Шпаргалки для документоведа, архивиста и секретаря: закрываем год

СИСТЕМАТИЗИРУЕМ ЗАКРЫТИЕ ГОДА

Отметим, какие именно действия необходимо будет выполнить секретарям, архивистам и документоведам во время работы над закрытием года, распределив их по месяцам. Систематизируем эту информацию в Таблице 1.

ДЕКАБРЬ

В декабре нам нужно уточнить номенклатуру дел, утвердить ее на следующий год, а также актуализировать ЛНА по делопроизводству.

Мероприятие 1: уточняем номенклатуру дел и утверждаем ее на следующий год

Согласно п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, если в организации действует номенклатура дел, то уточнять и утверждать ее на следующий год необходимо ежегодно. Нельзя в 2020 году пользоваться номенклатурой дел на 2015-й, потому что кто-то убежден в том, что все дела – те же. Если организация функционирует, то это невозможно.

Для того, чтобы отметить срок хранения дела, руководствуются статьями Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. В номенклатуре дел этот документ называют сокращенно – Перечень.

При уточнении номенклатуры дел секретарь работает с номенклатурой текущего года, одновременно готовя проект номенклатуры на будущий год. В Схеме 1 приведен последовательный алгоритм уточнения номенклатуры дел.

Мероприятие 2: актуализируем ЛНА по делопроизводству

ЛНА организации необходимо ежегодно просматривать и при необходимости уточнять. Все рабочие процессы, если только они не автоматизированы полностью, постоянно и незаметно меняются под воздействием человеческого фактора. Кроме того, процесс может измениться и в результате изменения законодательства, фактической информации или персональных данных работников, которые задействованы в нем.

Актуализировать ЛНА – то есть привести утвержденный порядок выполнения производственного или бизнес-процесса в соответствие с фактическим порядком. В процессе актуализации оценивают изменения в выполнении процесса и принимают решение: изменять ли ЛНА под фактический порядок или корректировать действия, возвращаясь к регламентированному в ЛНА порядку. Перечень действий по актуализации ЛНА приведен в Схеме 2.