О документальном оформлении и налогообложении расходов на проведение праздничных мероприятий

Расходы на украшение офисов и торговых залов

Источники таких расходов будут разными, следовательно будет различаться и их документальное оформление.

Украшение офиса осуществляется за счет собственных средств организации, оставшихся после налогообложения, т.е. за счет чистой прибыли. Расходы на украшение торговых залов и витрин могут быть учтены в составе прочих расходов организации (ведь местные органы власти часто издают распоряжения по оформлению витрин предприятий потребительского рынка и услуг к праздникам) или их можно учесть в качестве рекламных расходов.

Чтобы при налоговой проверке не возникло вопросов, для каких целей и в каком месте использованы украшения, следует издать приказ (распоряжение) руководителя организации с приложением перечня украшений и оформить требование-накладную (типовая межотраслевая форма № М-11, утверждена постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а) или накладную на внутреннее перемещение, передачу товаров (унифицированная форма № ТОРГ-13, утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132). В этих документах следует указать, кому и куда передаются украшения.

Подарки

Организация может приобрести подарки для своих сотрудников, их детей и членов семей, а также для партнеров по бизнесу.

В этом случае в качестве основного документа следует оформить приказ (распоряжение) на приобретение и раздачу подарков. К нему должна прилагаться ведомость с перечнем получателей подарков. Сотрудники организации расписываются в такой ведомости в получении подарков.

Вручение подарков сотрудникам, детям и другим членам их семей признается доходом сотрудников, полученным в натуральной форме (подп. 3 2 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Если стоимость таких подарков не превышает 4000 рублей за налоговый период (календарный год), то у сотрудника не возникает объекта налогообложения НДФЛ. Если же стоимость вручаемого подарка превышает 4000 руб., то сумма превышения подлежит обложению налогом по ставке 13 %.

Стоимость подарков не учитывается при определении налоговой базы для целей налога на прибыль (п. 16 ст. 270 НК РФ). Поэтому на нее не начисляются ЕСН (п. 3 ст. 236 НК РФ), страховые взносы на обязательное пенсионное страхование и взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве.

Так как вручение подарков сотрудникам признается безвозмездной передачей товаров, то возникает налоговая база для исчисления НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Сумма НДС начисляется за счет собственных средств организации и при определении налоговой базы по налогу на прибыль в расходах не учитывается. Оформляется счет-фактура в одном экземпляре, который регистрируется в книге продаж.

НДС, уплаченный при приобретении подарков, принимается к вычету в обычном порядке.

Подарки партнерам по бизнесу также следует оформить приказом (распоряжением) руководителя организации с полным перечнем этих партнеров.

К сожалению, такие подарки не удастся оформить в качестве представительских расходов, т.к. в п. 2 ст. 264 НК РФ прямо указано, что к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений и отдыха.

Таким образом, расходы на эти подарки также не учитываются для целей налогообложения при расчете налога на прибыль. В отношении НДС ситуация аналогична ситуации с подарками сотрудникам.

Выдачу подарков партнерам можно оформить одним из двух способов:

• как подарки конкретным лицам (например, руководителям компаний-партнеров);
• как подарки компаниям-партнерам.

В первом случае у лица – получателя подарка (если стоимость подарка превышает 4000 руб.) возникает доход, облагаемый НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ), также как и у сотрудников вашей организации. Подпунктом 7 п. 1 ст. 228 НК РФ предусмотрено, что физические лица, получающие доходы в денежной и натуральной формах в порядке дарения (за исключением подарков, получаемых от физических лиц), обязаны самостоятельно исчислить налог на доходы физических лиц с таких доходов, представить в налоговый орган по месту своего учета соответствующую налоговую декларацию и в установленные сроки уплатить исчисленный налог в соответствующий бюджет. Таким образом, вручая подарок, придется сообщить получателю его стоимость и напомнить о его обязанности налогоплательщика. Этот способ представляется не очень удобным. Поэтому постарайтесь не превысить лимит стоимости подарка. Вряд ли при вручении подарков в этой ситуации будет возможно собрать подписи получателей (хотя с точки зрения проверяющего это был бы идеальный вариант). Поэтому нужно составить акт о передаче подарков с указанием их стоимости.

Если же вы решите воспользоваться вторым вариантом, то получателем подарка будет не конкретное лицо, а компания-партнер. Только не забывайте о том, что согласно ст. 575 ГК РФ запрещается дарение в отношениях между коммерческими организациями, за исключением подарков, стоимость которых не превышает 5 МРОТ. В настоящий момент минимальный размер оплаты труда составляет 100 рублей (ст. 5 Федерального закона от 19.06.2000 № 82-ФЗ, в ред. от 20.04.2007), т.е. максимальная стоимость подарка не может превышать 500 рублей.

Премии

В ряде организаций к праздничным датам сотрудникам выплачиваются премии.

Как пояснил Минфин России в письме от 16.11.2007 № 03-04-06-02/208, выплаты премий к праздничным и юбилейным датам работникам организации нельзя отнести к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль. Поэтому такие выплаты сотрудникам также не являются объектом налогообложения ЕСН. НДФЛ удерживается в обычном порядке.

Но Новый год – особый праздник, и именно к нему можно приурочить выдачу премий, вознаграждений по итогам работы за год, за выслугу лет и т.п.

Согласно п. 2 ст. 255 НК РФ для целей налогообложения учитываются начисления стимулирующего характера в пользу сотрудников организации, в том числе премии за производственные результаты, надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные подобные показатели.

Таким образом, налогооблагаемая прибыль уменьшается на сумму годовой премии, если она:

• выплачивается в соответствии с действующей в организации системой премирования сотрудников, закрепленной в трудовом или коллективном договоре, положении о премировании (об оплате труда) или ином аналогичном нормативном акте;

• начисляется за производственные результаты;

• финансируется не за счет средств специального назначения или целевых поступлений.

Так что не перепутайте формулировки в локальных нормативных актах и приказе по организации.

Налоговый кодекс Российской Федерации позволяет учитывать в качестве расходов вознаграждение за выслугу лет, предусмотренное законодательством (п. 10 ст. 255).

Согласно письму Минфина России от 23.01.2008 № 03-03-06/2/5 единовременное вознаграждение за выслугу лет признается расходом по налогу на прибыль при условии, что порядок, размер и условия его выплаты предусмотрены трудовыми или коллективными договорами, а также локальными нормативными актами.

Расходы на проведение праздничного вечера

Приказом по организации назначаются ответственные за проведение мероприятия. Заключаются договоры со сторонними организациями (на аренду зала, организацию банкета, приглашение артистов, музыкантов, аниматоров и т.п.), составляется смета расходов.

После проведения мероприятия ответственные лица составляют акт о списании расходов, который утверждает руководитель организации. О произведенных наличных расходах ответственные лица составляют авансовые отчеты, которые также утверждаются руководителем организации и передаются для обработки в бухгалтерию.

Расходы на праздник – банкет в ресторане, кафе или в офисе, развлекательная программа и т.п. – не уменьшают базу по налогу на прибыль. НДС, уплаченный по этим расходам, к вычету не принимается. Поскольку расходы на праздничный вечер не принимаются для целей налогообложения, то и обязанности по исчислению ЕСН у налогоплательщика не возникает.

А вот с НДФЛ все несколько сложнее. Законодатели и судьи ведут дискуссию по этому вопросу довольно давно. Ведь объектом налогообложения НДФЛ является совокупный доход сотрудника. Некоторые налоговые инспекторы квалифицируют затраты на проведение праздничного мероприятия как вознаграждение работника в натуральной форме и требуют персонифицировать полученный каждым сотрудником доход на данном мероприятии.

Тем не менее, в письме Минфина России от 15.04.2008 № 03-94-06-01/86 отмечается, что если при проведении такого мероприятия отсутствует возможность персонифицировать и оценить экономическую выгоду, полученную каждым сотрудником (участником корпоративного мероприятия), дохода, подлежащего налогообложению налогом на доходы физических лиц, не возникает. И все же помните, что письмо является ответом на частный вопрос и не является нормативным актом.

Поэтому самым лучшим выходом из данной ситуации будет приглашение налогового инспектора на ваш праздник (шутка :-).

С Новым годом!