом случае с физическим лицом также заключается договор ГПХ на услуги по прошивке дел.

Договор ГПХ с физлицом может быть и длительным, но тогда речь не идет о работах, а, например, об аренде для нужд организации нежилого помещения, которое находится в собственности у физического лица.

3. В договоре ГПХ с физическим лицом обычно прописывается обязанность организации уплатить налоги на доходы физического лица. Для сравнения: самозанятые граждане и индивидуальные предприниматели самостоятельно ведут свой налоговый учет.

Оперативное хранение 

В период выполнения работ и оперативного хранения договоры ГПХ могут быть подшиты сотрудниками структурных подразделений вместе со всеми остальными договорами ГПХ (этим грешат юристы) или вместе с обычными трудовыми договорами (так бывает в отделе кадров). Оба варианта неверны. Договоры ГПХ с физическими лицами должны подшиваться отдельно, потому что:

• имеют срок хранения, отличный от прочих договоров ГПХ (50/75 лет, ст. 301 Перечня 2019[2]). Другие договоры могут храниться 5, 10, 15 лет, до ликвидации организации, но не 50 лет;
• не являются документами по личному составу.

Документами по личному составу в соответствии со ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ[3] являются архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Трудовые отношения регулируются трудовым законодательством – в первую очередь, Трудовым кодексом Российской Федерации (далее – ТК РФ), а гражданско-правовые – Гражданским кодексом Российской Федерации (далее – ГК РФ), и договоры ГПХ с физическими лицами входят в их число.