Электронный архив: развитие систем хранения электронных документов

Правилами 2023[1] установлены требования к системам хранения электронных документов организаций (далее – СХЭД), с помощью которых возможно организовать электронный архив.

При этом представленные на рынке типовые решения СХЭД продолжают развиваться. Это связано, в частности, с изменениями в порядке подписания электронных документов[2] и требованием хранить вместе с электронными подписями машиночитаемые доверенности (далее – МЧД).

В статье расскажем о задачах, которые решает электронный архив, а также о развитии СХЭД на примере «1С:Архив».

Стратегия государства, напрвленная на цифровизацию

Рост количества электронных документов наблюдается повсеместно: и в государственном секторе, и в коммерческих организациях. Причиной тому служит реализация стратегии государства, направленная на цифровизацию.

Напомним: старт цифровизации был дан в Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы[3]. Свое развитие цифровизация получила в стратегическом направлении в области цифровой трансформации государственного управления[4]. По нему предполагается переход на электронный документооборот органов местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений до 100 % к 2030 году, а также формирование единого информационного пространства в области внутриведомственного и межведомственного электронного взаимодействия органов государственной власти Российской Федерации и органов государственной власти субъектов Российской Федерации. В области хранения электронных документов в «дорожной карте» этого документа значится переход на централизованное хранение электронных документов посредством ГИС «Платформа ЦХЭД» и подключение к ней 55 федеральных органов исполнительной власти и 89 органов государственной власти субъектов Российской Федерации до конца 2030 года.

А как обстоят дела с электронными документами в коммерческих организациях? Электронный документооборот в их хозяйственной деятельности также продолжает развиваться. На практике электронные документы уже превалируют над бумажными, в частности, электронные договоры, акты сверки, акты в сфере строительства, акты выполненных работ / оказанных услуг, счета-фактуры, транспортные накладные, заказ-наряды и др.

Напомним, что разработанная Федеральной налоговой службой России Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности[5] предусматривает перевод до конца 2024 года в электронную форму 95 % счетов-фактур и 70 % транспортных и товарных накладных организаций.

Кроме того, организации активно переходят на кадровый электронный документооборот, тем самым увеличивая объем электронных документов за счет кадровых документов. В рамках оптимизации внутреннего документооборота в организациях создается все больше электронных управленческих документов – приказов, протоколов, планов, отчетов и др.

Таким образом, уже сейчас в организациях накапливается значительное количество электронных документов, которые требуют оперативного хранения. А в дальнейшем нужно будет организовывать и архивное хранение.

Для чего организации создают архивы электронных документов? 

Во-первых, чтобы обеспечить их сохранность. По аналогии с архивохранилищами бумажных документов эффективным и удобным средством долговременного (а при необходимости – и оперативного) хранения служат СХЭД. И речь не только про сохранение целостности электронных документов. Необходимо сохранить также их юридическую значимость путем принятия надлежащих мер по защите аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования документов.

Второй причиной организации электронного архива служит необходимость ведения учетных документов архива, предусмотренных Правилами 2023. Принимая во внимание особенности электронных документов, накопление и отражение данных о них (состав электронного документа, формат, размер файлов) в учетных документах архива в ручном режиме сделать это просто не представляется возможным.

И, в-третьих, чтобы организовать удобный и быстрый поиск информации, содержащейся в архивных документах, объединив в одну информационную систему электронные документы из разных систем-источников и информацию о местах хранения бумажных архивных документов. Это в интересах самой компании.

Функции, которые должна выполнять СХЭД организации, и реализация в «1С:Архив» 

Требования к функциям, которые должна выполнять СХЭД 

В Правилах 2023 закреплены функции, которые должна выполнять СХЭД организации.

Рассмотрим, как реализованы некоторые из этих требований в «1С:Архив».

Читайте дополнительно:

ЭКДО: от старта к финишу. Алгоритм действий работодателя на примере конкретной ситуации

Электронный кадровый документооборот: как разработать ЛНА и другие документы