Ваши вопросы

Как в номенклатуре дел заполнить графы «Количество томов (частей)» и «Примечания»? В какие годовые разделы помещать личные дела, если дата приказа об увольнении приходится на конец декабря, а само увольнение – на начало января? И другие вопросы наших читателей, на которые мы отвечали.

Как в номенклатуре дел заполнить графы «Количество томов (частей)» и «Примечания»?

Вопрос

В деле 09-01 «Инструкция по охране труда», состоящем из трех томов, имеются пять инструкций. Три из них отменены в 2023 году, а две действующие переходят на следующий год.

Как в этом случае правильно заполнить графы «Количество томов (частей)» и «Примечания» номенклатуры дел? Верно ли будет указать в графе 3 цифру 3, а в графе 5 – «Переходящее дело»? Или необходимо добавить в резерв?

Ответ

В соответствии с п. 13 Правил 2023[1] по окончании делопроизводственного года составляется итоговая запись номенклатуры дел о количестве заведенных дел (томов дел) постоянного и временного сроков хранения на бумажном носителе и о количестве заведенных электронных дел постоянного и временного сроков хранения. Количество заведенных дел мы определяем, суммируя числовые показатели, указанные в графе 3 номенклатуры дел.

Необходимо помнить о п. 51 Правил 2023:  «Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине корешка не более 4 сантиметров».

Исходя из вопроса инструкции по охране труда могут быть сформированы в два дела, но при условии, что листаж каждого из них не превысит 250 листов:

• первое дело – инструкции 2023 года, которые перестали действовать;
• второе дело – инструкции 2023 года, которые будут действовать и в 2024 году.

Таким образом, в графе 3 можно поставить цифру 2 (Пример 1).

Возможен и второй вариант, в результате чего будут сформированы пять дел:

• 3 дела – то есть три инструкции 2023 года, которые перестали действовать; из каждой будет сформировано самостоятельное дело;
• 2 дела – то есть две инструкции 2023 года, которые будут действовать и в 2024 году.

В этом случае в номенклатуре дел будет указано следующее (Пример 2).

Занимать резервные номера дел в нашем случае неверно. В конце каждого раздела номенклатуры дел предусматривается несколько резервных (свободных) индексов дел для включения в течение года в рабочий экземпляр номенклатуры заголовков дел, не предусмотренных при ее разработке и утверждении. Включение в разделы номенклатуры в течение года новых заголовков дел не требует ее повторного согласования и утверждения.

В нашем случае в действующей номенклатуре было предусмотрено дело с необходимым заголовком, поэтому вносить его повторно, занимая резерв, не требуется.