Новые архивные Правила: раздел II. О номенклатуре дел и не только

17 сентября начали действовать новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях[1], которые заменили Правила 2015[2].

Мы начинаем цикл статей, в которых прокомментируем новый нормативный правовой акт. И сегодня рассмотрим раздел II «Формирование документального фонда государственного органа, органа местного самоуправления, организации». Особое внимание уделим номенклатуре дел. Вы узнаете, изменилось ли что-то в логике составления, утверждения и закрытия этого документа как для организаций – источников комплектования, так и для всех остальных компаний.

Важные термины

Документальный и архивный фонд, архивные документы, Архивный фонд Российской Федерации 

Открываем раздел II Правил 2023 и читаем: «Документы, образовавшиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, составляют документальный фонд».

Смотрим ниже: «Часть документального фонда, включающая архивные документы, составляет архивный фонд».

Как понимать термины «Документальный фонд» и «Архивный фонд»? Логика законодателя такая: документальный фонд больше, чем архивный фонд организации; архивный фонд является частью документального фонда.

Определения, данные в ГОСТ Р 7.0.8-2013[3], не поясняют эту логику в полной мере, но и не противоречат ей:

• архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой[4];
• документальный фонд – совокупность документов, образующихся в деятельности организации[5].

Как видим, эти два термина тесно связаны с третьим – «архивные документы».

Читаем дальше новые Правила: «Законченные делопроизводством (исполненные) документы формируются в дела по номенклатуре дел.

Документы (дела) становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством».

«Дела, законченные в делопроизводстве» и «законченные дела» – как соотносятся эти понятия в практике делопроизводства и архивного дела? Когда дело становится архивным и что это значит?

На страницах нашего журнала мы уже поднимали вопрос о понятии «Закрытие дела» и практического значения этого термина[6].

В п. 12 Правил 2023 обозначен важный методологический принцип, которого не было в Правилах 2015, но которым по умолчанию руководствовались практики: связь с завершенностью документа в делопроизводстве.

В ГОСТ Р 7.0.8-2013 указано отличное от Правил 2023 определение термина «Архивный документ»: документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства[7].

Два этих определения не стоит считать взаимоисключающими, поскольку определение, данное в ГОСТ Р 7.0.8-2013, скорее, поясняющее и дополняющее.

Предлагаем рассуждать так:

Это значит, что в каждой организации так или иначе образуются архивные документы в понимании определения, данного в Правилах 2023. Но значимость этих архивных документов будет разной.

Покажем это в Схеме 1.

Напоминаем, что определить силу значимости для граждан, общества и государства в отношении конкретного документа возможно только на основании его экспертизы ценности.

В нормативно-методической базе по архивному делу и делопроизводству и в Правилах 2023 встречается еще термин – «Документ Архивного фонда Российской Федерации». Поясним его значение.

Архивный фонд Российской Федерации – это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов. Эти документы отражают материальную и духовную жизнь общества, имеют историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение.

Документ Архивного фонда Российской Федерации – архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению[8].

Решение о включении документов в состав Архивного фонда Российской Федерации принимается экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения[9]. Документы Архивного фонда Российской Федерации образуются не во всех организациях, а только в организациях, являющихся источниками комплектования какого-либо государственного (муниципального) архива.

Источник комплектования (архива) – организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив[10].

Таким образом, являясь сотрудником, ответственным за архив организации, целесообразно прояснить статус вашей организации – источник или неисточник комплектования. Сделать это несложно. Достаточно обратиться в региональный государственный или муниципальный архив, оформив письменный запрос.

Соотнесение понятий «Документальный фонд», «Архивный фонд» и «Документы Архивного фонда Российской Федерации» мы обобщили в Схеме 2.

Схематично количественные объемы и их соотношение в организации, являющейся источником комплектования какого-либо архива, представлены в Схеме 3.

Но есть у организации – источника комплектования не может быть документов, являющихся Архивным фондом Российской Федерации, больше, чем архивных документов.