Закрываем год: декабрь

«Конец года» в канцелярии начинается задолго до 31 декабря и продолжается в новом году. Рассмотрим основные «сезонные» мероприятия, которые нужно проводить, готовясь к новому рабочему году. Начнем с декабря.

Чем более развита культура делопроизводства в организации, тем позже можно начинать завершать год. Если в течение года все процессы делопроизводства функционируют бесперебойно, закрытие без труда уместится в одну-две декабрьских недели.

Что нужно сделать в декабре:

• Подготовить действующую номенклатуру дел к закрытию и проект номенклатуры на следующий год.
• Внести изменения в локальные нормативные акты и ввести их в действие с 1 января.
• Провести выверку договоров и при необходимости пролонгировать их.

Чего не нужно делать в декабре:

• Бросаться немедленно составлять номенклатуру дел с нуля. Все равно не успеете, только собьете работу подразделений, а им в последний месяц года и так непросто. Если «вдруг» обнаружилось, что организации не хватает номенклатуры, лучше заняться ей в новом году. Первую номенклатуру можно утвердить и в течение года, не обязательно строго с 1 января.
• Писать и срочно утверждать новые ЛНА, чтобы ввести их в действие с 1 января. Как и с номенклатурой – не успеете выдать ничего качественного.
• Закрывать журналы регистрации. Документ, который нужно срочно зарегистрировать, могут принести 29 декабря в 17:55, и секретарь должен зарегистрировать его в 2017 году, от чего все усилия по закрытию журнала пойдут прахом. Поэтому журналы лучше закрывать в январе.
• Подводить итоги по исполнению документов. Если по входящему письму, зарегистрированному 29 декабря, поставлен стандартный срок исполнения – 30 календарных дней, то говорить о том, выполнена задача или нет, можно только 29 января.
• Передавать в архив документы 2017 года. Еще не время: о закрытии дел можно говорить не раньше февраля. Только в феврале (см. предыдущий пункт) станет понятно, закрыто дело или оно превратилось в переходящее. А может быть, дело 2017 года, даже закрытое, еще пригодится подразделению в 2018-м.

УТВЕРЖДАЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ НА СЛЕДУЮЩИЙ ГОД: 3 ЭТАПА

Номенклатура дел ежегодно уточняется и утверждается на следующий год. Под уточнением номенклатуры подразумевается:

• внесение в нее дел, заведенных в уходящем году;
• удаление дел, закрытых в уходящем году, которые точно не будут вестись в следующем.

Иными словами, мы одновременно дополняем существующую номенклатуру дел и закладываем базу для новой.

ЭТАП 1: ВНОСИМ НОВЫЕ ДЕЛА

Новые дела, заведенные за год, необходимо внести в действующую номенклатуру (на 2017 год) и присвоить индексы. Правки вносятся вручную во все экземпляры номенклатуры (Пример 1). Для таких правок при создании номенклатуры в конце каждого раздела оставляют запасные строки, как правило, от трех до пяти. Однако если организация активно развивается и наращивает документооборот, их количество может быть и большим.

Как видно из примера, дела вносятся в номенклатуру в порядке их заведения и получают очередной индекс. Очевидно, что при этом нарушается логика выстраивания заголовков, но ничего страшного: в номенклатуре на следующий год дела встанут туда, куда нужно (Пример 3).

Итак, в Примере 1 представлен «исходный» вариант номенклатуры дел на 2017 год (утвержденной в декабре 2016 года) с пометками о вновь заведенных в течение 2017 года делах.

ЭТАП 2: ИСКЛЮЧАЕМ ЗАКРЫТЫЕ ДЕЛА

Некоторые дела из номенклатуры, наоборот, следует убрать. Это те дела, которые были завершены в течение уходящего года и, скорее всего, не появятся в следующем. Как правило, это «персональные» дела контрагентов или объектов: работа с клиентом завершена, объект сдан, и делу в номенклатуре делать уже нечего (Пример 2). Заголовки таких дел могут быть следующими: «Переписка с ООО “Эволюция”», «Документы по взаимодействию с АО “Энергопром”» и т.д.).

Обратите внимание: мы не вычеркиваем эти дела из номенклатуры, не удаляем из электронного файла и вообще никак их не дискриминируем в версии номенклатуры за 2017 год. Заголовки удаляем только в проекте номенклатуры на 2018 год. Номенклатура дел – это актуальный перечень документов организации, поэтому закрытых, несуществующих уже дел в ней быть не должно.

Прежде чем удалить дела из номенклатуры, необходимо собрать информацию. Секретарь переписывается со структурными подразделениями и выясняет, какие дела были заведены в уходящем году и каких не будет в следующем. Если наличие в организации номенклатуры дел не является новостью для коллег из других отделов, то информацию они предоставят быстро.

В Примере 2 представлена номенклатура дел на 2017 год с внесенными на первом этапе правками и новыми пометками (отмечены для удаления закрытые дела, вновь заведенные помещены на свои будущие места, индексы пока не выверены). В рабочей версии можно удалять завершенные дела и ставить пометки, потому что никто, кроме секретаря, ее не увидит.

ЭТАП 3: УТВЕРЖДАЕМ ПРОЕКТ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ НА СЛЕДУЮЩИЙ ГОД

После внесения правок проект номенклатуры дел проходит согласование экспертной комиссией (ЭК) организации и представляется на утверждение генеральному директору.

Если ЭК отсутствует, секретарь параллельно согласовывает разделы номенклатуры: каждый руководитель структурного подразделения читает и согласовывает свой раздел.

В Примере 3 представлен фрагмент номенклатуры дел, в которой индексы и заголовки уже приведены в порядок, и это – проект номенклатуры дел секретариата на 2018 год, который будет представлен руководителю для утверждения.

Word в помощь. Составить проект номенклатуры дел в конце года не составит труда, если на протяжении 11 месяцев оперативно дополнять и уточнять документ. Рекомендуем секретарю вести рабочий файл актуальной номенклатуры дел в MS Word в режиме рецензирования и активно использовать функцию «Примечание» (рис. 1). И неважно, что на дворе, например, июль. В декабре останется только внести все эти примечания в новый файл номенклатуры.

ТРИ «НЕ» ПРИ УТОЧНЕНИИ СТАРОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ И СОЗДАНИИ НОВОЙ

НЕ подгонять дела под индексы. Это индексы подгоняют под дела, а не наоборот. Совершенно нормально, если в 2017 году дело имело индекс 12-04, а в 2018-м получит 12-06. Это естественно, ведь какие-то дела мы убираем, и индексы освобождаются. Тогда вся нумерация поднимается. Какие-то дела мы вносим, и нумерация сдвигается вниз. А еще структурное подразделение может реорганизоваться, и тогда индекс изменится полностью, в обеих своих частях.

НЕ сбивать порядок дел в угоду индексам. В продолжение предыдущего пункта: многие секретари боятся менять индексы дел и пишут соответствующие объяснительные записки. Не нужно ни бояться, ни объясняться. Как не нужно и переставлять заголовки дел, нарушая логику их расположения, лишь бы сохранить индекс. Намного хуже, если в перечень идущих подряд дел с перепиской попадет вдруг дело «Служебные записки», а то и вовсе «График отпусков». Первично логическое расположение заголовков дел, а не сохранение за ними прошлогодних индексов.

НЕ резервировать индексы. Обратная ситуация: планируется сотрудничество с крупной организацией, явно появится несколько новых дел, и руководство просит секретаря оставить свободными несколько индексов в номенклатуре под эти дела. Так делать нельзя: в утверждаемой номенклатуре дел свободных индексов быть не должно. Номенклатура отражает актуальный состав документов организации, а не ее планы и чаяния. Если сотрудничество состоится, секретарь внесет вновь заведенные дела в номенклатуру в свободные строки. Если не состоится, то в перечне дел не будет «зависших» индексов.

АКТУАЛИЗИРУЕМ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ

Второе важное дело, которое нужно сделать в декабре, – внести актуальные изменения в локальные нормативные акты (ЛНА) и ввести их в действие с нового года.

ЛНА не создается ради себя самого, «чтобы был». Это рабочий документ, а значит, должен соответствовать реальному положению вещей и течению бизнес-процессов.

Кстати, ЛНА – это не только такие монументальные сочинения, как правила внутреннего распорядка или инструкция по делопроизводству, но и обычный приказ.

Уследить за такими приказами всегда сложнее, чем за крупным ЛНА. Но делать это нужно. Ведь если один из работников, назначенных ответственным за делопроизводство, уволился, или перешел в другой отдел, или изменил фамилию, то приказ уже неактуален – в нем фигурирует несуществующий сотрудник организации.

За год могли измениться производственные и бизнес-процессы, какие-то из процессов и вовсе отменены. Тогда придется отменять и регулирующие их ЛНА.

Виды изменений ЛНА представлены в Таблице.

Чтобы собрать актуальную информацию, придется изучить все ЛНА. Конечно, одному работнику это сделать не под силу, да и не должен секретарь инициировать изменения в технические или юридические регламенты. Заниматься этим должны соответствующие подразделения, а секретарь будет изучать ЛНА, касающиеся делопроизводства и секретарской деятельности.

Все указанные в Таблице изменения вводятся приказом по основной деятельности.

Обратите внимание: одним приказом можно охватить несколько ЛНА, необязательно издавать по одному приказу на каждый документ.

Поскольку принятые управленческие решения однородны, их можно поместить в один распорядительный документ – приказ по основной деятельности (Пример 4).

Word в помощь. И вновь секретарю будет намного легче закрывать год в декабре, если в течение всего года он будет делать отметки в рабочих файлах ЛНА (рис. 2).

ПРОДЛЕВАЕМ ДОГОВОРЫ НА ОБСЛУЖИВАНИЕ

Еще одно мероприятие декабря – выверка договоров, заключенных подразделением. Многие договоры на постоянное обслуживание заключаются на календарный год – до 31 декабря. Необходимо продлить договор или, может быть, найти нового исполнителя.

Секретарь занимается только теми договорами, которые касаются обслуживания организации в делопроизводственной и административно-хозяйственной сферах (если нет специального отдела).

Например, договоры:

• на почтовое обслуживание;
• архивное обслуживание;
• типографское обслуживание;
• поставку канцелярских товаров;
• обслуживание кофе-машины и поставку расходных материалов к ней;
• поставку в приемную кофе, чая, снеков;
• оказание клининговых услуг и т.д.

Задача секретаря – поднять базу таких договоров. Если окажется, что некоторые договоры требуют пролонгации, в декабре предстоит заключить новые или подписать дополнительные соглашения о продлении сотрудничества на следующий период.

* Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010).