Как организовать работу экспертной комиссии в конце года?

Вы узнаете, что такое экспертная комиссия (ЭК) и на основании каких документов она работает, что предусмотреть в приказе о создании ЭК и как согласовать проект номенклатуры дел с ЭК. Также вы получите примеры оформления приказа об ЭК и протокола ее заседания.

1. Что такое экспертная комиссия?

Экспертная комиссия (далее – ЭК) – это совещательный орган при руководстве организации, наделенный правом определять ценность создаваемых в ее деятельности документов, рассматривать и принимать решение о согласовании проектов описей дел, актов об уничтожении и утрате документов, локальных нормативных актов (далее – ЛНА) соответствующей тематики.

К окончанию года у ЭК появляется серьезная задача – участие в разработке номенклатуры дел организации на следующий календарный год.

2. На основании каких документов работает ЭК?

Комиссия создается приказом и руководствуется положением, утверждаемым руководителем организации.

Разработкой положения об ЭК традиционно занимается служба делопроизводства. В качестве ориентира принято использовать Примерное положение об экспертной комиссии[1].

Как правило, локальное положение изменяется редко, только в случае кардинальных перемен в работе организации. А вот приказ, определяющий персональный состав ЭК, приходится актуализировать чаще из-за организационно-штатных изменений.

3. Что предусматривают в приказе о создании ЭК?

Приказ о создании комиссии лучше составлять так, чтобы в дальнейшем в него было удобно вносить изменения. Рекомендуем с этой же целью не утверждать положение о комиссии и состав комиссии одним приказом. В конце года приказ часто приходится актуализировать – вносить изменения в действующий или готовить его новую редакцию. Если комиссия ранее не была создана, ее следует создать.

Как правило, в состав ЭК включают руководителей структурных подразделений, но их могут заменить и специалисты. Согласно Примерному положению об экспертной комиссии в ЭК должны быть включены представители основных подразделений организации. Возглавляет комиссию, как правило, заместитель руководителя организации, курирующий работу с документами. В случае прямого подчинения службы делопроизводства руководителю председателем может быть назначен начальник службы.

---

[1] Здесь и далее – Примерное положение об экспертной комиссии организации (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 43).