Инструкция по делопроизводству: оформление и регистрация исходящих документов

Продолжаем цикл статей, посвященных разработке инструкций по делопроизводству. В этой статье рассмотрим, как внести в инструкцию правила оформления и регистрации исходящей корреспонденции.

Что фиксировать в разделе?

При составлении этого раздела важно не повторить уже описанное в других разделах инструкции по делопроизводству. Речь, например, о правилах оформления реквизитов и форме бланка письма, что должно быть установлено в разделе «Общие требования к оформлению документов»[1]. Кроме того, письмам уже уделено внимание в разделе «Организация работы с документами»[2] и разделе «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов»[3].

Раздел «Оформление и учет исходящих документов» в инструкции по делопроизводству будет небольшим. В нем нужно установить:

• правила направления документов с сопроводительным письмом;
• порядок учета исходящей корреспонденции.

При составлении этого раздела рекомендуем руководствоваться положениями Примерной инструкции по делопроизводству[4].

О сопроводительном письме

Организация должна отправлять документы, которые не имеют адресной части (то есть практически все документы, кроме писем), только с сопроводительными письмами. Это золотое правило нужно установить в инструкции по делопроизводству.

Цель сопроводительного письма – возможность отследить судьбу направляемого вместе с ним пакета документов. Канцелярия адресата не будет регистрировать полученные договор, накладную или проект для согласования, если они поступят без сопроводительных писем. В таких случаях их передадут исполнителям без регистрации. Отправитель не сможет ни подтвердить получение документов, ни установить день, после которого можно требовать ответ.

Если документы направить адресату с сопроводительным письмом, то канцелярия примет письмо с приложенным пакетом документов и зарегистрирует его. Затем письмо пройдет положенный ему маршрут: рассмотрение и направление исполнителю. У письма будет регистрационный номер, так как оно внесено в учетную форму, и от даты приема можно будет отсчитать дату исполнения.

Сопроводительное письмо – это вид делового письма, в правилах оформления которого нет практически никаких особенностей. Однако в тексте такого письма (помимо информации о направлении документов) должны содержаться указания для получателя, которые пояснят, что нужно сделать с прилагаемым пакетом документов: подписать и выслать один экземпляр, согласовать, провести выверку и т.д.

Таким образом, в этом разделе инструкции по делопроизводству должна быть установлена обязанность исполнителя направлять любые документы из организации с сопроводительным письмом.

Подраздел «Сопроводительное письмо» раздела «Оформление и регистрация исходящих документов» инструкции по делопроизводству приведен в Примере 1.