Пять ошибок в обращении с приказами: как их избежать

Палитра ошибок, которые чаще всего допускают секретари и сотрудники других подразделений при работе с приказами организации, разнообразна. Но мы рассмотрим те, которые действительно могут повлечь за собой последствия. Не обязательно это будет штраф. Беспорядок в документах, часы, затраченные на поиск какого-то приказа за прошлый год, репутация конторы, которая не умеет оформлять свои документы, – тоже немалое наказание для уважающей себя организации.

Впрочем, и штрафы не исключены. Например, если перепутать категории и уничтожить приказы по личному составу раньше, чем истечет 50-летний срок их хранения, то это прямое основание для наложения на компанию штрафа по ст. 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ).

В статье мы будем оперировать понятиями «распорядительные документы» и – для краткости – «приказы». Договоримся с читателями, что если не оговорено другое, то под приказами понимаем то же, что и под распорядительными документами – то есть и приказы, и распоряжения.

А также поговорим о возможных последствиях каждой ошибки. Одно из них – штрафы по ст. 13.20 и 13.25 КоАП РФ.

Статья 13.20 КоАП РФ «Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов» (за исключением случаев, указанных в ст. 13.25 КоАП РФ) предусматривает штраф за то, что документы в организации присутствуют, но система их архивного хранения не выстроена. Нет номенклатуры дел и архивных описей, документы не систематизированы и не подшиваются и т.д. Сумма штрафа – от 3 до 5 тыс. руб. – для должностных лиц, от 5 до 10 тыс. руб. – для организации. Очевидно, что суммы ничтожны (и это они еще были увеличены в 10 раз в 2020 году!). Поэтому не так страшен штраф, как предписание быстро устранить обнаруженные нарушения. А вот на это уже придется серьезно потратиться.

Статья 13.25 КоАП РФ «Нарушение требований законодательства о хранении документов и информации, содержащейся в информационных системах» применяется, если компания не сохранила свои документы: они были утрачены, несвоевременно уничтожены, погибли из-за ненадлежащего хранения и в ненадлежащих условиях и т.д. Штраф по этой статье составляет от 2,5 до 5 тыс. руб. – для должностных лиц, от 200 до 300 тыс. руб. – для организации.

Ошибка 1. Не соблюдать правила составления текста приказа

В чем заключается ошибка 

Приказы оформляются не так, как предписано делопроизводственными правилами. Для приказов не используется бланк организации или они распечатываются на бланке для писем.

Возможные последствия 

Незначительные ошибки в оформлении не критичны, разве что демонстрируют непрофессионализм автора-исполнителя. Очень обидно, если это секретарь – порой единственный человек в компании, который управляет документированной информацией.

Критичными ошибками можно назвать отсутствие идентификатора документа (бланка, наименования вида документа), неверно оформленную задачу, отсутствие подписи или подписание электронного документа электронной подписью с просроченным сертификатом. Здесь уже страдает юридическая сила документа, и само его существование сводится к нулю.

Как нужно делать 

Правила оформления распорядительных документов лучше всего изложены в Примерной инструкции по делопроизводству[1], а правила оформления реквизитов – в ГОСТ Р 7.0.97-2016[2].

Для приказов ГОСТ Р 7.0.97-2016 предписывает утвердить в организации специальный бланк и даже приводит его образец. На этом бланке может быть эмблема (логотип) организации, но не должно быть справочных данных – адреса, телефонов, ОГРН, ИНН и пр. Приказ – внутренний документ, и надо полагать, что сотрудники организации в курсе адреса и номеров телефонов своей работы.

Текст приказа обязательно начинается с преамбулы – основания издания документа. Не нужно относиться к преамбуле формально. Наоборот, работа над ее формулировкой помогает автору текста структурировать информацию и зафиксировать то, что стало причиной для работы над приказом.

Читайте дополнительно:

• Локальный нормативный акт: порядок создания и правила оформления
• Ответственность кадровика, или Ошибки, за которые можно получить штраф