Номенклатура дел в конце года: уточнение и переутверждение

Состав дел подразделения, указанный в номенклатуре дел, был актуален год назад. За прошедшие месяцы он мог остаться прежним, а мог и измениться. Организация развивается, при этом постепенно и неизбежно меняются бизнес-процессы. Возможно, в течение года появление в подразделении новых дел не было заметным. А если присмотреться, то окажется, что:

• появился новый контрагент, с которым ведется активная переписка;

• упразднили государственный орган, «спускавший» приказы;

• кто-то из работников создал регистрационную форму, без которой теперь не может обойтись весь отдел.

Помимо привычных производственных и бизнес-процессов эти изменения находят отражение и в номенклатуре дел. Задача делопроизводителя состоит в том, чтобы обнаружить такие изменения в составе дел всех подразделений организации и учесть их при составлении номенклатуры дел на следующий календарный год.

Какие операции с номенклатурой дел выполняются в конце календарного года?

Выясним, что говорится в нормативных документах.

В Правилах организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, начали действовать 21.09.2015; далее – Правила 2015)[1], которые носят нормативный, т.е. обязательный, характер, содержится следующее положение:

Извлечение

из Правил 2015

4.18. […] Организации – источники комплектования государственных (муниципальных) архивов один раз в 5 лет <1> согласовывают номенклатуру дел с ЦЭК (ЭК) организации и представляют ее на согласование соответствующих ЭПК или государственного (муниципального) архива, согласно предоставленным ему полномочиям.

--------------------------------

<1> В случае изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению.

Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, утверждают номенклатуру дел самостоятельно.

А вот что говорится в знакомых каждому, кто занимается хранением документов, Основных правилах работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила):

Извлечение

из Основных правил

3.4.6. […] Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

Сразу заметно, что в Правилах 2015 нет условия о том, что номенклатура дел обновляется ежегодно. Создается впечатление, что этот документ, единожды изданный, сохранится в первозданном виде, пока организация не «изменит свои функции и структуру». Однако это невозможно (мы уже говорили о том, что организация развивается, и состав ее дел меняется медленно, но постоянно).

Если обратиться к форме итоговой записи к номенклатуре дел, предложенной в Правилах 2015 (см. Приложение № 25), то можно увидеть, что заголовок к ней такой же, как и в Основных правилах: Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году в организации.

Очевидно, что итоговая запись, как и раньше, составляется каждый год. Условие о ежегодном закрытии номенклатуры дел соблюдено, а на замену ей, как и прежде, должна прийти очередная номенклатура на следующий календарный год.

Старый документ новому не помеха

Несмотря на то что Основные правила являются методическим, а не нормативным документом, специалистам будет трудно полностью отказаться от их использования в архивном деле. С изданием Правил 2015 Основные правила никто не отменял, и нет причин для того, чтобы не применять этот подробный и привычный документ во вторую очередь и в отсутствие противоречий с Правилами 2015.

Таким образом, ежегодно над номенклатурой дел производятся следующие действия (см. схему).

Все эти действия выполняются в последнем квартале календарного года. Как показывает практика, обычно это происходит в декабре (или в ноябре, если требуется согласование с ЭПК архивного учреждения). Рассмотрим последовательно каждый из этих процессов.

Под ежегодным уточнением номенклатуры дел подразумевается:

• обнаружение дел, заведенных в течение года, и внесение их в действующую номенклатуру дел;
• обнаружение дел, которые не будут вестись в следующем году.

Поскольку выполнить эту работу предстоит на уровне всей организации, секретарю не обойтись без помощи коллег из структурных подразделений. Они знают состав дел своего отдела гораздо лучше, чем секретарь. Последний организует сбор информации и ее анализ.

Сбор информации производится с помощью служебной переписки (Пример 1).

Срок выполнения задачи, поставленной в этой служебной записке, стандартный. Если работник не в первый раз видит номенклатуру дел своего подразделения и понимает, что от него требуется, он выполнит задание в течение пары часов.

Ответ на служебную записку, подготовленный юридическим отделом, приведен в Примере 2.

Полученную информацию работники архива учтут при составлении номенклатуры дел на следующий год и на ее основе внесут актуальные изменения в действующую номенклатуру. Это нужно делать, если в течение года появились новые дела, например переписка с новым контрагентом.

Вносим изменения в актуальную номенклатуру дел

При составлении номенклатуры дел на очередной год настоятельно рекомендуем оставлять в документе место для внесения новых дел, заведенных в течение года. Пустые строки оставляют в количестве от трех до пяти в конце каждого раздела и заполняют от руки во всех экземплярах действующей номенклатуры (Пример 3). Новые дела получают индексы в порядке валовой нумерации.

Конечно, такие изменения нужно вносить в реальном времени: между заведением в подразделении дела и дополнением номенклатуры дел не должны проходить месяцы. Но, как показывает практика, об этом обычно забывают.

Обратите внимание

Если изменения номенклатуры дел, произошедшие в течение года, касаются только прекращения, «закрытия» дел, никаких зачеркиваний и примечаний в документе производить не нужно.

Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года. Организации, являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, должны быть особенно внимательными и учитывать, что некоторое время займет согласование номенклатуры с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения. Выше мы выяснили, что это согласование следует проводить не реже чем один раз в пять лет. Таким организациям рекомендуется иметь готовую номенклатуру дел уже к концу ноября, чтобы получить согласованную номенклатуру от архивного учреждения в стандартный тридцатидневный срок (как раз к Новому году), быстро утвердить ее в последних числах декабря, раздать подразделениям выписки, после чего со спокойной совестью отправиться на каникулы.

Компании, которым не нужно взаимодействовать с государственными архивами, имеют для работы над новой номенклатурой немного больше времени. Но и им нужно завершить всю работу над ней до наступления праздников, чтобы с первого же рабочего дня нового года дела в подразделениях формировались в соответствии с новой номенклатурой.

Если никаких глобальных изменений в структуре и функционале подразделения не произошло и основной состав дел остается прежним, то за основу новой номенклатуры дел можно взять действующую и элементарно удалить из нее аннулированные дела и вписать новые. При этом важно обращать внимание на т.н. переходящие дела и по мере возможности на то, чтобы как можно больше дел сохранили свои индексы неизменными.

Наш словарик

Переходящими называются заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года. Они должны быть внесены в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом[2].

Например, если компания в 2014 г. ввязалась в судебную тяжбу, которая длится до сих пор и явно перейдет еще и в 2016 г., то дело, в которое помещаются документы по этому суду, будет переходящим. И если в 2014 г. ему был присвоен индекс 24-15.07, то он таким и останется до тех пор, пока суд не вынесет окончательное решение.

Если в организации появился новый отдел

Если в течение года в штатной структуре организации произойдут изменения и появится новый отдел, то состав его дел должен быть внесен в номенклатуру. Для этого в конце документа специально оставляют лист с незаполненной формой номенклатуры дел, которую в случае необходимости заполняют от руки. Новое подразделение получает очередной (крайний) порядковый номер в номенклатуре дел того года, в котором было создано. Возможно, в номенклатуре дел на следующий год раздел переместится согласно логике штатной структуры предприятия.

Пример

Вновь образованный в 2015 г. в Дирекции по правовым вопросам отдел регистрации имущества будет внесен в номенклатуру под номером 36 при условии, что до этого в документе было 35 разделов. А в номенклатуре дел на 2016 год раздел «Отдел регистрации имущества» встает в один ряд с отделами внутри Дирекции по правовым вопросам и получит соответствующий порядковый номер.

При этом нумерация всех последующих разделов сдвинется на одну цифру вперед, и если в этих разделах были переходящие дела, то их индексы изменятся. Это допустимо. В таких случаях на переходящих делах ставится отметка: 25-06. До 2016 года 24-06.

Как составить номенклатуру дел?

Правила 2015 не содержат алгоритма составления этого документа, зато этот процесс очень подробно описан в Основных правилах (см. раздел 3.4).

Составление номенклатуры дел состоит из нескольких этапов.

Первый этап – исследование документального фонда организации. Оно может быть полномасштабным и описывающим все документы, создаваемые во всех подразделениях компании. К такому прибегают при составлении номенклатуры впервые. А в последующие годы нужно лишь уточнять и отслеживать изменения документального фонда, о чем мы и говорим в этой статье. Работа над номенклатурой дел в любом случае начинается со сбора информации.

Второй этап – заполнение формы номенклатуры дел (Приложение № 25 к Правилам 2015; Пример 4).

Заполняем графы

Графа 1 «Индекс дела»[3]. Индекс состоит, как правило, из двух частей:

• порядковый номер структурного подразделения, принятый в организации;
• порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

Однако если внутри одного дела присутствует дополнительное разделение, то индекс может состоять и из трех частей, как в Примере 2: 24-15-06 «Арбитражное производство. Дело № В36-448093/2014».

Графа 2 «Заголовок дела». Заголовок дела – формулировка, в полной мере отражающая состав документов дела, например: Приказы по основной деятельности, Распоряжения главного инженера, Переписка с ООО «Рассвет-АВТО», Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда.

Не допускается вносить в номенклатуру дел заголовки типа «Разное», «Прочее», «Интересные документы» и т.п.

Графа 3 «Количество дел». Графа, которая заполняется по завершении календарного года. В ней отражается фактическое количество заведенных в течение года дел (томов, частей).

Графа 4 «Срок хранения и № статьи по перечню». Это, пожалуй, ключевая графа номенклатуры, информирующая нас о том, сколько лет хранится каждое из дел. Сроки хранения документов установлены в перечнях документов, использовать которые обязана каждая организация независимо от того, государственная она или нет. К ним относятся:

• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изм. от 04.02.2015));
• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 (в ред. от 28.04.2011)).

Кроме указанных перечней, сроки хранения документов могут содержаться в отраслевых нормативных правовых актах, поэтому крайне важно, чтобы над номенклатурой дел структурных подразделений работали их сотрудники, а секретарь занимался сведéнием и проверкой представленной коллегами информации.

Графа 5 «Примечание». Графа, в которой указывается дополнительная информация относительно дел. Здесь может быть пометка о том, что дело электронное или что конкретно в этом отделе дело представляет собой копии документов. В этой же графе пишется, где находятся оригинальные экземпляры документов.

Когда все графы номенклатуры будут заполнены и выверены, проект документа визируется работником, ответственным за архив, и подписывается руководителем службы ДОУ организации. Если такой должности в компании нет, проект подписывает непосредственный начальник работника-составителя. Начинается процедура согласования.

Сводная номенклатура дел должна пройти как минимум процедуру согласования с ЭК организации.

Готовая сводная номенклатура дел на следующий год направляется для согласования членам экспертной комиссии. Если все в порядке и никаких изменений в проект документа вносить не нужно (или после того, как по замечаниям членов ЭК номенклатура была откорректирована), на специальном заседании комиссии номенклатура дел согласовывается. Решение об этом отражается в протоколе заседания ЭК.

Один раз в пять лет организации – источники комплектования государственных (муниципальных) архивов должны согласовывать свою номенклатуру дел с экспертно-проверочной комиссией государственного архива.

На согласование в государственный архив направляется подписанный и согласованный с ЭК организации проект номенклатуры дел.

Проект номенклатуры дел прикладывается к сопроводительному письму и направляется в архив. Стандартный срок ответа на письмо – 30 календарных дней.

Только после того как будут собраны все подписи и визы согласования, проект номенклатуры дел утверждается руководителем организации.

Гриф утверждения оформляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и выглядит так:

Датой номенклатуры дел будет считаться дата ее утверждения. В приведенном нами примере таковой является 28 декабря.

После того как сводную номенклатуру дел утвердит генеральный директор, секретарь должен подготовить и передать в подразделения выписки из нее. Каждое структурное подразделение еще в уходящем году должно получить собственную номенклатуру дел и приступить к работе в соответствии с ней с первого же дня нового рабочего года.

РЕЗЮМЕ

1. Номенклатура дел уточняется и переутверждается ежегодно. Приступать к этой работе следует в четвертом квартале и завершить ее следует до конца декабря.
2. Под уточнением номенклатуры дел подразумевается сбор информации о делах, которые:

• вновь заведены в уходящем году;
• не будут вестись в подразделениях в будущем году.

1. Если обнаружатся заведенные в течение года и не отраженные в актуальной номенклатуре дела, то они вносятся в действующую номенклатуру от руки, в специально оставленные для этого строки.
2. На случай, если в течение следующего года в организации будет образовано новое структурное подразделение, в конце номенклатуры дел оставляется лист с чистыми графами таблицы для внесения изменений от руки.
3. Организации, являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, должны согласовывать свою номенклатуру дел с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения не реже чем один раз в пять лет.
4. Из вновь утвержденной номенклатуры дел секретарь (делопроизводитель) делает выписки и передает их в структурные подразделения до конца декабря.