Девять принципов создания локального нормативного акта, описывающего бизнес-процессы организации

Ни одна организация независимо от формы собственности и вида хозяйственной деятельности не может существовать без внутренней документации. У кого-то ее больше, у кого-то меньше. Но совсем без документирования никак.

Наряду с обязательными и широко используемыми документами, такими как приказы, распоряжения, договоры и пр., существует значительный массив локальных нормативных актов, назначение которых состоит в описании бизнес-процессов. О них сегодня и поговорим.

Термины и определения

Чтобы понимать, о чем пойдет речь, предлагаю вам несколько определений, на которые мы будем опираться в дальнейшем.

Процесс – согласно ГОСТ Р ИСО 9000-2015[1] это совокупность взаимосвязанных и/или взаимодействующих видов деятельности, использующих входы для получения намеченного результата, а именно выхода, продукции или услуги. Выход (результат, завершение) одного процесса может быть входом (началом, стартом) для другого.

Бизнес-процесс – это совокупность взаимосвязанных мероприятий и работ, направленных на создание определенного продукта или услуги. Поскольку в конечном счете все процессы организации направлены на создание ценности (продуктов и/или услуг) для потребителей, то их принято именовать бизнес-процессами. Кроме того, это позволяет отделить их от таких понятий, как, например, «технологический процесс», «химический процесс» или даже «судебный процесс», также встречающихся в производственном обиходе.

Документирование бизнес-процессов – это неотъемлемый элемент процессного подхода к управлению организацией, который, в свою очередь, имеет тесную связь с системой менеджмента качества (далее – СМК). Организация работы по документированию бизнес-процессов с помощью локальных нормативных актов (далее – ЛНА) преследует семь основных целей:

1) создать единую информационную среду, содержащую сведения о функционирующих в организации процессах;

2) обеспечить оперативный и объективный анализ процессов;

3) выполнить требования законодательства Российской Федерации к документированию деятельности организаций в различных областях;

4) создать документальную основу для управления рисками, то есть защитить интересы организации;

5) повысить качество и эффективность информационных потоков и обеспечить выполнение требований информационной безопасности путем создания документов;

6) максимально эффективно организовать вертикальное и горизонтальное взаимодействия между процессами, структурными подразделениями и отдельными работниками и регулировать их;

7) ввести единый подход к документированию внутри организации.

Процессный менеджмент – это описание, управление и постоянное совершенствование бизнес-процессов организации для повышения эффективности ее функционирования, а следовательно, и качества производимых продукции и/или услуг, удовлетворенности клиентов и реализации иных задач, стоящих перед организацией на всех направлениях ее деятельности. Процессный менеджмент – это основной принцип процессного подхода к организации и управлению производством.

Процессный подход – метод управления организацией, включающий систематическое определение, менеджмент процессов и их взаимодействие таким образом, чтобы достигать намеченных результатов в соответствии с политикой в области качества и стратегическим направлением организации. То есть, говоря простым языком, – это планирование и контроль процессов организации и их взаимодействие. Процессный подход включает цикл PDCA (Планируй – Делай – Проверяй – Действуй) и риск-ориентированное мышление.

Цикл PDCA (или цикл Деминга-Шухарта) (рис.) – последовательность действий, направленная на реализацию философии кайдзен (постоянного улучшения чего бы то ни было, в нашем случае – бизнес-процессов организации). Цикл PDCA состоит из следующих фаз (по первым буквам английских названий):

• «планирование» (Plan) – установление последовательности действий (мероприятий), планирование работ для достижения цели, определение, получение и распределение ресурсов;
• «действие» (Do) – выполнение запланированных на предыдущем этапе мероприятий и действий;
• «проверка» (Check) – контроль результатов процесса, выявление и анализ отклонений, установление их причин;
• «воздействие, управление, корректировка» (Act) – разработка мер по устранению выявленных на предыдущей фазе цикла несоответствий и отклонений от запланированного результата процесса, воздействие на процесс с целью его оптимизации и улучшения.

Постоянное использование цикла PDCA направлено на то, чтобы обеспечить процессы необходимыми ресурсами, эффективно управлять ими, а также изыскивать и реализовывать возможности для постоянного улучшения.