Система корпоративного электронного документооборота: основные ЛНА, регламентирующие работу в ней

Секретарь Лариса, не первый год трудящаяся в компании «Черное золото», всегда знала, что работа в системе корпоративного электронного документооборота – это довольно сложный бизнес-процесс. Чтобы его описать, нужно создать пакет руководящих документов. Эти документы будут содержать порядок действий, сроки и формы взаимодействия подразделений и работников определенных должностей при выполнении описываемого бизнес-процесса, входные и выходные формы документов, информацию об ответственности за выполнение.

Мы подготовили материал, в котором рассказываем о системе корпоративного электронного документооборота, а также приводим примеры локальных нормативных актов, обеспечивающих работу в этой системе.

На сегодняшний день автоматизация электронного документооборота идет семимильными шагами, и, как следствие, появляются новые вопросы об интеграции централизованных информационных систем и/или различных систем электронного документооборота (далее – СЭД).

Варианты систем, которые можно интегрировать в СЭД, довольно обширны. Рассматривая задачу обмена данными межведомственных СЭД, важно понимать, какими сведениями они могут/должны обмениваться с точки зрения пользователя, на какие локальные нормативные акты (далее – ЛНА) опираться в работе с системой корпоративного электронного документооборота (далее – СКЭД).

СКЭД компании предназначена для обеспечения обмена электронными документами между головной компанией, филиалами и структурными подразделениями разного уровня. Каждая СЭД, являющаяся участником СКЭД, должна обработать поступившие документы и сформировать исходящие документы в требуемой форме и формате.

Основные задачи СКЭД:

• полный отказ от бумажного обмена документами между головной компанией, филиалами и структурными подразделениями разного уровня;
• качественное управление документами;
• повышение эффективности информационно-документационного обеспечения, работы службы документационного обеспечения управления;
• снижение трудоемкости процесса создания документов;
• полная унификация документов;
• безопасное размещение документов;
• оперативный обмен данными;
• экономия денежных средств;
• сокращение количества случайных ошибок (так называемый человеческий фактор) и пр.

Главная задача СКЭД – объединить как можно больше разнородных документов в единую корпоративную базу электронных документов организации.

Так какие же ЛНА должны быть разработаны на предприятии для работы в СКЭД? Это:

• регламент подготовки документов с использованием СКЭД;
• методические рекомендации по организации обмена электронными документами с использованием СКЭД.

Регламент подготовки документов с использованием СКЭД 

В организации с налаженным документооборотом уже должны быть введены в работу инструкции или положения по документационному обеспечению управления. Например, инструкция по документационному обеспечению управления может иметь такую структуру (Схема 1).

Работа в СКЭД может быть зафиксирована в отдельном пункте этого документа.

Чтобы не загромождать инструкцию по документационному обеспечению управления, стоит издать отдельный ЛНА, который определит основные принципы и правила работы с документами именно в электронном виде на этапах их разработки, согласования, подписания и регистрации.

Как вариант, возможно внедрить регламент подготовки документов с использованием СКЭД.