Декабрь – месяц, в котором традиционно подводят итоги. Но только не в канцелярии. Здесь итоги по работе с документами подводить пока рано – это случится в январе. Но и в декабре делопроизводителям есть чем заняться. Правда, речь пока идет не о закрытии года уходящего, а, скорее, о подготовке к новому рабочему году.
1. Согласование и утверждение номенклатуры дел
Это может быть уточнение или же разработка номенклатуры дел с нуля. Главное, чтобы в новый рабочий год организация вошла с актуальной номенклатурой.
Важно
Номенклатура дел не является переходящим документом. Даже если секретарь готов поклясться, что в номенклатуре-2023 ничего не изменится, – дела останутся на своих местах, сроки хранения не поменяются, пользоваться номенклатрурой-2022 в 2023 году все равно нельзя. Необходимо утвердить ее еще раз, а в январе-феврале провести процесс закрытия номенклатуры 2022 года.Конечно, уточнение действующей номенклатуры дел – отдельный, относительно длительный процесс и приступать к нему в декабре поздновато. Тем более поздно разрабатывать номенклатуру дел с нуля. Но если у организации до сих пор не было этого документа, то начать ее составление никогда не поздно. Месяц на календаре для введения в действие первой номенклатуры дел не имеет значения.
Так или иначе, но в норме к декабрю у секретаря уже должен быть готов проект сводной номенклатуры дел на следующий год. Его еще предстоит согласовать.
Правила 2015[1] требуют согласования номенклатуры дел только с экспертной комиссией (далее – ЭК) (а также с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, если организация является источником комплектования государственного (муниципального) архива). Но прежде чем предъявить проект номенклатуры ЭК, рекомендуем собрать также промежуточные визы – пусть каждый начальник структурного подразделения согласует свой раздел.
Во-первых, этого могут потребовать члены ЭК, а во-вторых, в таком согласовании заинтересован и сам секретарь. Это страховка от возможных обвинений вроде «вы приписали нам это дело, а у нас никогда такого документа не было». Если начальник согласовал номенклатуру дел своего отдела, то это автоматически означает, что состав дел ему знаком.
Правила 2015 не содержат ни требования, ни формы промежуточного согласования. Секретарь может оформить согласование в свободной форме. Например, разослать разделы номенклатуры дел начальникам в системе электронного документооборота (далее – СЭД) с задачей согласовать. Результаты сводятся в единый лист согласования (Пример 1), который направляется ЭК вместе с проектом номенклатуры дел. А вот распечатывать лист согласования и хранить его вместе с номенклатурой совсем не обязательно. Достаточно будет визы ЭК.
Важно
Следите, чтобы начальники отделов согласовывали только свой раздел номенклатуры, а не «соседа» или вообще весь проект.
Когда промежуточное согласование будет окончено, можно проводить электронное заседание ЭК с повесткой дня «О согласовании проекта номенклатуры дел Компании на 2023 год». Фактически электронное заседание представляет собой все ту же рассылку в СЭД членам ЭК проекта номенклатуры дел. Когда все согласуют, разработчик номенклатуры дел, он же, как правило, и секретарь ЭК, подготовит протокол заседания ЭК с решением о согласовании (Пример 2).
Проведение заседания ЭК в очной форме, конечно, тоже возможно, но малоэффективно – по крайней мере, по поводу одного лишь согласования номенклатуры дел. Во-первых, в ЭК входят довольно высокие должностные лица, и собрать их всех в одном месте и в одно время непросто. Во-вторых, главному бухгалтеру, который будет просматривать свои разделы номенклатуры, совсем не нужен сидящий рядом технический директор, а техническому директору – директор по персоналу. Наконец, в-третьих, часто члены ЭК вычитывают проект номенклатуры дел не лично, а перепоручают это своим заместителям, которых на очное заседание не приглашают. Поэтому любому члену ЭК вычитывать номенклатуру, присланную в СЭД, проще: в собственном кабинете, в удобное время, с возможностью тут же делегировать эту задачу.
Согласованная номенклатура дел утверждается генеральным директором. Приказ не нужен, достаточно личного утверждения. Номенклатура дел автоматически будет введена в действие с 1 января нового года.
[1] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).
Для физических лиц
Для юридических лиц
Подписка по каталогам