Новый год – новая номенклатура дел

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002, номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Для чего нужна номенклатура дел?

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации с указанием сроков их хранения, оформленный по установленной форме.

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования, систематизации и учета дел, организации группировки исполненных документов в дела, определения сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел за предыдущий год, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения документов.

Типовые перечни, используемые при составлении номенклатуры дел

Основным нормативным актом, регламентирующим состав и сроки хранения отдельных видов документов, является Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень 2010)¹.

Перечень 2010 включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

В Перечне 2010 указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Сроки хранения документов, указанные в Перечне 2010, обязательны для организаций всех форм собственности независимо от того, передают они свои документы на государственное или муниципальное хранение или нет.

Снижение сроков хранения документов, установленных Перечнем 2010, запрещается.

Особое внимание при определении сроков хранения документов следует обращать на примечания к Перечню 2010, которые не только комментируют, но и уточняют отдельные сроки хранения документов.

Отметка «ЭПК», проставленная в Перечне 2010 к отдельным видам документов, означает, что в этих документах может содержаться информация, имеющая научно-историческое значение. Такие документы тщательно изучаются и при необходимости отбираются на государственное или муниципальное хранение.

Отметка «До минования надобности» означает, что документы, содержащиеся в деле, имеют только практическое значение и хранятся в организации до тех пор, пока надобность в них отпадет (но не менее одного года).

При определении сроков хранения научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной документации следует руководствоваться Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 (в ред. от 28.04.2011).

Ведомственные перечни, применяемые при составлении номенклатуры дел

В состав ведомственных перечней включены документы, отражающие специфические вопросы деятельности организаций, например, в сфере здравоохранения, образования, статистики, финансов, энергетики и т.д.

Многие из этих перечней устарели, так как были созданы еще в советские времена, и, к сожалению, недостаточно полно отражают вопросы современной деятельности организаций. Поэтому, основываясь на действующем законодательстве, федеральные органы исполнительной власти принимают нормативно-правовые акты, которыми регламентируются те или иные сроки хранения отдельных видов документов.

В состав ведомственных перечней помимо специфических документов включены также типовые управленческие документы.

Применяя ведомственные перечни, следует знать, что при определении сроков хранения типовых управленческих документов необходимо руководствоваться Перечнем 2010, а при определении сроков хранения специфической документации – ведомственными перечнями.

При составлении номенклатур дел можно использовать также примерные номенклатуры дел, разработанные архивными службами регионов России. Их можно найти в Интернете или обратиться в Отраслевой центр научно-технической информации Всероссийского научно-исследовательского института архивного дела и документоведения (ОЦНТИ ВНИИДАД*).

Кто составляет номенклатуру дел?

Номенклатура дел составляется службой документационного обеспечения управления организации (например, организационно-правовым отделом, канцелярией, общим отделом и т.п.) на основе номенклатур дел структурных подразделений организации.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в службу документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ).

Сводная номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с постоянно действующей экспертной комиссией организации, после чего утверждается руководителем организации.

После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Названиями разделов сводной номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой или утвержденным штатным расписанием.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации.

Заполняем графы номенклатуры дел

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре, например: 01-05, где 01 – обозначение структурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Каждый заголовок дела должен иметь свой индекс и свою отдельную строку.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

• название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протокол, приказ и т.д.);

• автор документа (название организации или структурного подразделения);

• название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

• краткое содержание документов дела;

• название местности (территории) с которой связано содержание документов дела;

• дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: «Переписка по вопросам основной деятельности».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел устанавливается единый для всех структурных подразделений и определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащие:

• законодательные и нормативные правовые акты федеральных органов государственной власти;

• нормативные правовые и распорядительные акты субъекта Российской Федерации;

• организационно-распорядительные документы самой организации (приказы, распоряжения, решения, постановления);

• справочно-информационные документы (планы, отчеты, доклады, справки, сведения, информации, переписка;

• регистрационно-контрольные формы (книги, журналы, карточки).

Для вновь заводимых дел в конце каждого раздела номенклатуры оставляются резервные номера.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню 2010.

В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о переходящих делах («Переходящее»). К переходящим делам относятся: положения об организации и ее структурных подразделениях, правоустанавливающие документы о деятельности организации; долгосрочные программы, концепции развития направлений деятельности организации; личные дела сотрудников и другие.

В особых случаях проставляются отметки об утрате дела, неисправимом повреждении документов дела, об изъятии документов дела судебными или следственными органами, о передаче дела в другое структурное подразделение для продолжения, о заведении или незаведении дела и т.п.

В этой же графе можно указывать лиц, ответственных за формирование дел структурного подразделения, а также делать отметки об особенностях заведения дел, о местонахождении подлинников документов (например: «Подлинники в деле 01-03»).

По окончании календарного года заполняется таблица, содержащая сведения о категориях и количестве дел (томов, частей), заведенных в организации по срокам хранения: постоянного и временного.

Утвержденная номенклатура организации хранится в компьютерной системе для упрощения ее ведения, корректировки и переработки.