Новая страница 1

Преимущества автоматизированной технологии регистрации и контроля исполнения документов

Журнальная форма регистрации и контроля исполнения документов имеет наибольшую историю и в настоящее время представляется архаичной.

Картотечная система регистрации и контроля исполнения документов обладает несомненными преимуществами по сравнению с журнальной даже при использовании традиционных ручных картотек. Она дает возможность печатать карточки в нескольких экземплярах, что обеспечивает однократность регистрации документов, позволяет направлять документ в структурные подразделения с необходимым количеством карточек, формировать сразу несколько картотек.

В настоящее время в большинстве организаций задачи учета, регистрации и контроля исполнения документов решаются с помощью автоматизированных информационно-поисковых систем. Обязательным условием их эффективной работы является соблюдение общих правил регистрации и контроля исполнения документов, независимо от применяемой технологии и программных средств.

Обработка информации при использовании автоматизированной технологии регистрации и контроля исполнения документов осуществляется с помощью банка данных, включающего комплекс баз данных об отдельных видах документов, которые в терминах делопроизводства можно условно называть автоматизированными картотеками.

Формирование автоматизированной картотеки

Служба делопроизводства определяет состав и основные принципы построения автоматизированных картотек, используемых в качестве информационно-поискового аппарата к документам организации. Исходя из состава и назначения обрабатываемой информации о документах, автоматизированные картотеки, как и традиционные ручные картотеки, можно подразделить на регистрационно-контрольные и справочные. Так, к автоматизированным регистрационно-контрольным картотекам относятся картотеки: распорядительных документов по основной деятельности организации; распорядительных документов по кадрам; поступающих документов; отправляемых документов; внутренних документов; договоров; обращений граждан и т.д.

Работа по регистрации и контролю исполнения документов в автоматизированном режиме включает следующие основные операции:

– ввод в картотеку общих сведений о документе;

– ввод задания (резолюции) по исполнению документа;

– ввод в карточку сведений о ходе исполнения документа;

– корректировку хода и сроков исполнения документа (задания);

– предупредительный контроль;

– заполнение реквизитов карточки по результатам исполнения документа;

– поиск карточек по запросам;

– обработку картотеки для получения статистических и аналитических отчетов о зарегистрированных и контролируемых документах.

Ввод сведений о документе в автоматизированную картотеку осуществляется путем заполнения представленной на экране дисплея формы карточки. Ввод информации осуществляется непосредственно с документов. Получение результатов обработки информации на экране дисплея и в печатном виде осуществляется в соответствии с принятыми формами представления сообщений и обобщающих сводок. Применение при ведении картотек классификаторов позволяет ускорить формирование информационной базы и проведение поиска в ней.

Ведение картотеки

Работа с картотеками предполагает не только их формирование, т.е. включение в них новых карточек, но и ведение – внесение в карточки дополнительных сведений и изменений, отражающих ход рассмотрения и исполнения документов, исключение карточек из картотек. Поддержание картотек в актуальном, достоверном состоянии, установление правил доступа к картотекам и порядка обновления информационных массивов требуют назначения лиц, ответственных за работу с картотеками.

Запись карточки в автоматизированной картотеке может дублироваться ее распечаткой, которая используется для передачи исполнителю вместе с документом и для ведения вспомогательных картотек.

Реквизиты карточек отражают состав реквизитов документов, сведения о которых вводятся в картотеку.

Проектирование форм карточек

Проектирование форм карточек может осуществляться двумя путями. Суть первого из них заключается в создании единой формы регистрационно-контрольной карточки, используемой для нескольких видов документов, второго – в проектировании форм карточек для различных видов и разновидностей документов (распорядительных, писем, договоров и др.). Вид документа при этом может отражаться в названии формы карточки, например: «Регистрационно-контрольная карточка приказов по кадрам».

При любом подходе к проектированию форм карточек регистрация и контроль исполнения документов должны быть связаны между собой использованием общей информационной базы. При этом реквизиты карточки, заполненные при регистрации, дополняются реквизитами, обеспечивающими решение задач контроля исполнения. Создание специальных контрольных картотек и введение специальных форм контрольных карточек, обособленных от стадии регистрации документов, ведет к дублированию информации.

При разработке форм карточек определяется состав и расположение реквизитов, размеры зон для записи информации. При этом учитывается не только состав, наименования и расположение реквизитов, но и тип реквизитов (полей): символьное, числовое; дата; поле, заполняемое с помощью классификатора, а также длина полей (количество знаков, необходимых для записи переменной информации).

Применение при ведении картотек классификаторов (номенклатуры дел, классификаторов видов документов, корреспондентов, исполнителей, подразделений, регионов и т.д.) позволяет ускорить формирование информационной базы и проведение поиска в ней.

В комплекс классификаторов, используемых при решении задач регистрации и контроля исполнения документов должны входить:

– классификаторы для различных групп документов (распорядительных документов, договоров, доверенностей и т.д.) и дел (номенклатура дел организации);

– классификаторы организационных структур (организаций, подразделений, должностных лиц и т.д., которые выступают в качестве корреспондентов, авторов документов, ответственных за совершение определенных действий);

– классификаторы вопросов деятельности организации.

На самой форме регистрационно-контрольной карточки реквизиты могут быть сгруппированы в несколько блоков, включающих: общие сведения о документе; содержание задания (резолюции); ход исполнения; результаты исполнения; сведения о месте и сроках хранения документа.

Указанные требования к карточкам и картотекам носят самый общий характер. Конкретные информационно-поисковые системы имеют много специфических особенностей и требуют более детального анализа. В качестве примера приведем формы карточек, предусмотренные Инструкцией о порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан в ГТК России, утвержденной приказом ГТК России от 25.05.2004 № 605. В Инструкции указано, что все поступающие обращения граждан регистрируются в день их поступления и заносятся в электронную картотеку базы данных «Письма, заявления граждан» автоматизированной системы «Учет и контроль исполнения документов». В электронную карточку базы данных вносятся основные реквизиты документов согласно указанным в карточке полям. На документы, внесенные в электронную картотеку базы данных «Письма, заявления граждан», распечатывается сокращенная форма регистрационной контрольной карточки в двух экземплярах. Вся информация о ходе и результатах исполнения документов вносится в электронную карточку картотеки контрольной базы данных «Письма, заявления граждан».