10 любимых ошибок в управлении документами

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации. Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами.

УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ

 РЕГИСТРИРОВАТЬ ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ В ОДНОЙ УЧЕТНОЙ ФОРМЕ

Логика, которой руководствуются секретари, помещая в одну регистрационную форму и входящие, и исходящие документы, понятна: все документы учитываются по видам, значит, все письма будут регистрироваться в одном журнале. Однако такой подход ошибочен.

■ Исправляем. Во-первых, при регистрации входящих документов секретарю нужно учитывать одни сведения и реквизиты, а при регистрации исходящих документов – совсем другие (Таблица 1).

Трудно сказать, как удается секретарям, совершающим эту ошибку, помещать два совершенно разных набора сведений о документах в одну и ту же регистрационную форму.

Во-вторых, документы даже одного вида, например поступающая корреспонденция или исходящая корреспонденция, со временем могут быть разведены по разным журналам регистрации (особенно если организация не практикует электронный документооборот). Тогда у секретаря могут появиться отдельно «Журнал регистрации обращений граждан», «Журнал регистрации отправляемых коммерческих предложений», «Журнал регистрации заявок от контрагентов» и т.д. Все это – корреспонденция, но если есть необходимость учитывать документы по отдельности, то нужно это делать. А в первую очередь – создать отдельные регистрационные формы для входящих и исходящих документов.

 РЕГИСТРИРОВАТЬ В КАЧЕСТВЕ ВХОДЯЩИХ НЕ ТОЛЬКО ПИСЬМА, НО И ДОГОВОРЫ, СЧЕТА-ФАКТУРЫ И ПРОЧИЕ ДОКУМЕНТЫ

Совершать такую ошибку могут не только секретари, но и, например, бухгалтеры, юристы, кадровики, если они регистрируют документы в своих подразделениях. Или же под их «давлением» секретарь вносит в журнал учета входящей корреспонденции поступившие без сопроводительных писем первичные документы, оферты договоров, судебные решения и постановления, исполнительные листы и другие документы. Точно так же в регистрационную форму для исходящих документов записывается все то, что коллеги отсылают без сопроводительного письма.

■ Исправляем. Все перечисленные категории документов, конечно, очень важны для структурных подразделений организации, но они не являются корреспонденцией. Следовательно, в журналах регистрации входящих и исходящих им не место.

Как работать с входящими нерегистрируемыми документами. Поступающие без сопроводительных писем документы секретарь передает заинтересованным в них подразделениям без регистрации. Некоторые возразят: если коллега потеряет этот документ, то обвинят секретаря. В таком случае передавать документы следует под расписку. В специально заведенной тетради чертится простая таблица, где перечисляется содержимое переданного в подразделение пакета, после чего работник подразделения расписывается в его получении (Таблица 2). После этого обвинить секретаря в потере документов будет трудно.

Если работники подразделения настаивают на, как они иногда выражаются, «официальной» регистрации этих документов, то нужно попросить их донести до коллег из других организаций, что по правилам делопроизводства направлять документы следует с сопроводительным письмом. Тогда и у отправителя, и у получателя не будет возникать никаких вопросов относительно «официальной» регистрации отправки и получения корреспонденции. Поступившее вместе с пакетом документов сопроводительное письмо займет свое законное место в журнале регистрации входящее корреспонденции.

Как работать с исходящими нерегистрируемыми документами. Если коллеги настаивают на регистрации отправляемых ими документов (не являющихся корреспонденцией), то и им тоже следует напомнить о необходимости подготовить сопроводительное письмо.

Если работники будут сопротивляться и скандалить, это правило придется зафиксировать в локальном нормативном акте по делопроизводству (обычно это инструкция) или в простом приказе по основной деятельности. Тогда оно превратится в корпоративный закон и станет обязательным для всех.

Приведем пример текстовой части приказа по основной деятельности, устанавливающего обязанность составлять сопроводительное письмо (Пример 1).

¹Далее - ГОСТ Р 6.30-2003.

 РЕГИСТРИРОВАТЬ ОДНОТИПНЫЕ ДОКУМЕНТЫ В ОБЩЕМ ПОТОКЕ ДОКУМЕНТОВ

С ростом организации и ее документооборота в любом из потоков документов может появиться большое количество однотипных документов. Например, если организация оказывает услуги физическим лицам, это будут поступающие заявления от них.

На первых порах секретарь прилежно будет регистрировать их как входящие документы, но со временем они начнут попросту мешать работать с остальными документами: прочие входящие начнут теряться среди них. Такое может произойти не только в потоке поступающих документов, но и с исходящими, и с внутренними документами.

Нельзя назвать «критическое число» однотипных документов относительно общего их количества. Оно определяется интуитивно. Во всяком случае, если они уже мешают работать с журналом регистрации, пора принимать меры.

■ Исправляем. Нужно выделить однотипные документы из общего потока и вести их учет отдельно.

Например, для заявлений от физических лиц создается отдельная регистрационная форма. Она может быть аналогичной журналу регистрации входящих документов, может быть другой. Главное, что все заявления с определенного дня будут учитываться только в ней.

Чтобы не путать общие входящие письма с поступившими заявлениями, номера документов этого отдельного потока получают буквенный или числовой индекс. Например, -ФЗ или /Заяв., или, если в организации существует номенклатура дел, индекс дела по номенклатуре. Тогда входящий номер поступившего заявления от физического лица будет выглядеть так:

1478/01-23, где 1478 – порядковый номер документа по журналу регистрации, а 01-23 – индекс дела по номенклатуре.

СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

 В ОРГАНИЗАЦИИ НЕТ УТВЕРЖДЕННОЙ ФОРМЫ ФИРМЕННОГО БЛАНКА

Если в организации нет утвержденного бланка для создания документов, скорее всего, она обзаведется огромным количеством бланков неутвержденных, зато составленных с большой фантазией. Практически у каждого работника, ведущего внешнюю переписку или составляющего внутренние документы, в компьютере будет содержаться бланк собственного изготовления. При сравнении нескольких образцов может выясниться, что работники не только не придерживаются хоть какого-нибудь единства в своем творчестве, но и весьма вольно указывают регистрационные коды организации, ее адрес и телефон, а иногда и название.

■ Исправляем. Чтобы избежать этого, секретарь, позвав на помощь специалиста по рекламе и работника IT-отдела, создает несколько корпоративных бланков для документов и утверждает их. Универсальный набор фирменных бланков приведен в ГОСТ Р 6.30-2003 (раздел 4). Это:

• бланк письма;

• бланк конкретного вида документа (приказа, служебной записки и др.);

• общий бланк (для всех остальных документов).

Возможно, со временем этот список пополнится бланком должностного лица, структурного подразделения, локального нормативного акта и др. Но на первом этапе достаточно только этих трех. Работник отдела рекламы поможет оформить бланки в корпоративном стиле, а IT-специалист подберет для них оптимальный формат и поместит в локальную сеть.

В отсутствие инструкции по делопроизводству формы бланков утверждаются приказом по основной деятельности (Пример 2).

 НЕ ОСТАВЛЯТЬ В ОРГАНИЗАЦИИ ВИЗОВОГО ЭКЗЕМПЛЯРА ИСХОДЯЩЕГО ПИСЬМА

Если организация отправляет кому-то письмо, то в ней должна остаться не бумажная копия этого письма и не скан-копия, а равноценный его экземпляр. Этот экземпляр в делопроизводстве принято называть визовым.

■ Исправляем. Если письмо отправляется по электронной почте или по факсу, то готовить его следует в одном экземпляре: ведь после отправки он в любом случае останется в организации.

Если планируется доставлять письмо по почте или силами курьера, то количество экземпляров письма будет равно количеству получателей, и дополнительно должен быть подготовлен визовый экземпляр: он останется в организации и будет помещен в дело.

ВИЗОВЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР ПИСЬМА: ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ

■ Распечатывать его следует не на фирменном бланке, а на простом листе бумаги.

■ Именно на нем проставляются визы, если письмо должно пройти процедуру согласования (что и дало ему название).

■ Все экземпляры письма представляются на подпись руководителю, который подписывает визовый экземпляр точно так же, как и тот, который будет отправлен.

■ Все экземпляры одного исходящего письма регистрируются под одним номером.

■ Поскольку визовый экземпляр письма оформляется не на бланке, то исходящий номер и дату регистрации на нем пишут от руки или проставляют в специальном штампе, который располагается примерно в той же части листа, где находятся поля для регистрационной информации.

Таким образом, подшивать в дело копию отправленного письма или вовсе не оставлять в организации никаких его следов – это большая ошибка. Должна остаться не копия, а экземпляр, имеющий точно такую же юридическую силу, как и тот, который был выслан адресату.

 ПОДШИВАТЬ ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ПИСЬМА ПО ОТДЕЛЬНОСТИ

Подшивать входящие и исходящие письма в разные папки и в последующем хранить их так – это, конечно, самый простой способ хранения корреспонденции. И даже, на первый взгляд, самый удобный: письма расположены в таких делах в строгом порядке, по возрастанию или убыванию нумерации. Только работать с документами при такой форме хранения очень тяжело: если секретарь получит задание собрать историю переписки с контрагентом по какому-либо вопросу, ему придется перелистать тем больше папок, чем обширнее переписка.

■ Исправляем. При хранении переписки следует руководствоваться правилом «запрос – ответ». Это означает, что за письмом-запросом следует подшить ответ на него. Затем – реакцию на этот ответ, если она будет, и так далее. При этом не имеет значения, входящие это письма или исходящие, а также когда они были написаны или получены.

Приведем в качестве примера опись дела, в которой содержится переписка по вопросам заключения договоров и в которой корреспонденция скомпонована по принципу «запрос-ответ». Пример описи наглядно отображает удобство такого расположения документов (Пример 3).

Очевидно, что держать в голове, на какой запрос пришел вот этот ответ, невозможно. Но для того и существует номенклатура дел, чтобы по теме письма или по его отправителю/адресату определить, в какое дело его следует подшить.

Если необходимо будет найти переписку по определенному вопросу с каким-то контрагентом, достаточно будет взять в руки только одну папку с нужным делом, и вся история переписки немедленно окажется перед глазами.

ДОКУМЕНТООБОРОТ

 ХРАНИТЬ ОРИГИНАЛЫ ИСПОЛНЯЕМЫХ И ИСПОЛНЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ У РАБОТНИКОВ, ПОЛУЧИВШИХ ЗАДАНИЕ

Иногда кажется, что работники организации участвуют в заговоре: только и делают, что стремятся потерять доверенные им секретарем бумаги. Конечно, это шутка. Но исполнитель действительно может забыть где-то оригинальный и единственный экземпляр документа. А еще может скоропалительно уволиться, уехать в длительную командировку, заболеть… Практика показывает, что если документ не был найден «по горячим следам» в первые минуты после обнаружения пропажи, то вероятность найти его стремится к нулю: в офисе слишком много бумаг.

■ Исправляем. Документы нужно собирать в дела согласно их видам и тематике. Если работник получает задание по документу, оригинал ему не нужен. Вполне достаточно копии, а еще лучше – скан-копии, которую секретарь перешлет коллеге, получившему задание от руководителя. Бумажный экземпляр после этого будет подшит в дело.

Оговоримся: если организация практикует децентрализованный способ ведения делопроизводства, то исполнитель может и должен забрать оригинал документа в свой отдел. Но при этом нужна уверенность, что там документу будет уделено должное внимание, что он будет учтен и после исполнения помещен в дело согласно номенклатуре. Если же мы точно знаем, что после исполнения документ в лучшем случае окажется в ящике стола, то доверять его исполнителю – дело очень рискованное.

ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

 В ОРГАНИЗАЦИИ ОДНА НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ, ДЕЙСТВУЮЩАЯ В ТЕЧЕНИЕ НЕСКОЛЬКИХ ЛЕТ

Номенклатура дел составляется ежегодно и действует с 1 января по 31 декабря. Исключение – организации и учреждения, работающие сезонно.

■ Исправляем. Номенклатура дел должна отражать актуальный состав дел: если какое-то дело было закрыто еще в 2014 году, то в номенклатуре 2017 года ему не место.

Кроме того, номенклатура дел – это еще и учетный документ. По завершении каждого делопроизводственного года оформляется итоговая запись к ней, отражающая количество дел разных категорий, завершенных и не завершенных именно в прошедшем году, и только в нем.

Таким образом, ежегодно в последнем квартале года действующую номенклатуру дел нужно внимательно просмотреть, внести в нее дела, заведенные в уходящем году, а те дела, которые были закрыты, отметить, чтобы они не попали в будущий год. Проект номенклатуры дел на следующий год должен быть согласован со структурными подразделениями и утвержден генеральным директором. Вступает в действие новая номенклатура дел с 1 января.

 ПОМЕЩАТЬ В ОДНО ДЕЛО ДОКУМЕНТЫ С РАЗНЫМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ

Важно разделять документы с разными сроками хранения, и цель такого разделения очень проста. Как известно, уничтожение документов – неотъемлемая и самая любимая для многих собственников бизнеса часть процесса их хранения. И не многие руководители будут рады тому, что в архиве или у секретаря лежат документы, которые давно должны быть уничтожены.

Дело, которое содержит документы с разными сроками хранения, придется пролистывать вручную, удаляя те бумаги, которые подлежат уничтожению. Таким образом, помещая в одно дело документы со сроками хранения 5 и 50 лет, секретарь усложняет жизнь в первую очередь себе.

■ Исправляем. Документы с разными сроками хранения могут быть помещены в одно дело только в том случае, если это дело составное и все эти документы имеют отношение к одному вопросу. Например, дело контрагента: в нем содержится переписка о сотрудничестве, договор, сопроводительные документы к договору, документы об оказании услуг, акты и т.д.

Во всех остальных случаях нельзя помещать в одно дело документы, имеющие разные сроки хранения, даже если это документы одного вида. Например, обычные письма по профильной деятельности хранятся 5 лет, а переписка по вопросам получения электронной подписи – 15 лет (статьи 35, 233 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее – Перечень). Даже если писем по поводу получения сертификата ЭЦП всего два, их нужно выделить в отдельное дело.

То же и с приказами по личному составу: большинство из них хранится 50 лет (75, если созданы до 2003 года), но есть и такие, которые хранятся всего 5 лет (по административно-хозяйственным вопросам) (пункт «в» ст. 19 Перечня, Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”»). Они тоже помещаются в отдельные дела.

 ПОМЕЩАТЬ В ОДНО ДЕЛО ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Этим часто грешат небольшие организации, в которых секретарь совмещает обязанности делопроизводителя и кадровика. Пока документов немного, секретарь, фиксируя приказом какую-то операцию по управлению персоналом, регистрирует его в общем журнале для приказов и помещает в общую папку, которая так и называется: «Приказы».

■ Исправляем. Приказы по личному составу и по основной деятельности хранятся отдельно. По той простой причине, что они имеют разные сроки хранения: если приказы по личному составу хранятся 50 или 5 лет, то срок хранения приказов по основной деятельности – постоянно (пункт «а» ст. 19 Перечня). Кроме того, при ликвидации организации документы по личному составу должны быть переданы на хранение в государственный или муниципальный архив. Приказы по основной деятельности госархив заинтересуют едва ли.

РЕЗЮМЕ

1. Входящие и исходящие документы должны регистрироваться в разных учетных формах.

2. В журналах регистрации входящей и исходящей корреспонденции регистрируется только корреспонденция, то есть письма. Все остальные документы нужно направлять адресату с сопроводительным письмом.

3. Если внутри документопотока появилось большое количество однотипных документов, которые затрудняют работу со всем потоком, то их следует учитывать отдельно, добавляя к номерам индексы.

4. Бланки для создания документов всех видов нужно разработать и утвердить на уровне руководства организации.

5. Исходящее письмо должно остаться в организации в виде полноценного оригинального экземпляра, а не копии или скан-копии. Если документ отправляется по почте или курьером, создается визовый экземпляр письма, который подшивается в дело.

6. Переписка организации помещается в дела по принципу «запрос-ответ».

7. Исполнители должны получать для работы не оригинальные экземпляры документов, а их копии, за исключением случаев, когда задание связано именно с оригиналом документа.

8. Номенклатура дел ежегодно уточняется и утверждается на следующий год.

9. Документы с разными сроками хранения помещаются в отдельные дела. Исключение – составные дела.

10. Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу учитываются и хранятся отдельно.