Корректировка номенклатуры дел

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения. Разработка номенклатуры дел представляет собой первый этап проводимой в делопроизводстве экспертизы ценности документов, которые создаются в организации и поступают в нее. Номенклатура дел составляется на предстоящий год, поэтому она является своего рода планом группировки документов в дела. В номенклатуре определяются заголовки дел, которые будут сформированы в делопроизводстве, и сроки их хранения.

Необходимые согласования

В большинстве организаций номенклатура дел строится по структурному принципу: в каждом подразделении составляется номенклатура дел, отражающая документы данного подразделения. Из номенклатур дел подразделений формируется сводная номенклатура дел организации. В номенклатуру дел включаются все документы, составляемые в организации и поступающие в нее из других организаций.

Если документы организации в дальнейшем передаются на хранение в архив, номенклатура дел подлежит согласованию сначала с экспертной комиссией организации, затем – с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения. После согласования с архивным учреждением номенклатура дел утверждается руководителем организации (заместителем руководителя организации, курирующим вопросы ДОУ). Номенклатура дел, согласованная с архивным учреждением, в дальнейшем может использоваться в течение пяти лет, если в организации не происходит серьезных структурных или функциональных изменений. Если такие изменения происходят, переработанная номенклатура дел заново согласовывается с архивом.

Если документы организации в архив не передаются и в течение всего установленного для них срока хранения хранятся в организации (в архиве организации), согласование с архивным учреждением не проводится, и номенклатура дел после ее согласования с экспертной комиссией организации утверждается руководителем.

Зачем нужна корректировка?

Поскольку в течение года в деятельности организации могут произойти различного рода изменения, как структурного, так и функционального характера (могут быть созданы новые подразделения или ликвидированы ранее существовавшие, может произойти объединение нескольких подразделений или, наоборот, разделение одного подразделения на два, могут возникнуть новые направления деятельности и т.д.), в конце года службой делопроизводства проводится работа по корректировке номенклатуры дел.

Корректировка номенклатуры дел означает уточнение заголовков дел, включение новых заголовков дел, отражающих новые направления деятельности, исключение заголовков дел, которые в новом году формироваться не будут. Если в организации было создано новое подразделение, следует разработать новый раздел и включить его в номенклатуру дел предстоящего года. Если в организации произошло разделение одного подразделения на два, следует произвести разделение соответствующего раздела номенклатуры дел.

Работа по корректировке номенклатуры дел проводится в последнем квартале текущего года всеми организациями. Исключение оставляют организации, деятельность которых носит сезонный характер (экспедиции, театры и др.) и которые проводят работу по корректировке номенклатуры дел в конце текущего сезона. В любом случае работа по корректировке номенклатуры дел должна быть завершена к наступлению нового года (сезона). В большинстве организаций к 1 января наступающего года номенклатура дел должна быть перепечатана, в копиях или в электронном виде разослана по подразделениям, чтобы в первый рабочий день нового года сотрудники могли начать формирование дел по обновленной номенклатуре дел.

Как организовать работу по корректировке номенклатуры дел?

Прежде всего должен быть издан приказ руководителя организации, в котором будут даны соответствующие поручения службе делопроизводства и руководителям подразделений о проведении корректировки номенклатуры дел.

Второй важный в организационном плане шаг – проведение службой делопроизводства рабочего совещания с работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. На этом совещании необходимо обсудить вопросы методического характера, в частности проанализировать содержание разделов номенклатуры, определить разделы, подлежащие корректировке, проанализировать правильность определения сроков хранения и рассмотреть другие вопросы, связанные с номенклатурой дел. Хорошо, если до проведения такого совещания служба делопроизводства проведет проверку правильности формирования дел в структурных подразделениях, в этом случае на совещании одновременно нужно будет обсудить и вопросы формирования дел. Дела должны формироваться в строгом соответствии с номенклатурой дел, и если выявляются какие-либо нарушения, то это тоже повод для обсуждения на совещании. Причиной неправильного формирования дел может быть неправильная формулировка их заголовков. Естественно, что для исключения таких ситуаций нужно скорректировать заголовки дел.

При корректировке номенклатуры дел необходимо обратить внимание на полноту отражения в номенклатуре документов подразделения и на правильность определения сроков хранения документов. В номенклатуру дел включаются все документы организации, как создаваемые, так и поступающие, на любых носителях (бумажных, магнитных и иных). Подлежат включению в номенклатуру дел документы с грифом ограничения доступа («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и др.), документы временно действующих органов, справочные, учетные, регистрационные и иные картотеки, журналы и базы данных. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, поступающие в организацию. Они учитываются и хранятся в справочно-информационных фондах, научно-технических библиотеках или других подразделениях организации.

Важно помнить, что сроки хранения документов, установленные Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000, с изменениями от 27.10.2003), а также отраслевыми перечнями документов со сроками хранения, если они имеются, не могут быть сокращены, но по желанию организации могут быть увеличены. Кроме того, нужно иметь в виду, что при отсутствии в перечнях сроков хранения отдельных категорий документов их срок хранения может быть установлен экспертной комиссией организации. С такого рода ситуациями сталкиваются многие организации. Экспертная комиссия организации наделяется этим правом в соответствии с положением, на основании которого она действует. Это положение, в свою очередь, разрабатывается на основании Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утверждено приказом Росархива от 19.01.1995 № 2).

При работе с номенклатурой дел в течение года в нее могут вноситься разного рода дополнения и изменения. В частности, если в течение года возникли новые документируемые участки деятельности и, соответственно, новые дела, то эти дела включаются в действующую номенклатуру дел. Для того чтобы в течение года можно было дополнять номенклатуру дел новыми делами, в ней предусматриваются так называемые резервные (свободные) номера (индексы дел). При проведении корректировки номенклатуры дел особое внимание обращается на заголовки дел, внесенные под резервными индексами. Если создание новых дел признается целесообразным, они включаются в номенклатуру дел на предстоящий год на общих основаниях. Поскольку заголовки дел располагаются в номенклатуре дел в определенной последовательности (сначала законодательные и иные нормативные правовые акты, распорядительные документы, затем организационно-правовые документы, плановые, отчетные и др.), заголовки дел, включенные в номенклатуру под резервными индексами, в номенклатуре дел на предстоящий год следует расположить в соответствии с установленной схемой. Неизменными должны оставаться только индексы «переходящих» дел, то есть дел, которые не завершаются в течение одного года.

В течение года в заголовки дел действующей номенклатуры дел могли быть внесены исправления или дополнения. Если эти исправления и дополнения при корректировке номенклатуры признаются правильными, в новую номенклатуру дел заголовки дел вносятся в уточненной редакции.

Скорректированная в каждом структурном подразделении номенклатура дел подписывается руководителем подразделения и передается в службу делопроизводства, где формируется сводная номенклатура дел на предстоящий год.

Сводная номенклатура дел подписывается руководителем службы делопроизводства, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового года.