Инструкция по делопроизводству: общие положения, термины и определения, сокращения

Мы продолжаем цикл статей, посвященный разработке локальной инструкции по делопроизводству. Из предыдущего материала[1] вы узнали, как подготовиться к созданию инструкции, и получили ответы на вопросы, на основе каких федеральных нормативных и методических документов она создается, как выстроить ее структуру, как работать над текстом. Сегодня мы расскажем о двух первых разделах будущего регламента: «Общие положения» и «Термины и определения. Сокращения» и приведем текстовые фрагменты.

Раздел 1. Общие положения

В работе над первым разделом инструкции по делопроизводству помогут Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству[2], где подробно раскрывается содержание раздела «Общие положения».

Таким образом, первый раздел должен содержать:

• назначение, или цель инструкции – установить единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию документов организации;
• область применения инструкции – процессы создания оборота, хранения документов организации. Положения инструкции распространяются на все виды управленческих документов независимо от носителя;
• правовые основания разработки – законодательство, нормативные и методические документы, национальные стандарты Российской Федерации по делопроизводству и архивному делу;
• порядок применения инструкции устанавливает подразделение или работника, ответственного за исполнение положений инструкции, а также ответственность структурных подразделений за неисполнение регламента.

В разделе «Общие положения» также необходимо отразить следующие моменты:

• компания создает, хранит и использует как документы на бумажном носителе, так и электронные документы, причем делает это при помощи системы электронного документооборота, обеспечивающей выполнение требований инструкции по делопроизводству;
• положения инструкции не распространяются на работу с документами для служебного пользования, содержащими коммерческую, производственную или любую другую тайну; для них существуют собственные регламенты;

• положения инструкции распространяются на работу с другими видами документации (бухгалтерской, кадровой, договорной и т.д.) только в части общих принципов работы с документами и их хранения.

Если организация работает с физическими лицами, осуществляя публично значимые функции[3], то в инструкции по делопроизводству необходимо прописать, входят ли в нее положения о работе с обращениями граждан или для них в компании имеется отдельный регламент.

Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в компании, а также за соблюдение структурными подразделениями и их работниками положений инструкции возлагается на руководителя организации или должностное лицо, исполняющее его обязанности. Эту ответственность шеф делегирует структурному подразделению (канцелярии, службе делопроизводства) или одному работнику. В других структурных подразделениях ответственность за ведение делопроизводства возлагается на их руководителей. Те в свою очередь тоже вправе выбрать и назначить ответственным за делопроизводство кого-то из подчиненных работников.

Если за делопроизводство в компании отвечает канцелярия, то в компании должно действовать положение о ней (положение о структурном подразделении), а также должностные инструкции ее работников. Если отвечает один сотрудник, то он действует на основании своей должностной инструкции.

В «Общих положениях» необходимо установить общие требования работы с документами в организации. К ним относятся:

• обеспечение сохранности документов при их создании, исполнении или хранении, неразглашение содержащейся в них служебной информации;
• запрет на передачу служебных документов или их копий контрагентам, СМИ, иным организациям без разрешения руководства;
• установление дисциплинарной ответственности работников организации за несоблюдение правил делопроизводства, установленных инструкцией;
• обязанность передать все находящиеся в работе документы другому работнику (какому – укажет непосредственный начальник) перед отпуском или увольнением.

В качестве дополнительного образца для раздела «Общие положения» рекомендуем пользоваться одноименным разделом Примерной инструкции по делопроизводству[4].