Номенклатура дел: неочевидные сложности

Последний квартал календарного года – самое подходящее время для того, чтобы задуматься о номенклатуре дел на будущий год. Объем работ, который вам предстоит выполнить для решения поставленной задачи, может быть различным: от актуализации заголовков дел и уточнения сроков хранения в уже имеющейся номенклатуре дел до составления номенклатур дел структурных подразделений «с нуля» и их обобщения в сводную номенклатуру.

У наших читателей возникли вопросы, ответы на которые не очевидны либо не в полной мере раскрыты и объяснены в действующих нормативно-методических документах: индексация, расположение заголовков дел, переходящие дела и пр. В статье рассмотрим 20 непростых вопросов и дадим на них ответы.

Нормативный минимум по номенклатуре дел

Для поиска ответов на вопросы, вызванные неочевидными сложностями при составлении номенклатуры дел, необходимо знать о минимуме – пяти действующих нормативно-методических документах:

1. Правила 2015[1].

2. Методические рекомендации по применению Правил 2015[2].

3. Примерная инструкция по делопроизводству[3].

4. Методические рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству[4].

5. Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел[5].

Отталкиваясь от перечисленного нормативного минимума, выделим базовые положения относительно номенклатуры дел.

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел организации составляется по установленной форме (Приложение № 25 к Правилам 2015) на основании номенклатур дел структурных подразделений (Приложение № 26 к Правилам 2015).

Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации.

Организации – источники комплектования государственных (муниципальных) архивов один раз в 5 лет[6] согласовывают номенклатуру дел с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией (далее – ЭК)) организации и представляют ее на согласование соответствующих экспертно-проверочных комиссий или государственного (муниципального) архива согласно предоставленным ему полномочиям.

Номенклатура дел составляется на календарный год, вводится в действие с 1 января нового календарного года и подлежит ежегодной корректировке (актуализации), согласованию ЭК организации и введению в действие.

Оптимальным периодом для составления номенклатуры дел на предстоящий 2023 делопроизводственный год можно считать последний квартал текущего года, то есть октябрь, ноябрь, декабрь 2022 года.

Про организационные моменты

1. Какие приказы нужно издавать при подготовке номенклатуры дел предприятия?

Когда организация решает разработать впервые или актуализировать уже имеющуюся номенклатуру дел, первый вопрос, ответ на который необходимо найти, – кто этим будет заниматься? Сотрудник какого отдела будет ответственен за выполнение этой работы? Как и с кем взаимодействовать в структурных подразделениях (отделах)? Найти ответы на перечисленные вопросы помогут приказы, которые необходимо издать в конкретной организации.

Если в организации есть сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства и формирование архивного фонда, то, скорее всего, обязанность по составлению номенклатуры дел будет не только возложена на этого человека, но и закреплена в его должностной инструкции (или регламенте). Но случается, что обязанность по составлению номенклатуры дел возлагается на иного специалиста. Необходимо уточнить, у какого сотрудника в должностной инструкции прописана обязанность по составлению и ведению номенклатуры дел. Если такого сотрудника нет, то его необходимо назначить.

Этих должностных лиц можно закрепить в приказе о подготовке номенклатуры дел организации на предстоящий год.

Четыре необходимых приказа при разработке номенклатуры дел 

1. Приказ о назначении сотрудника, ответственного за разработку номенклатуры дел.

Он потребуется, если ни у кого из работников в должностной инструкции не закреплена такая обязанность, либо разработкой номенклатуры дел будет заниматься специалист, на которого ранее не была возложена обязанность по документационному обеспечению управления организации.

2. Приказ об индексации.

3. Приказ о подготовке / о подготовке к утверждению номенклатуры дел / о разработке номенклатуры дел организации.

4. Приказ об утверждении и введении в действие номенклатуры дел (Пример 1).

Формой номенклатуры дел (Приложение № 25 к Правилам 2015) предусмотрено ее утверждение подписью руководителя организации в соответствующем грифе. Рекомендуем утверждать сводную номенклатуру дел и вводить ее в действие приказом руководителя, поскольку это позволит закрепить некоторые поручения, которые будут способствовать ее правильному внедрению, корректному ведению (актуализации) и помогут своевременно закрыть

2. Форма номенклатуры дел содержит гриф согласования ЭК. Это значит, что у нас должна быть создана и работать ЭК и с ней нужно согласовывать номенклатуру дел?

Гриф согласования ЭК организации необходим при составлении и введении в действие номенклатуры дел организации.

Заполнение этого грифа означает, что, как минимум, в организации должна быть создана ЭК. Во всяком случае, такой приказ должен быть издан. Что касается регулярного проведения заседаний в очном формате, то, как правило, это редкость (будем реалистами), но разослать для ознакомления проект сводной номенклатуры дел членам ЭК необходимо.

Более того, составление и оформление протокола заседания ЭК, проведенного в рабочем порядке, на котором проект номенклатуры дел был рассмотрен, обсужден, согласован или не согласован, – это необходимая и достаточная обязанность сотрудника, ответственного за работу ЭК организации. В таком протоколе можно отразить особенности и трудности, с которыми приходилось сталкиваться в процессе составления номенклатуры дел: несоблюдение сроков структурными подразделениями, неверное указание сроков хранения документов, неверно сформулированные заголовки и т.д. Напоминаем, что согласование предшествует утверждению, то есть в нашем случае сводная номенклатура дел должна быть сначала согласована ЭК (ЦЭК), а затем введена в действие соответствующим приказом.

3. Как мотивировать руководителей отделов составлять номенклатуры дел структурных подразделений? Я слышу: «У нас много своей работы, ты архивист, ты этим и занимайся!»

Чтобы не заниматься убеждениями, уговорами и мотивированием руководителей подразделений, рекомендуем начать разработку номенклатуры дел с издания соответствующего приказа за подписью руководителя организации (Пример 2). Такой приказ, во-первых, поможет в разработке качественной сводной номенклатуры дел, а во-вторых, распределит ответственность в процессе составления номенклатур дел структурных подразделений.

Рекомендуем ознакомить с таким приказом всех руководителей структурных подразделений организации под подпись.

При реализации пп. 2 и 3 представленного выше приказа у вас будет возможность донести необходимую и правильную информацию о методике разработки номенклатур дел структурных подразделений (формулировка заголовков дел, степень значимости, определение сроков хранения, наличие копийных документов и т.д.). Безусловно, подготовка и проведение подобных обучающих мероприятий – это энергозатратно, но при хорошей организации это одновременно может служить залогом качественной и полноценной сводной номенклатуры дел организации.

Требования к составлению номенклатуры дел должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству организации.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется по установленной Правилами 2015 форме лицом, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении, после подписывается руководителем структурного подразделения, затем представляется в службу делопроизводства организации (или подразделение, на которое возложена обязанность по документационному обеспечению управления) для формирования сводной номенклатуры дел.

Если структурные подразделения в организации отсутствуют, номенклатура дел составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства в организации.