В начале года секретарю приходится активно действовать сразу в нескольких направлениях: вести текущую работу, подводить итоги прошлого года и планировать деятельность (свою и коллег) на несколько месяцев вперед. Как бы чего не упустить…
Начнем с журналов регистрации
Из года в год актуален один и тот же вопрос: нужно ли заводить новые журналы регистрации документов или можно продолжать старые? Ответ: нужно. Нумерация в новых журналах начнется с № 1, даже если в прошлогоднем журнале было зарегистрировано мало документов. Старые журналы обязательно следует «закрыть» (об этом далее).
Заводить новые регистрационные формы необходимо уже в первый рабочий день года.
А что в планах?
После того как необходимые регистрационные формы будут созданы и работа по окончании затяжных праздников потечет в обычном темпе, нужно будет заняться планированием своей деятельности на ближайший год.
Плановая документация по делопроизводству в основном касается архивной деятельности, т.е. тех ее процессов, которые требуют участия коллег из других структурных подразделений.
Первый документ, который следует составить, – план проведения экспертизы ценности документов (ЭЦ) (Пример 1). Напомним: цель ЭЦ – последовательно рассмотреть документы с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях и определить подлежащие уничтожению, а также те, срок хранения которых будет продлен. При планировании важно учесть, что ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях потребуется определенное время для подготовки документов к экспертизе.
По завершении экспертизы ценности документов появится, с одной стороны, массив документов, которые следует уничтожить, с другой – дела, которые нужно принять в архив. Здесь также не обойтись без плана работы: у ответственных за делопроизводство должно быть время для того, чтобы подготовить дела к сдаче, у ответственного за архив – для обработки поступающих документов и помощи коллегам из других отделов (Пример 2).
Планы проведения экспертизы ценности документов и передачи документов в архив согласовываются со всеми заинтересованными должностными лицами и утверждаются руководителем либо тем топ-менеджером, в ведении которого находятся процессы делопроизводства.
«Закрываем» прошлый год
Подводить итоги прошедшего года рекомендуется не ранее начала февраля, поскольку до этого работники еще будут передавать в канцелярию запоздавшую документацию и какой-нибудь давно забытый из-за праздников документ еще возвратится от руководителя с подписью. Если «закрыть» прошлый год в первый рабочий день января, то потом не раз придется вносить исправления в завершенные формы.
- Журналы регистрации. «Закрытие» журналов регистрации подразумевает:
- создание итоговой записи;
- помещение журнала на хранение.
Итоговая запись составляется одинаково независимо от того, в бумажной или электронной форме велся журнал. Ее цель – зафиксировать, сколько документов было зарегистрировано в журнале за прошедший год.
Приведем примеры итоговых записей в разных журналах регистрации, начиная с самой простой в Журнале регистрации входящих документов и заканчивая развернутой в Журнале регистрации почтовых отправлений.
Вариант 1:
Вариант 2:
приказов по основной деятельности – 1753;
распоряжений – 3036.
Вариант 3:
|
Итого зарегистрировано 32 864 почтовых отправления, из них: |
|
отправлено «Почтой России» (ПР) – 29562; |
|
отправлено экспресс-почтой (ЭП) – 3302. |
|
Количество возвратов отправлений – 129 (118 – ПР, 11 – ЭП), из них по причине: |
|
неявки адресата – 15 (все ПР); |
|
неверного указания адреса – 114 (99 – ПР, 15 – ЭП). |
|
Пропало без объяснения причин 16 отправлений (15 – ПР, 1 – ЭП). |
Итоговая запись должна учитывать все важные показатели количественного учета документов. Так, из Варианта 3 сразу видно, что организации нужно обратить внимание на количество возвратов отправлений по причине неправильно указанного адреса.
После создания итоговых записей журналы регистрации помещаются на хранение. Бумажные журналы передавать в архив пока рано – многие из них наверняка еще не раз понадобятся в течение ближайших месяцев.
Электронные журналы регистрации с итоговой записью рекомендуется защитить паролем от несанкционированных изменений, а также скопировать их на внешний носитель. Его можно оставить у себя или отдать в архив – в зависимости от внутренних правил организации.
- Номенклатура дел. «Закрытие» номенклатуры дел предполагает:
- заполнение третьей графы «Количество единиц хранения»;
- создание итоговой записи.
В графу «Количество единиц хранения» необходимо внести количество образованных дел за год. Согласно п. 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.
Графа «Количество единиц хранения» заполняется от руки в оригинальном экземпляре номенклатуры дел (Пример 3).
После определения количества единиц хранения создается итоговая запись к номенклатуре дел. Для ее заполнения нужно подсчитать количество заведенных в прошедшем году дел по срокам хранения: отдельно постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) включительно. Отдельно также учитываются переходящие дела и дела с отметкой ЭПК.
Заполнение последней графы итоговой записи номенклатуры дел, содержащей количество дел «с отметкой ЭПК», обычно вызывает вопросы, хотя ничего сложного в этом нет. Загадочная «ЭПК» расшифровывается как «экспертно-проверочная комиссия». Если организация является источником комплектования государственного архива, то эта комиссия работает при архиве. Если нет, то речь идет об известной любому ответственному за хранение документов лицу экспертной комиссии организации – группе компетентных сотрудников, которые принимают решение об уничтожении документов или продлении срока их хранения после того, как истек срок, установленный нормативными документами. Если организация не является источником комплектования государственного архива и в ней работает экспертная комиссия, то данная графа итоговой записи будет называться «с отметкой ЭК».
Отметку «ЭПК» или «ЭК» получают дела, имеющие особую ценность для организации. После того как срок их хранения, определенный Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558), истечет, эти дела пройдут дополнительную экспертизу. Комиссия обязательно пересмотрит их и, возможно, увеличит срок хранения. Количество таких дел и вписывается в соответствующие строки графы «с отметкой ЭПК».
Результаты подсчетов вручную вносятся в итоговую запись (Пример 4).
Осталось всё посчитать
Когда все «закрывающие» записи будут составлены, нужно подвести окончательные итоги и составить количественный отчет об объемах документооборота.
Кому и для чего это нужно? Прежде всего – самому секретарю или делопроизводителю. Он должен знать, сколько документов находится в его ведении. Это позволит не только грамотно выстроить потоки документов, но, возможно, повлияет и на кадровую политику организации, что особенно актуально для компаний, где делопроизводство ведет секретарь руководителя. Имея на руках данные об объеме документооборота, можно рассчитать количество работников, необходимое для его ведения, и смело отправляться к руководителю с просьбой о помощниках.
Кроме того, объемы документооборота могут быть интересны и главе организации при подготовке годовых отчетов перед собственниками бизнеса. Наконец, эта информация пригодится для оптимизации бизнес-процессов организации, для различных оценочных мероприятий и во многих других случаях.
Объем документооборота рассчитывается очень просто – путем сложения всех созданных в организации и поступивших в нее документов. Источниками информации являются итоговые записи в журналах регистрации. При ежегодном расчете объема можно проследить динамику, что важно для долгосрочного планирования. Отдельно можно выделить количество документов по интересующим руководство категориям: количество претензий, жалоб от клиентов, соотношение коммерческих предложений и заключенных договоров и т.п.
Отчет об объеме документооборота составляется в свободной форме, исходя из особенностей организации и той информации, которую составитель отчета хочет получить (Пример 5).
При необходимости к подобному отчету может прилагаться аналитическая записка.
Если организация практикует контроль исполнения документов, то годовой отчет об исполнении готовится в обязательном порядке и представляется на утверждение руководителю (Пример 6). Этот отчет может стать основанием для кадровых перестановок в компании, а также для определения размеров годовых премий и бонусов. Срок подготовки такого отчета – первые числа февраля, т.к. необходимо дождаться снятия с контроля задач, поставленных в конце декабря и имеющих 30‑дневный срок исполнения.
Мы рассмотрели основные мероприятия, которые секретарь или делопроизводитель должны провести в первые месяцы рабочего года в сфере ДОУ. Очевидно, что это довольно напряженный период, требующий повышенного внимания и умения переключаться с одного процесса на другой. Умение же планировать работу и подводить ее итоги – залог успешной деятельности на протяжении всего года.
* Электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; в ред. от 21.07.2014).
Для физических лиц
Для юридических лиц
Подписка по каталогам